【わたしの業務フロー】想像とともに
こんにちは、マネージャーの後藤です。
先日の沖田の記事「【30歳新米役員】これが私のセブンルール」には短期間でたくさんの反応をいただきありがとうございます！
沖田のテーマにならい、今回は私が仕事をする上で心がけていることについてお話しします。よければお付き合いください。
▼１つの絵を描くように
これまでの社会人生活（オフィスワークはその半分くらいですが😅）を振り返ってみて、資料やマニュアル作成をすることがかなり多かったので、今回はその視点から考えてみたいと思います。
制作においての私の基本的な業務フローは、絵を描く工程と似ています。
大まかな流れはこちらです↓
①アイデア出し＋資料集め→ ②下書き→ ③清書＋仕上げ
そして、各工程の比重は【①のアイデア出し＋資料集め】が一番大きく、完成に向かって小さくなっていく形となります。
前職では原稿制作のアシストがメイン業務だったものの、いわゆるなんでも屋さんポジションでもあったため、自身が未経験かつ社内でも前例がない業務を多く担当していました。加えて納期がタイトな案件も多々あり、業界未経験の当時の私にはなかなかハードな状況でしたが、この工程のマイルールをしっかり守って一つ一つ丁寧に向き合ったことで乗り越えてこられたと思っています。
①アイデア出し＋資料集め（調査）
どんな内容の仕事においてもこの初めの工程を一番大切にしています。
クリエイティブ的な業務で依頼者から何か素材や制作イメージがもらえる場合はまだ良いのですが、全てをゼロからはじめる場合はいきなり一番苦労する工程です…。
▽アイデア出し
まずはとにかく手を動かして頭の中のアイデアを目に見える形に書き起こしていきます。
私の場合は、デザイン系の業務なら思いつく限りのラフスケッチ、企画や運用に関する業務ならPCでテキストベースで全て打ち込んでみます。この時点で誰かに見せることはないため、あとで自分がわかれば良いレベルのクオリティで十分です。ゼロからの業務の場合は自身の思考整理も兼ねたものになっているので、この時点での不明点・より深掘りしたい点も併せて記入することが多いです。
ここで自分が分からないことを視覚化して客観的に見られるようにすることで、次の資料集めの工程を時間効率よく進められると感じています。
後の工程で行き詰まった時にここで出したアイデアに助けられることが本当に多々ありますし、また別の制作物に取り組む際の引き出しになる場合もありますので、全て自分の糧になると考えて許される限りの時間を使ってぐるぐる考えていきます。
▽資料集め
前の工程である程度の作りたいイメージ（または、解決したい点・深掘りしたい点）がまとまったら、次はそれを元にとにかく参考資料や情報を収集していきます。元々調べることが好きなので個人的に一番楽しい工程です☺︎
デザイン系の業務ならギャラリーサイトやSNSを活用することが多いです。それ以外の業務は案件によってかなり幅があるので一概にこの検索方法がおすすめ！とは言えないのですが…例えば前職で年配の方向けに社内の新しい手続きを説明する紙資料を作成した際は、行政が市民向けに出している資料のレイアウトや文体が参考になりました。
②下書き
前のステップで進めたい方向性が固まったら、実際の完成図を意識して大まかに全体の形を書き起こしていきます。デザイン系なら全体のシルエットやカラーラフ、その他の業務のパワポ資料やマニュアル作成なら全体の構成決め/資料の仮配置を行い、全体のバランスや展開がおかしくないかチェックを行っていきます。
全体の流れを決めて完成図が顔を見せると、つい細かいところや自分がやりやすいところを優先して手を加えたくなってしまいますが、そうすると時間がいくらあっても足りないのでグッとこらえます。
③清書＋仕上げ
既に業務の完成図は見えているので、ここまでくるとやることはかなりシンプルになってきます。
下書きの状態から清書する上で私が意識しているのは「とにかく分かりやすく！」「思い切って省く！」の２点です。
特に資料やマニュアル作成でよくあるのですが、下書きから見やすさを意識して配置や大きさを整えていくと、思ったより見栄えがうるさくなったり、情報が入りきらなかったりする場合があります。製作者としてはステップ①でたくさん考えたぶん、ついついどうにか入れ込みたい心理になってしまいますが、どうにも入らない場合はここもグッとこらえてカットします。
新卒社員や未経験者向けの資料なら尚更ですが、全てを説明し切らず質問しやすい余地を残して構成すると共有時のコミュニケーションもとりやすい良い資料になると個人的には感じています。
ざっとご紹介するとこのような感じです。
だいぶ感覚的な部分もありますが、どなたかの作業の一助になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました！
次回は 10/30 更新予定です。
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