【有料で書いたけど全く売れなかったのでリメイクして無料にしました】報連相のタイミングがわからない/報連相が苦手 の解決法！
こんばんは、如月伊澄です。
タイトルの通りです。せっかく書いたのに読んでもらえない方が悲しいので、無料公開します。誰も購入していないので、問題ないはず。
もとの記事にスキして下さった方は申し訳ありません……。
【報告連絡相談のタイミングがわからない】
友人「うーん･･････困ったな」
伊澄「どうしたんだい？ため息なんて吐いて」
友人「最近職場で”報連相が足りない”って上司から怒られてさ。
仕事をしていると報連相、報連相ってよく言われるけど、そんなに報連相って大切かな？」
伊澄「大切だから、みんな口を揃えていうんじゃない？」
友人「納得できないな」
伊澄「そうだな･･････報連相はチェックポイントなんだよ。君はゲームをする方？」
友人「いきなり何でゲームの話？まあ、それなりにはするけど」
伊澄「ゲームにはチェックポイントがある”よね。ダンジョンの途中で倒れても、チェックポイントからやり直せたり、準備を整えたりできる。難しいダンジョンを一からやり直す必要はないわけだ」
友人「そうだね、チェックポイントやセーブがなかったらどんなゲームも面白くないだろうな」
伊澄「仕事も同じだ。”報連相がチェックポイント”なんだよ。
完成した仕事を上司に見せたら、やり直しをくらったことがあるだろう？」
友人「あれはこたえるね」
伊澄「それも”報連相”というチェックポイントを通っていないからだよ。中間報告で一度確認しておけば、少なくともその時点まではやり直しにはならないよね」
友人「たしかに。自分を守るために報連相が大切なのはわかったよ。
でも、そうは言っても上司はいつも忙しそうだし、どのタイミングで報告や相談すればいいかわからないんだよね。」
伊澄「3割で報告、中間報告。少し調べたら方法はたくさんでてくるんじゃない？」
友人「それくらい調べてやってみたさ。でも自分としては3割で報告したつもりが、遅いっていわれたり、せっかく中間報告をしに行こうとしたら、上司が外出してたり･･････タイミングさえわかれば、もっと報連相がしやすくなると思うんだけどな」
伊澄「それはそうだね。そもそも上司と君は違う人間だ。考え方もこれまでの経験も、全部が違う。そんな二人の報連相に対する認識がぴったり重なるわけがないんだ」
友人「そうそう。というより、それがわかっててカマかけたな？」
伊澄「ごめんごめん。じゃあ、お詫びに”報連相のタイミングがしっかりわかって、タスクのスケジュール管理までできる方法”を教えるよ」
友人「それで、方法って言うのはどういうものなんだい？」
伊澄「それはね――」
意志の力に頼らない！スケジューリングでセルフコントロール
報連相に対する考え方を変えてみる。苦手さを捉えなおす
上記2つの方法について説明していきます。
【意志の力に頼らない！スケジューリングでセルフコントロール】
さて皆様は業務指示を受けた際、まず何から始めますか？
とりあえず手をつけてみる、使えそうな資料がないか探してみる、行き当たりばったりでも片付くタスクもあれば、しっかりと見通しを立てて進めなければいけないタスクもあると思います。
一旦これまでの仕事の仕方は忘れてもらって、まず「スケジュールを立てること」から始めましょう。これが報連相においては最も重要です。
「そもそも先の見通しができなくて、スケジュール立てが苦手なんだよ」
そうですよね、だからこそこの記事を読んで下さっているわけで。
しかし、先に述べたように報連相とスケジュール管理は密接な関係があります。それでは、スケジューリングと報連相の苦手さを一気に解決する方法を見ていきましょう。
こちらは「トレロ」というツールです。
最初は英語表記のため、最下層までスクロールして言語を日本語に変えてください。
基本無料で使用することができ、自分だけのタスク管理ツールとしても、チームのタスク管理ツールとしても使用することができます。ネット環境さえあれば、リアルタイムで操作が更新されるのも安心ですね。
使い方は付箋と同じ。
リストにカードを作って、下記の画像のようにメモしていくだけです。
