新ツールはまず小さく始めよ～Slack導入時の苦労について～

こんにちは！日本ユニストでDX推進を担当している、取締役の山口です。
今回は連載「不動産DXの軌跡」第４弾をお送りします。
前回は、私が当社に入社して最初に導入したビジネスチャットツール・Slackに関して、導入背景や選定したポイントについて説明しました。
今回は、Slackが社内に定着するまで苦労したことについてご紹介します。

新しいことは小さく始める

slackの導入を決めたは良いが、どう全社に浸透させるかが課題でした。それまでメールやプライベートのLINEで連絡を取り合っていたところ、入社して間もない私がいきなり、「社内のコミュニケーションはslackに統一します！」と言っても、受け入れられるまで時間がかかるのは目に見えてました。
そこで、私は営業マン以外のスタッフを巻き込むことにしました。まず最初に、向かいの席に座っていた総務の女性社員に声をかけ、お試し利用してもらうことにしました。彼女はLINEやMessengerでチャットツールに慣れていたこともあり、抵抗なくすんなりと受け入れてくれました。
しばらく他愛もない会話をslackで行い、少し慣れてきたら業務連絡もそこで行ってみた結果、「使いやすい！」との感想を得ました。これを足掛かりに、自信を持って全社への導入を進めることができました。

Slackを開いてもらえない状況→活発に利用してもらう状況にしようと奮闘

Slackを導入した2019年当時の社員数は10名ほど。部署も営業と総務の２つしかなく、比較的導入しやすい組織体制でした。10名ほどの意見なら柔軟な対応もしやすいので、まずは使ってもらって色々と意見を聞こうと思いました。
しかし、困ったことにSlackをなかなか立ち上げない人がいたのです。「一日一度は立ち上げてほしい」と言っても、徹底されませんでした。それもそのはず、導入しても顧客とのやり取りは以前と変わらず、LINEやMessenger。営業マンにとってはツールが１つ増えた状態で、面倒な作業が１つ増えただけだったのです。

Slackの利用がなかなか定着しない中、それまでオフィスのホワイトボードを使っていた営業マンのスケジュール管理を、私はサイボウズ（当時導入済み）に移管する作業を進めていました。これによりスケジュールと業務連絡がオンライン化され、営業マンはスマホで社内情報を確認することを余儀なくされるようになりました。

それでもなかなか伝達漏れが解消されず、Slackの利用状況を定期的に発信し、従業員の利用を促すことも意識して行いました。

当時実際に発信していたSlackの利用実績

Slackが生み出した新しい働き方

Slackの利用が定着していく中で、働き方にも大きな変化が起こりました。

１つは、細かな意思決定がオンラインで行われるようになったこと。
不動産業では仲介業者から物件情報をもらう際、紙に印刷した状態で受け取ることが多いです。有力な物件情報は他社からの買い付け（物件購入の申込）が入りやすいため、情報の入手→検討→回答までかかる時間は短ければ短い方が良いのです。

情報を得たその日のうちに仲介業者に回答できるよう、以前まではその日の訪問アポを一通りこなした後に帰社し、紙のプリントを社内で共有し対応を決めていました。
この流れだと回答できるのは、早くても半日後となっていましたが、Slack導入後は次のアポに移動する前に紙を写真に撮って共有するように。アポ中に物件へのコメントが入り、なんと1時間後には仲介業者に回答ができるようになりました！

２つ目は、コミュニケーションが気軽に取れるようになったこと。コロナ禍を経てリモートワークが常態化した今、気軽にコミュニケーションを取れることは業務効率に直結しています。
例えば、メールや電話をして聞くほどのことでもない「Ａ物件を○○さんに紹介してもいいか？」といった、以前は次の会議まで待って行っていたことも、Slackで関係者全員が参加しているチャネルで聞くことで、即座にチームメンバーに共有し、上長の回答を得られるようになりました。

おわりに

今回も最後までお読みくださり、ありがとうございました！
ちょうど昨日、クラフトバンク総研さんで当社の紹介記事を公開していただいたので、よろしければぜひお読みください☺