シングルタスクのすすめ

こんにちは。西野です。

【今回の記事はこんな方に読んでもらいたい！】
・日々の仕事の生産性を上げたい。
・早く仕事を終わらせたい。
・思考力を鍛えたい。

【この記事を読むメリット】
・仕事の生産性が上がる！
・脳が疲れにくくなり、仕事の処理スピードも上がる！
・思考力が鍛えられ今までよりも色々と考えられうようになる！

さて、私はとある人材紹介会社で求職者と企業の間に入り様々な調整を行う「転職エージェント」として勤務しておりますが、
マルチタスク（同時に2つ以上の業務を行うこと）になりやすい業務構造になっています。

シングルタスク（1つずつ業務を行うこと）のほうが生産性が高いだったり、会社内でもシングルタスクのほうが良いと言われていたのですが、全く実践できていませんでした。

また、同僚もシングルタスクを実践できている人が少ないですし、「マルチタスクになるのは仕方ないよね」っていう感じになっています。

そんな私の業務を下記にざっくりとまとめてみました。

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≪固定業務≫
・朝PC立ち上げたら重要なメール来てないかチェック
・緊急のメール処理を終えたらその日の業務設計
・当日応募や書類アップロードいただいた候補者様の紹介対応
・社内ミーティングや社内イベント（月末・四半期締め会、ナレッジ提出なの定期イベントや、自己・他己紹介メールなど不定期イベント）

≪不定期業務≫
・担当企業様様対応＆問い合わせ対応（電話orメール）
　L 新規求人の依頼や既存求人クローズの依頼
　L 早期退職や当日面接来ないなどのトラブル対応
・候補者様対応＆問い合わせ対応（電話orメール）
　L 職務経歴書添削や面接対策の対応
　L 面接キャンセル連絡や当日来なかった際の確認連絡 
・社内チャット、メールでの問い合わせや依頼の対応
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とまあこんな感じです。いいマルチタスクになりやすい要因としては、不定期業務が多いためだと捉えています。

読んでいただいているみなさんの中にも、不定期業務が多く、マルチタスクに陥りやすい仕事をされている方がいると思います。

マルチタスクになりやすいがゆえに、「マルチタスクで仕事をするのは当たり前」という状態になりやすいのですが、その考えは間違いです。

ガッツで生産性を上げられる方もいると思いますが、結論本当に効率が悪いので、ガッツは前提として、シングルタスクのメリットや仕事をする方法を学んだ方が良いです。

かく言う私ですが、シングルタスクに変えてから仕事の生産性が上がり、日々疲れにくくなったため、この感覚をみなさんに知っていただきたく筆を走らせています。

少しでも日々の業務の取り組み方を変えたい方はぜひ読んでみてください。

それでは参りましょう！

■シングルタスクのメリット
■シングルタスクのやり方
　①スマホの通知をOFFにする
　②仕事PCの音量はミーティング以外は常に0にしておく
　③TeamsやSkypeの通知もOFFにしておく（無理な人は集中したいここぞって時だけでもOK）
　④作業をしているときに別の考え事が浮かんできたら、一旦紙にメモしておいて目の前に作業に戻る
　⑤マインドフルネス、瞑想を取り入れるとさらにシングルタスクの質が上がる
■マインドフルネスで、日々を楽しく生きよう！

■シングルタスクのメリット

私がシングルタスクに取り組み始めたのは、
下記の動画をみたのがきっかけです。

とてもわかりやすいので、まず観ていただきたいです。
（1.5倍速～2倍速にするとさくっと観れます）

『人間の脳はマルチタスクができない』ということを知り、
マルチタスクよりシングルタスクの方が生産性が高いということが理解できたかと思います。

また、仕事や生活上での様々な場面でどのように対応すればよいか、
いくつか例も紹介されていてとても参考になりますよね。

この内容をそのままやっていただくでもOKですが、
こちらを踏まえて、実際に私が取り組んでいる内容を次の項目に書いたので
参考にしていただけたら幸いです。

■シングルタスクのやり方

　①スマホの通知をOFFにする
　→「言うは易く行うは難し」という言葉がありますが、スマホの通知をOFFにすると最初はそわそわして逆に集中できない人も　いると思います。なぜなら私がそうだったので。笑
知らず知らずのうちにスマホに依存してたことが分かると思うのですが、結論、気になったらみてOKです。
　
というのも、スマホを自分から徐々に遠ざけることが目的だからです。
最初から全然違和感なくできる方はもちろん問題ないのですが、通知をOFFにしてソワソワしてしまう方は、気になったらみてください。
ただ通知をONには戻さないでください。徐々にOFFに慣れてきて、苦痛ではなくなってくるので、無理せず通知OFFの状態を習慣化することが大事です。通知OFFに慣れると逆に通知ONの状態が気が散って戻れなくなるのほぼぜひこの感覚を味わってみてください。