またトレロには「チェックリスト」という機能があり、上記の画像のように手書きでは面倒なチェックリストを簡単に作ることができます。
終わったタスクはチェックを入れていけば、自分がどこまで完了していて、どこまで進捗報告が終わっているのか、すぐにわかるようになりますよね。
報告・連絡・相談が出来ない理由は多くありますが、大きな要因として「タイミングがわからない」ことを相談されることが多いです。
とはいえ、前書きで述べたように「人によって3割、中間、求めている報告のタイミングは違う」わけで、せっかく勇気を出して報告や相談をしてみたら「遅い」「今忙しいから後にして」「早すぎる」と上司に怒られ、より報連相がしにくくなった経験が、誰しもが一度はあるのでは？
では、そのタイミングをどうすりあわせれば良いのか？
トレロを使って、チェックリストに報告の日程を決めておくのです。
相談のタイミングも入れておくとよいですね。
ちなみに、私は「10分手が止まったら、自分で解決できない問題だから相談して下さい」と伝えています。自分が苦手とする部分はチェックリストに相談のタイミングを入れて、追加で上記を意識するとためらわず相談ができますよね。
あとはチェックリストを上司に共有して、中間報告のタイミングをすりあわせておく。この日に中間報告に来るんだな、ということがお互いわかっていれば、上司も無駄な叱責をする必要はありませんし、進捗管理ができて助かります。報告日が不在となる日であれば、その旨を共有して調整することもできるでしょう。
自分も業務におけるチェックポイントが出来ますし、進捗が遅れている場合はその時点で報告して、サポートを依頼できるので一石二鳥です。
この方法は「意志の力に頼らない」ことも大きなポイント。
「苦手な報連相をしよう」と決めて取り組むだけでも、意志の力は消耗します。さらに意志の力が消耗するとパフィーマンスも下がるため、苦手なことを無理に頑張ると、さらに仕事が進まなくなる悪循環に陥るのです。
上記を裏付けるこんな実験があります。
フロリダ州立大学社会心理学部教授のロイ・バウマイスターが、ある実験によってこのことを明らかにしました。
教授は、学生を2つのグループに分け、それぞれのグループの前に焼きたてのチョコレートチップ入りのクッキーを置きました。1つのグループにはこのクッキーを食べることを許可し、もう1つのグループには、我慢することを強要しました。
そして、両方のグループに、難しいパズルを完成するよう要請しました。クッキーを食べることを我慢させられたグループは、我慢という意志の力を働かせる必要があったため、パズルを始めるときには、意思の力の消耗が行われており、パズルへの挑戦を投げ出した学生が多くいたそうです。一方、クッキーを食べたグループは、平均してより長時間パズルに取り組んだということです。
頑張ることにはエネルギーが必要です。
特に苦手なコトに対しては、さらに多くの意志エネルギーを使います。
そんなことを毎日繰り返していれば、仕事が進まなくなるのも当たり前。
苦手だからこそ、便利なツールを使って楽して片付けましょう。
苦手に対して便利な道具を使うのは、ズルではなく工夫です。
意志に頼らないセルフコントロールを、ぜひ実戦してみて下さい。
【セルフコントロール法のポイント】
①上司と報連相の認識がかみ合わないのは当たり前。
スケジューリングとチェックリストで「報連相タイミングのすりあわせ」。
②なんとなく進んだ段階で報告、ではなく「日時を決めて」進捗状況を報告。予定より遅れている、順調だ、状況確認を上司は求めている。
③意志に頼らずチェックリストに沿って進める。
「今日やろうかな」ではなく「すでに終わっている」。
【報連相に対する考え方を変えてみる。苦手さを捉えなおす】
そもそも「報連相」とはどのようなものでしょうか？
「報告」という言葉は「終わったことを説明する」
「相談」は「出来ないことを助けてもらう」
そこには出来ていないことに対する、相手からの「叱責」や「失望」が含まれるもの、そう捉えてしまう人もいるそうです。
特に極端に忙しい職場やパワハラ気質の上司の下で働いてきた経験がある人は、報連相に対して上記のような認識を持ってしまうことが多い印象です。
