これで伝わる！マニュアルライター直伝の書き方

みなさんは書いた文章が誤解を招いてしまったという経験はありますでしょうか？今回はマニュアルライターが意識している書き方、「テクニカルライティング」について書いていきます。

前半はテクニカルライティングの説明、後半はテクニカルライティングを使った相手に伝わる文章の書き方を3つ紹介します。

そもそもテクニカルライティングってなに？

正確で効率的な書き方

マニュアルライターが教科書にしている「日本語スタイルガイド 第3版」によると、「技術的な内容を正確かつ効率的に伝えるための文書作成技術」と書かれています。つまり、書いた内容を正しくわかりやすく伝える技術のことです。

活用できるのは実用文

テクニカルライティングはビジネスの現場で使われる報告書や議事録、手順書にも使えます。
テクニカルライティングができれば正確な情報で分かりやすい文章を相手に届けることができるので身に着けておいて損はありません。

テクニカルライティングを使った例

相手に待ち合わせ場所を伝える例

相手に「今日、東京駅で待ち合わせね」と相手にメールしたとします。
一見、伝わってそうですが、この文章には時間や待ち合わせ場所の詳細が抜けています。
これでは事前に情報を仕入れていないと間違った場所で相手を待たせてしまうおそれがあります。

相手に正確にわかりやすく伝えるのなら以下のように時間や場所の詳細を明記すれば迷わずに済みます。
「今日の13:00くらいに東京駅の丸の内北口あたりで待ち合わせね」

相手に伝わる文章の書き方

１．一文一義で書く

文章を書くとき、1つの文章内に1つの内容のみを書きます。これを「一文一義」といいます。
一つの文章に2つの内容が書いてあると、一読で内容を把握するのが難しくなります。

たとえば、「画面下の通知ボタンを押し、メッセージを開いてください」という文章があります。この文章内には「押す」と「開く」という2つの動作があります。

この場合は以下のように文章を分けることができます。
「画面下の通知ボタンを押します。そして、メッセージを開いてください。」

2.主語と目的語を書く

文章を書くときに主語と目的語を意識して書くと、だれが何をしたかや何がどうなったかが伝わります。日本語は主語がなくても会話や書き言葉が伝わる言語です。多くの方が主語や目的語を意識せずに書いてしまいます。

例として、「提出してください。」としか書かれていないメールが来たとします。これでは何をだれに、どこに提出すればよいかわかりません。

相手に正確に伝えるためには以下のようにすると効果的です。
　「旅費精算書は総務部のOOさんに提出してください。」

3.数字で表現する

数字を使うことで正確な状態を相手に伝えることができます。「大きい」や「速い」などの表現は伝える側の感覚なので、伝えられた側は正確な評価ができません。

この場合、「1 m」や「時速120 km」などの数値で表現することで正確に伝わります。また、単位も書くことでより具体的に伝わります。

まとめ

今回の記事をまとめると以下のようになります。

•  テクニカルライティングは「正確かつ効率的に書く方法」

• 文章を一文一義で書いて簡素化

• 主語と目的語を書いて状況を明確化

• 数字で表現し、正確に伝える

いかがでしたでしょうか？紹介した方法を意識的に取り入れることで文章や会話で伝わりにくい表現が減ります。ぜひ活用してみてください。
質問や要望などがありましたらコメントいただければ幸いです。

参考文献

今回は「日本語スタイルガイド」を参考に記事を書きました！伝わりやすい文章の書き方がいろいろと書いてあるのでよかったら読んでみてください！

日本語スタイルガイド(第3版)

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