miroとZoomを使ったオンライン会議〜初めての事前準備で検討すること

こんにちは！
野見山です。

今回は、「miroとZoomを使ったオンライン仕事術（目次の予告）」で告知をしました、計4回のうちの第3回目の記事です！

第3回目は
「miroとZoomを使ったオンライン会議〜初めての事前準備で検討すること」です。

今回は、miroなどのITツールを使って、オンライン会議のファシリテーターの事前準備の仕方を知りたい人（今後する人）向けの記事です。

ちなみに「オンラインホワイトボードのmiroってなに？」という方向けに、
第1回目の記事を、初心者向けに書いています。
興味ある方は、記事後半のリンクをご覧頂ければと思います。

■事前準備で検討する4つのポイント

「対面とオンラインを比べた時に、
事前準備に時間がかかるのはどちらだと思いますか？」

この点について僕は、オンライン会議の準備のほうが、断然時間がかかると思います。打合せの構成や段取りを、対面以上に詰めておかないと、オンライン会議では時間がかかりやすい傾向があります。

チームで共同編集できる

これがオンラインホワイトボードのmiroを使うメリットです。
このメリットを享受するためにも、事前準備で検討しておくべことを、把握できていることが重要です。4点ポイントを挙げます。

1)ワークの内容設計
2)ワークの事前の仕込み
3)ワークの運営検討
4)参加者への事前連絡

■ワークの内容設計

1)内容と成果物の検討

チームで共同編集できる、というmiroの特徴を活かすために、ワークの内容と成果物を最初に検討します。参考までに例を挙げます。

・ブレストなどのアイデア出し
・フローチャートを使った流れの整理
・ビジネスモデルの検討
…

2)miroで利用するテンプレートを検討する

ワークの内容と成果物が決まったら、miroで利用するテンプレートの確認をしましょう。miroでは、ユーザーが使いやすいように、様々なテンプレートが、支援機能として用意されています。こちらも例をいくつか挙げます。

ブレストする時に利用できるマインドマップ。

ブレストする時に利用できる付箋。

ビジネスモデル検討で使える、ビジネスモデルキャンパス。

■ワークの事前仕込

1)テンプレートを利用したワーク領域の作成

miroのホワイトボードの領域は無限に広いため、自由度がとても高いです。
自由度が高い反面、ワークを行う際には、会議の主催者側が導線を引いてワークの設計をしないと、参加者が迷子になります。

参加者が作業できる導線を引くためにも、各自の作業領域を事前に作成して、当日の運営がスムーズにいくようにしましょう。事前に作成しておかないと、参加者への共有リンクの展開もできないです（後述あり）。

以下の例は、参加した8人がそれぞれビジネスモデルキャンバスを作成できるように事前に作成したものです。

■ワークの運営検討

1)人数設計とブレイクアウトルームの利用有無

共同編集のワークを利用する際、何人毎のグループにするか？

会議の主催者として、これは事前に検討しておいた方がいいと思います。共同の議論をするうえで、グループが活性化する適正人数（例：4～6人）を決めておいたほうが良いです。

例えば、会議参加者が8人いたとして、4人×2グループに分ける際は、
Zoomのブレイクアウトルーム機能を利用します。人数設計によって、この機能の利用有無が決まるので、事前に検討しておきましょう。

ビデオブレイクアウトルームの管理

2)ファシリテーターの依頼と引継ぎ

Zoomのブレイクアウトルーム機能を利用した際、ホストは分けられた各グループの行き来はできますが、個人的には、グループ毎にファシリテーターを立てたほうが円滑に進むと思います。

対面の場合はちょっとした引継ぎでファシリテーターをお願いできますが、オンラインの場合はそう簡単にいきません。画面操作などのITリテラシーの面もあるため、事前にリハーサルをするなど、事前準備をしっかりして当日を迎えましょう。

■参加者への事前連絡

1)miroのログイン依頼

ワーク設計に関する事前準備で力が尽きないよう、参加者への事前案内もしっかりしておきましょう。

miroを使うのが初めて！、という人もいると思うので、miroの登録方法やログイン方法を事前に案内しておきましょう。第1回の記事で、miro初心者向けの登録方法や、操作方法などを記事でまとめています。初回の引継ぎに使ってもらうことを想定した記事ですので、ご参考までに。

2)miroの共有リンクの案内

参加者側には主催者が用意した共有リンクにアクセスできる状態にして、当日会議を迎えたほうがスムーズに進みます。共有リンクに関する設定についても、第1回の記事にまとめていますのでご欄頂ければと思います。

■おわりに

「miroとZoomを使ったオンライン仕事術」の第3回目はいかがでしたでしょうか。

今後も以下の予定で、第4回まで発信していきますので、内容興味ある方はフォローして頂ければと思います(^^)

【今後の予定】※記事にリンクつき
1.オンラインホワイトボードのmiroって？初めて使う人に見てもらうnote
2.miroを使ったアイスブレイクの紹介〜オンライン会議の質を上げるには？
3.miroとZoomを使ったオンライン会議〜初めての事前準備で検討すること
4.miroとZoomを使ったオンライン会議〜初めての当日運営で押さえること

これらの記事は、「オンライン仕事術」のマガジンにまとめていきますので、そちらもよろしくお願いします！

それでは、また！