5分で完了させる「意思」をいくつ持っていますか
こんにちは、もちまるです。
今日は、なんかへんてこなタイトルですが、私自身仕事をするうえで、とても大切なんじゃないかなと考えているので書いてみます💡
小さなタスクの対応は「やる」かどうか
仕事をしていると、どんどん細かなタスクがやってきます。
例えば、簡易的なメールの送信や、ちょっとした社内対応等です。ここでいう細かなタスクとはめちゃ重たいものではなく、上記のような本当にちょっとした、です。
こういうタスクって、正直自分が3-5分程度使って「やる」と決めるかどうかだったりします。やると決めないと、どんどん積み重なっていって、いつの間にか対応漏れや仕事の遅延に繋がり、結果的に成果が創出出来ず信用を落とすことになりかねません😂
対応があやふやな状態のタスクの返し方
というお話をすると、よくこういったご質問をいただきます。
「でも、ちょっとした社内対応もすぐ返事出来ない内容があるじゃない、そのときは放置するしかないよね？🤔」
私の考えは、「放置NO⚡」です。
その場で、以下の内容をテキストに落として返事する、を3-5分以内で実行すると決めることが大事だと考えています。
①状況(すぐに結論を出せない理由など)
②必要な行動(結論を出すために、どんなアクションが必要と考えているのか)
③納期(いつまでに解決しようと考えているのか)
①はいま忙しく考えられていない、とかでもOKです🙆♀️
最悪、②③も悩んでて困ってる、でも良いと思います🙆♀️
大事なのは、その発信を3-5分以内にやると決める「意思」を持ってるかどうかだと思います。
これをするだけで、相手先の人はあなたの状況や納期が理解出来るので、安心してくれたり、時には支援の手を差し伸べてくれたりします。
もちろん、それだと仕事がうまく進まないからという理由で議論が生まれることもあります。いずれにしても、メリットは多いと感じます。
5分以内タスクをいくつ持ってますか
日常を振り返ってよく考えてみると、3-5分以内にこうした対応が出来るタスクって、実はたくさんあります。
やると決めること、すなわち「意思」を持つことが面倒で放置し、いつの間にか忘れ去っていることが多いことに気付けます。
タイトルの「意思」をいくつ持っていますか？とは、この「対応できるタスク」をいくつ持ってますか？という問いです。
私はこれを「5分以内タスク」と呼んでいます。
※もちろん、どうしても忙しいタイミングや心身が不調な時など、対応不可な例外はあります。
意志決定する力を養いたいと思うとき、日常のこうした小さなことの積み重ねから始めてみるのもおすすめです。
また、自身のご支援先でも実践してきているのですが、チームや組織で「これは5分以内に対応しよう！」とルールを設定するのも面白いです。
何を5分以内タスクの対象とするか？を決める際の対話で、チームや組織の業務遂行上のキーポイントや、それに対する認識のズレが見えてくるので、とても良い対話になります。
おわりに
もし良かったら、皆様も5分以内タスクについて、決めてみてください🌟🌟
とはいえどうやって5分以内タスクを決めたら良いのーー、対話をしたら良いのーーという方はお問合せください💡📝