【ビジネススキル】残業せずに仕事を終わらせる方法
「今日もまた残業か…」「仕事が終わる気がしない…」
そんなお悩みありませんか。
職種によっては、1日のうちに効率よく仕事を終わらせなければ、雪だるま式に仕事が増え、「マジで詰む」状況になる危険性をはらんでいます。
前職の病院薬剤師の仕事は
「薬の処方内容と、その薬が患者さんに適しているかを確認し、正しく取り揃えてお渡しすること」や「患者さんが、正しく薬を飲めるよう説明すること」といった一定の枠にはまったものが多く、無事に1日が終わっていました。
対して、今の行政職の業務量は中々多く、業務内容も決して簡単といえるものではなくなりました。
3～４つの仕事を同時並行して進めなくてはならないこともありますし、某はやり病による業務圧迫も続いています。
月残業40時間越え、下手すると80時間越えや休日出勤も、あり得なくはない話です。
自分は今のところ毎日120％の力を出して、どうにか仕事を終わらせています。結果、月残業約8時間以内に抑えられているので、そのコツをお伝えできれば、と思います。
ポイントは「集中力」「60点で提出」「報連相(報告・連絡・相談)」です。
仕事を早く終わらせる3つのメリット
何のために、早く仕事を終わらせるのでしょう？
メリットを実感できれば、もっと早く帰りたくなるかもしれません。
①趣味やスキルアップの時間が増える
残業せず、18時に帰宅し23時に就寝した場合、その間5時間が手に入ります。その余暇を読書や、noteの作業時間に充てられます。
実際は、家事や入浴でもっと時間は減りますが、それでも1日3時間弱を自分のスキルアップのために確保できるのは重要です。
自分の例で恐縮ですが、最近怒りをコントロールするスキルを身につけられました。
以前は、相手に非があると感じた際に、カッとなり相手を叩きのめしていましたが、「怒ることは1円の価値も生まないし、目的の達成にはならない。」と、一呼吸置くことで、怒りに支配される時間が減りました。
恐らく、残業に時間を費やしていたら、このスキルは身につかなかったと思います。
家族と過ごす時間も増えるので、今日あった出来事を共有し心をリセットできます。
また、早く帰ることで、相手に家事の負担がかかりすぎることも無くなります。
②上司に評価される
やるべき仕事を全て時間内に終わらせているので、上司から何も文句を言われません。寧ろ、「効率よく仕事を回している」と評価を受けられます。
自分の時間に余裕ができると、同僚の仕事の手助けに時間を割けます。その結果、「同僚の仕事に協力している」と評価が得られ、昇給に繋がる可能性もあります。
③翌日の仕事に備えられる
全力で仕事を終えると、心身共に憔悴しますので休息は必要です。
早く帰ることで睡眠時間を7時間以上確保でき、翌日仕事を終わらせるために必要な体力と集中力が養われます。翌日も120％の力で仕事に取り組める好循環が生まれるのです。
仕事を早く終わらせるための方法3選
実践して特に効果が見られた方法です。すぐに全てが上手くいったわけではありませんでしたが、試行錯誤し改善を重ねて今の方法に行き着きました。
①前倒しで仕事を進める
仕事の締め切りまでに、2週間の余裕があったとしても、仕事が降り始めた2日で120％の力を出して終わらせる努力します。
言われたらすぐに作成に取りかかることが大切です。
1週間ほったらかしで、残り1週間で仕上げなければならないとなった時に、
「やばい、これ締め切りに間に合わんかも…」と経験したことはありませんか？
仕上がりにかかる期間を見通すためにも「すぐにやる」ことが重要です。
また、締め切りに2週間あったとしても、その2週間は、自分1人に与えられた時間ではないはずです。上司に確認してもらう時間も必要でしょう。
その間、上司は休暇を取るかもしれませんし、出張で不在になるかもしれません。
部下のマネジメントに関する上司の悩みの1つに
「部下が締め切りの1日前や当日ギリギリに資料を提出するため、ろくに確認できない」ことが挙げられています。
上司のスケジュールを確認して、「この日までには上司に見せる」と逆算することが必要です。
2日間で仕事の完成度を一気に高めるために、1日目の仕事が終わり、家までの帰路に着くまでに、翌日の仕事の流れを頭の中で計画しておきます。
翌朝、職場に着くまでの時間にイメトレしても良いですね。
職場に着いてから「さぁて、今日の仕事は何しようか」と考えるのではなく、
あらかじめイメトレしておくことで、職場に入った瞬間1秒も無駄にせず仕事モードに入ることができます。
②目標を定めメリハリをつける
メモ程度でも良いので、タスクは書き出しましょう。
自分は卓上カレンダーにタスクを付箋で貼り、締め切り日を書いています。敢えて、パソコンのカレンダー機能に頼っていないのは、毎日嫌でもタスクを視界に入れて仕事を実行するためです。
「やることが多すぎて、すっかり締め切りが過ぎていた…」なんて言う人もいるくらいですから、相手のことを思いやるならタスクは書き出しましょう。
タスクを書きだ出したら、優先順位が高い仕事に集中して取り組みます。
隣の部署に「静かすぎて怖い」と揶揄されても、隣の同僚から他愛もない話しをされても、軽く流して黙々と仕事を進めます。
あなたの目標は「必ず時間内に仕事を終わらせること」であり、
「同僚と親交を深めること」ではありません。
そんなにお喋りしたいのであれば、仕事を終わらせてから飲みに行けばいいのです。
集中力を削ぐものも排除します。例えばメールチェックです。
