事務職と管理職とIT- #18 会議のマナー

いつも読んでいただいてありがとうございます。

自分が勤めていた会社やお客さまの会社の会議に参加して感じた事と円滑に進めるための心得をお伝えします。

会議の心得

1.会議前の心得
・議題をあらかじめ知らせておく
・議長、進行役、書記を決めておく
・資料は事前配布
・時間を確保する

2.会議中の心得
・遅刻をしない
・私語をしない
・勝手に離席しない
・ケータイはオフにしておく
・緊急以外は電話を繋がない
・前回の議事録を持参する
・資料に目を通しておく
・発言をする
・報告は済ませておく
・決定するまで終わらない
・次回予定を決める

3.会議後
・決定事項は厳守
・意見は会議中に

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1.会議前の心得

・議題をあらかじめ知らせておく
議題がわからないと参加者はなんの準備もできないため、無駄の多い会議になります。

・議長、進行役、書記を決めておく
役割が明確でなければ、会議がダラけた場合、まとめたり締めたりする人が必要です。

議長＝意思決定
進行役＝進行のコントロール
書記＝記録

進行役が一番口数が多い会議にならないことが望ましいですね。


・資料は事前配布
進行する会議の中で資料を配られるのは目を通す時間に限りがあり、意見や気付きが述べられず後手に回りがちです。各自が目を通すための時間は前もって終わらせておくべきではないでしょうか。

・時間を確保する
会議は長引くこともあります。例えばお客様との面会の時間を会議終了予定時間の直後に入れたりすると、予定通りに動けない可能性もあります。会議を途中退出するのもお客様をお待たせするのもいけません。

2.会議中の心得

・遅刻をしない
話し合うために、忙しい中、仕事の手を止めて複数の人が集まります。その人たちの時間コストを一番無駄遣いするのが「遅刻」です。遅刻がいけない事は百も承知ですね。

・私語をしない
誰かが発言している最中や、雰囲気が緩んだときにヒソヒソと隣の人と話す人がいますが良いことではありません。ヒソヒソ話でも他の人からは耳障りに感じます。会議のジャマにもなりかねませんので、意見や確認は会議の中で行うようにしましょう。

・勝手に離席しない
例えば「お客様と約束があるから」や電話など自分の都合で会議の場を勝手に離れる事は基本的にあってはなりません。どうしても席を離れる必要がある場合はキチンと断ってからにしましょう。

・ケータイはオフにしておく
マナーモードでも良いのですが、バイブ音でも気になる場合があります。できれば電源は切っておきましょう。原則として会議に集中できるように備えてください。

・緊急以外は電話を繋がない
会議に参加していない人が、会議中なのにお客様からの電話をすぐに繋ごうとする場合があります。
よほどでなければ「ただいま会議中なので折り返しご連絡差し上げます。ご用件を伺ってもよろしいでしょうか。」で大丈夫です。

・前回の議事録を持参する
前回、どんな話をしたかつい忘れる場合があります。決定事項や宿題を確認するのにも役立ちます。

・資料に目を通しておく
事前に配布された資料に目を通しておくのはすぐに議論に入るために当然の仕事です。

・発言をする
座っているだけでは参加している意味はありません。意見を述べるために座っている事を忘れないでください。

・報告は済ませておく
会議の場では報告のみの発表は行わないでください。会議は意思決定の場で議論をするための時間です。報告のみの発言には「だから？」と尋ねられがちです。

・決定するまで終わらない
『会議を開くことが目的』となっている会議がありました。
どういう事かと言いますと、なんの結論もないまま閉会時間が来たらお開きにするような会議です。
会議は意思決定の場です。何かしらの決定事項が得られるまでは終わってはいけません。あらかじめ設けた時間内に終わらない場合は次の会議予定をなるべく早めに計画します。

・次回予定を決める
上で書いていましたように、なんの結論もないまま終わった場合は次の予定が必要ですが、それ以外にも、決定事項に対する確認の機会が必要です。
決めた事が、実際どうだったかを話し合って、また次に繋げてください。

3.会議後

・決定事項は厳守
・意見は会議中に
会議後に「オレは〇〇だと思うんだよ」「オレは自分のやり方でやるよ」
などと言っているのを聞いたことがありますが、これはいけません。
会議の中で決まった事は必ず実行しないといけませんし、仮にできない場合、もしくは違う意見があった場合は会議中に発言するべきです。

生産性の高い会議を行われている企業の方には当たり前すぎる内容ですが、これらのことができていない企業も実在しています。

リモート会議も増えている昨今、いま一度会議のあり方を見直す機会にしてみてください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
次回もよろしくお願いします。

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