iPadで「情報を一元化」が時短術の原点

今日は私が取り入れている、教員の仕事時短術について紹介したいと思います。

結論から言うと教員の仕事の時間術は

iPadを活用することです。

もはや使い古されすぎた内容であると思いますが、それでもなお声高に言い続ける必要があると思い、記事にしてみました。

もうバッチリ活用されている方も、まだまだそういったツールに懐疑的な方もぜひお読みください。

紙の種類が膨大！資料を探す時間にかなり費やされる。

皆さん探し物してますか? (笑)

ある調査によると、社会人の1年間のうちの80時間分は書類の探し物をしていると言われています。
冷静に考えてこの時間数はやばいと思いますよね。

私自身、新任から2 、3年位の間は、この探し物の時間にかなり苦しめられていました。

これは勝手な体感ですが、普通のオフィスワーク以上に、学校はペーパレス化が遅れており、まだまだ紙の資料が大量に配られます。

資料をどのように分類しすぐに出せるようにしていくか。これが先生に課せられた最初の課題だと新任教員の頃は思いました。

この苦しめられていた時間が、iPadを使うことによって大幅に改善されたと自信を持って今はいえます。

なぜそう思うのか。iPadをどのように使っているのか。

それは情報をiPadに一元化していると言うことです。
例えば紙の資料として配られたプリントのうち、今後も使っていく情報が載っている場合は、その紙をiPadのスキャン機能を使ってPDF化します。

そしてフォルダを分類し、その中にバンバン入れていくのです。さらにその資料の中で、例えば自分の振られた役割が入っていた時、その仕事の内容や反省点をメモしたい時がありますよね。

そういう時はiPadに追加できるApple Pencilを使って、直接文字を書き込んでしまいます。そうすることで来年度同じ役割に着いた時や、別の先生から尋ねられたときに、そのデータをそのままお渡しできるからです。

また、iPadさえ持っていればどこでもその情報を見ることができると言う事でもあります。

紙の資料であれば重いファイルを持ち運んだり、会議のときに思わず忘れてしまうなんてことがあるかもしれません。
しかしiPadであればiPad 1つでどこでも会議に参加でき、その会議に直接関係ないと思っていた思わぬ情報を、自分のiPadでアクセスすることで会議を円滑にすることも1度や2度ではありませんでした。

特に教員の仕事の大半は事務作業です。

事務作業の時間をいかに効率化し生産性を上げるか。

これが子供と向き合う時間を創出する唯一の近道だと私は考えています。

また何より、定時に帰りたいわけですよ(笑)

定時に帰るためにはこういったツールをふんだんに使い、出来る限り時間短縮をしていくことがことが大事だと思います。

「覚える時間がもったいなくなーい？」

iPadなどの新しいツールを使うことに懐疑的な先生の中には、こんな意見をお持ちの方がいます。

機能がいろいろあるのはわかるけど、それを覚えるまでに時間がかかるのよね。
それを使うまでに時間がかかったりストレスがかかる位だったら、今までのやり方の通りやっていればそのほうが結果的にスムーズだと思うの。

確かにそうですよね。
ゼロからのスタートだと、最初は覚えたり使うまでに時間がかかるのは事実です。

しかし、毎度毎度機能を確認する時間を取るとしても、人間の脳は何度も使っているうちに重要な情報だとして長期記憶される機能を持っています。
それは誰しもが持っている脳の機能なんです。

めんどくさいのはめちゃくちゃよくわかる！

なのですが！
数分の確認程度の時間で、探し物全80時間が削れると考えれば、これほどお得な事はないと思いませんか？

組織全体にじわじわ広げるためには

こういう便利な使い方とかは、こういうことができるんですよと伝えるだけではなく、その場で使えるようにしている状態で一緒に使ってみると言うのが有効なのかもしれない。そう最近感じるようになってきました。

家電売り場の実演販売と同じ理論ですよね。
全く興味のなかった品物が、使っているところを見て便利だと感情動かすことで、それなら私も使えるかも使ってみたいと思わせられるのかもしれません。

今までもそういった前提を踏まえて職場で草の根運動をしていたのですが、もし同じような境遇の方がいると嬉しいです。

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ということで今日は、iPadを使うと事務作業の効率がバカ上がりするよと言うお話をしました。

今やこのぐらいの内容であればほとんどの方が認識されてるとは思います。
それでも少しでも皆さんの定時に帰れる日が増えることを願って基礎中の基礎といった話を書いてみました。

次回以降、自分が授業で使っている内容なども発信できたらと思っています。