以前は1時間ごとにメールチェックをしていましたが、手が止まって仕事にならないので、今は2時間集中⇒メールチェック⇒1時間半~2時間集中といった形をとっています。
電話も集中力と時間を奪われるので、できるだけ受けないようメールやビジネスチャットを多用する方法で対処しています。
自分があらかじめ定めた目標まで、完成度が高まったら上司に提出します。
60点程度の出来でOKです。
自分が100%と思って提出しても、上司や幹部からしたら30点や0点のことがあるからです。また、60点とはいえ、上司からのやり直しをくらうのは非効率で、なるべく避けたいため、自分の考えや意図をもった論理的な資料づくりが大切です。
③報連相やコミュニケーションをとる
こちらの記事でも触れておりますが、自分は提出する日を上司に宣言しています。宣言することで自分のお尻に火がつくからです。
仕事開始後、2日以内に相談や進捗状況を報告しています。上司から
「あの資料どうなった？」と聞かれて返答する時間も惜しいからです。
なお、相談のコツはこちらにありますので参考にしてください。
途中で詰まった場合も、上司へ早目に相談します。
「相談して怒られるかも…」と思ったあなたは、目的をふり返ってください。
目的は「是が非でも時間内に仕事を終わらせる」ことです。
万が一怒られたとしても、それは過程なので気にしなくて大丈夫です。ちょっと怒られて、ヒントをもらえて仕事が進むなら安いもんですよ。
仕事が早い人の特徴
自分が大学生の頃は、効率の悪い仕事をしており毎日0時や1時に帰るのが当たり前でした。
一方、同期や先輩・後輩は論文を投稿する成果を上げ、毎日17時に帰っていました。
当時は、「彼らと自分は頭の出来が違う」と諦めていましたが、今振り返ると仕事が早い彼らには以下の3つの特徴がありました。
①適当に手抜きしている
手抜きして良いポイントを見つけるのが抜群に上手かったです。
自分が苦手な分野や分からない点は遠慮なく、先輩や後輩に聞いていたのも印象的でした。その代わり、彼らの研究のキモになる点は、自分で考え抜かれており、他者の論文で根拠も裏付けられていました。
②自分で考えて相談する
彼らは、自分で案をもった上で教員に相談し、コミュニケーションを取っていました。言われた仕事の中でも「興味がある分野」や「好きな分野」を見つけて前向きに仕事に取り組んでいたことも仕事が進む要因の1つと思います。
③パソコンの操作が早い
パソコン操作が遅い人は、まずいません。
彼らは、ブラインドタッチやショートカットキー、Excelを使い慣れていました。
頭の回転を速くするのは難しいですが、パソコンのスキルは誰でも身につけられ、確実に時短に導いてくれるのでスキルをつけて損はないですね。
ダラダラ仕事をしてしまう人へ3つのアドバイス
同部署の人と比べて、残業時間が長いのであれば、
「自分はダラダラ仕事をしていないか」と振り返りが必要です。
①時間で考える癖をつける
例えば週２回残業するとして、その度に上司から
「また、残るの(´Д｀)どんな仕事の進め方しているの？」という嫌味を1分受けるとします。
そうすると、週2分、月8分、年間96分嫌味を言われる時間に費やされます。年間約1時間30分も、そんな時間に搾取されると思うとゾッとしませんか？
また、「2時間残業」することは「2時間何のスキルも身に付かない」ことです。それどころか、残業により心身ともに憔悴するため、2時間の消費では済まないかもしれません。
②残業してその仕事が本当に終わるのか考える
やむを得ず、残業するにしても「2時間以内には絶対に終わらす」といった目標は必要です。
何時間も残業して1つの仕事が終わらないのであれば、きっとそれはアプローチの仕方や自分の処理能力に問題があると言えます。早く上司に相談しましょう。
③締め切りを破ることのリスクを考える
残業しても、締め切りに間に合わないケースです。
締め切りを守らないと、
「相手からの信頼を失う」
この一言につきます。
仕事はあなた一人で完結するものではありません。その先に取りまとめる人がきっといるはずです。「遅れます。すみません。」というのは簡単です。ですが、その言葉を受ける相手の時間は搾取されていまい、段取りも狂いますからね。
また、例えば民間の方から仕事を依頼されて、いつまでも待たされた場合、相手はどうなるでしょう？
もしかしたら、営業開始時期が遅れるかもしれないですし、それにより自分達の製品を売るのが他社より一歩遅れるかもしれない…。
そうならないためにも、全力で取り組む必要があるのです。
どんなに仕事が早い人でも、時間内に終わらない仕事はある
明らかにキャパオーバーの仕事は、世の中にごまんとあります。
自分が所属している部は、仕事ができる人ほど、どんどん仕事が降ってくる風潮さえあります。
仕事にやりがいをもって、楽しんでいるなら問題ないです。
ですが、身を粉にして、自分を犠牲にしているのであれば、部署移動や転職も考慮した方が良いかもしれません。
まとめ
仕事を早く終わらせる方法として
✅前倒しで仕事を進める
✅目標を定めメリハリをつける
✅報連相やコミュニケーションをとる
を挙げました。
残業が完全に悪いとは言いません。時給の25％増しになる会社も多いので無駄ではないですが、スキルアップや家族との時間の機会を損失している可能性は否定できません。
自分も今のところは早く帰れているので、少しでもお金に繋がるようなスキルを身につけたいと思いました。
今後も社会人に必要なビジネススキルとマインドセットをお届けしていきますね🎶