　②仕事PCの音量はミーティング以外は常に0にしておく
　→これもスマホの通知をOFFにすると同じ理由です。
メールの音やPCの通知などの音は、集中を妨げるものでしかありません。
一度気が散ってしまうと、元の集中した状態に25分かかるそうなので、集中を妨げるものは極力排除していきましょう。

　③TeamsやSkypeの通知もOFFにしておく（無理な人は集中したいここぞって時だけでもOK）
　→①②と同じですが、TeamsやSkypeは緊急系の社内連絡が多く、　通知を常にOFFにするのが難しいという方も中にはいらっしゃると思います。
そんなときは、「顧客への提案書や提案メールを作るこの30分は誰にも邪魔されたくない」など、ここぞという時だけチャットの通知をOFFにしてみてください。
誰にも邪魔されない空間を作ることを意識的に作るのって本当に大事ですし、集中を感じられたときの作業のはかどり具合を感じられたら、本当に快感を味わえます。

　少し余談となりますが、日本のオフィスは11分に1回人に話かけられるそうです。コロナの影響でほぼ在宅勤務となった今ではわかるのですが、オフィスの環境改善が本当に必要だと感じました。

　改善案のひとつとして、まこなり社長が以前YouTubeでお話されていた、
　「イヤホンをつけているときはその人に話しかけない」というのが良いと思いました。
　確か実際にまこなり社長の会社のルールになっていたはずですが、
　集中することの重要性を働く人みなが理解し、それぞれのオフィスで適した環境を作りをしていくことが大事だと感じています。

　④マインドフルネス、瞑想を取り入れるとさらにシングルタスクの質が上がる
　→①～③まで実践していただいた方は「集中による快感」を味わっていただけると思うのですが、さらに質の高いシングルタスクを手に入れるための方法をお伝えいたします。

まずは下記の動画をご覧ください。

「瞑想？修行僧かよ」と最初私は思っていたのですが、シングルタスクを実践し、そこから得られる効果を実感したあと瞑想を行ってみると、シングルタスクの本質的な部分、つまりマインドフルネスを感じることができるようになってきました。

ちなみにマインドフルネスの意味は下記となります。ご参考までに。

「今、この瞬間の体験に意図的に意識を向け、評価をせずに、とらわれのない状態で、ただ観ること」引用：Wikipediaより

どんな仕事をやる上でも、この感覚を身につけておいて損はないので、
ぜひ実践してみてください！

■マインドフルネスで、日々を楽しく生きよう！

さて、今回の記事の締めになりますが、シングルタスクの重要性から始まり、最後はマインドフルネスの解説やメリットをお伝えしました。

マインドフルネスを実践できるようになれば、動画内で解説があったとおり、
「何をやっているときでもマインドフルネス」ができるようになります。

今、目の前のことに集中するという感覚が身に付けば、「この記事あとでみよう。とりあえずブックマークしとこ」だったり、「この仕事後回しでいいや」だったりが減ります。というか私は減りました。

”今”という機会を貴重だと理解し、今やらないとこの先一生やらない事をひとつずつ潰しこんでいくことで、自分の経験が増えていきます。

マインドフルネスによって、人生における価値観が良い方法に変わったり、好きなことが増えたり、これまで興味がなかった事が楽しく感じられたりするので、人生をより良くしたいという方は、騙されたと思ってマインドフルネス瞑想やシングルタスクを行ってみてください！

この記事がきっかけで、1人でも多くの人が幸せな価値観を手に入れられたら、私にとってこれ以上幸せなことはありません。

今後も誰かの役に立つ記事の発信を心掛けて更新していくので、応援よろしくお願いいたします！

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それではまた！

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