他者に頼ること＝自身の価値を下げること、モチベーションを下げること、という考え方が強くなってしまい「報連相が大切」といくら言われても、その重要性はわかっていながらも実践を躊躇してしまうのです。
とすればいくら「報連相」の大切さを説かれても、共有の不足を指摘されても、報連相を実践するのは難しいでしょう。
そんな人に必要なのは「報連相の重要性を再確認すること」ではなく、「報連相に対して別の捉え方をすること」です。
【「ほうれんそう」ではなく「かくれんぼう」で考える】
「ほうれんそう」と同じような言葉で「かくれんぼう」というものがあります。
かくれんぼうとは「確認」「連絡」「報告」のこと。
終わったことを「報告」するのではなく、指示や業務の内容、不明点を自分から「確認」する。
自身の現状や業務の進捗状況を他者に「連絡（共有）」する。
業務完了時に終わったことを「報告」する。
報連相は伝えた内容に対する反応を、相手に委ねる受動的な印象があるのに対して、かくれんぼうでは能動的に状況に対して相手に持ちかけていく。
他者に自身の進退を投げるのではなく、主導権は自分に残しながら課題の解決に向けて取り組む。
私の取り扱った案件でも、上記のような形で職場でのコミュニケーションにおける認識を変えてみただけで、これまで報連相が出来ず悩んでいた人がタスクの共有上手になり業務スピードが2倍、3倍になった事例があります。
問題は「タイミング」ではなく、「自身の報連相に対する負の感情」という方は、こちらの手段をオススメします。
【ほうれんそう⇒かくれんぼう法のポイント】
①ほうれんそうの大切さはわかっているけど、どうしても納得できない。
ならばコミュニケーションに対する考え方を変えてみる。
「報連相」ではなく「確連報」。
②指示や業務の内容、不明点を自分から「確認」する。
自身の現状や業務の進捗状況を他者に「連絡（共有）」する。
業務完了時に終わったことを「報告」する。
③課題の主導権を相手にゆだねない。
相手に進捗をゆだねるのではなく、能動的に発信する。
【まとめとあとがき】
さて、報連相の苦手さについて二つの解決策を提示させていただきましたが、これはあくまで一例。
報連相の苦手さの原因はいくつもあるのに、たった一つの方法で解決しようとするのはナンセンスではないでしょうか？
ここまで「解決方法」についてお話していきましたが、そもそもあなたが報連相が苦手な原因はどこにあるでしょうか？
実は解決策がわかっても問題が解決しない理由はここにあります。
みな「なぜ？」を疎かにするから、適切な対処方法がわからないまま、手当たり次第に目についた解決策を試して失敗するのです。
今回のケースであれば
「報連相の大切さはわかっているけど、タイミングがわからない」
「報連相に対する認知が歪んでいて、行動に移せない」
ことが原因であれば、この解決法で解決できるはずです。
しかし、苦手さの原因は人それぞれ。
もっとあなたにあった解決策があったり、苦手さの原因が異なる場合、他の対処が必要になることも想定されます。
もちろん一人で原因究明を行って、それに対する対処方法を見つけてもよいでしょう。しかし、自己分析を一人で行うのは非常に難しいことです。
ということで、ここからは宣伝になるので「もう解決策はわかったから大丈夫」という人はここまででおしまいとなります。
ぜひ明日から実践して、苦手さの克服を行って下さいね。
とにかく騙されたと思ってもいいので行動していきましょう！
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さて、私如月伊澄はGCS認定コーチとして「コーチング」という相談支援を行っています。
↑コーチングについて詳しく知りたい方はこちら。
コーチングとは簡単にいってしまえば「コーチと二人三脚で目標達成に向けて問題解決を行っていくこと」。
それはまさに上記した「なぜ？」を深掘りして、解決策を見つけ、実践していく作業のことです。
一人では途中で折れてしまうことも、二人ならば最後まで進めます。
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