見出し画像

会議をいいかんじに進めるコツ

カミナシPMのかこもえ(@kakomoe3)です🐙

このnoteは、チームのメンバーから「ファシリテーションをすることが多くなってきたので、コツを教えてほしい」という話があり、日頃私が意識している話を書いてみようと思ったものです。

割とどこにでもあるかもしれない会議の進めかたのコツですが、社内ドキュメントとして書いたものがわりと評判がよかったのでnoteに転載しようと思います📖

ファシリテーションとは?

「ファシリテーション」を調べてみると、意味としてはだいたいこんな感じのことが出てきます

💡 人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること

💡 会議やミーティングを円滑に進める技法

個人的には、ファシリテーションは以下2つの役割を持っていると考えています

  • コト…論点に対する結論を出し、次のアクションを決めるためのプロセス進行

  • ヒト…結論、アクションを決める過程で納得感を醸成するコミュニケーション

つまるところ、『いい感じに会議を進めるためのスキル』なんかなと思います(雑)

会議の目的

ほとんどの会議は、ネクストアクションの合意・決議を目的に実施されます。ただ、合意形成までには複数のステップが存在し、1回の会議で全ての合意形成をすることはなかなか難しいです。

1回の会議で全部決まるのは稀

1つ1つの会議に絞って考えると、目的は大きく分けて以下4つに区分できます。


  1. 共有

  2. 協議

  3. 検討

  4. 決議


1. 共有

情報の非対称性を埋めることが目的の会議。
ネクストアクションを決めることがゴールではなく、あくまで非対称性を解消し、参加者に正しく情報を理解・咀嚼してもらうことがゴール。

2. 協議 / 3. 検討

ネクストアクションの合意に向けて、論点やアクションプランについて「広げ」「絞り」「深める」ことを促進し、よりよい意思決定を促進するための材料を作り、共通認識を持つことがゴール。
議論する材料がその場で足りない場合には「3. 検討」をゴールとし、現時点での共通認識をもって各自持ち帰り検討・材料を収集するということを合意する。

ちなみにブレスト「広げ」に特化した会議なので、その後「絞り」「深める」フェーズが必ず存在する。

4. 決議

「論点」「アクション」「実行プラン」において、会議で結論を出し、合意することをゴールとする。
大体の会議は決議がゴールになるが、1つ1つの会議で必ずしも決議ができないことがあるため、「この会議の目的・ゴール」を明確にすることで会議をスムーズに進行できる。


会議をいい感じに進行するコツ

次に、これらの会議をいいかんじに進めるコツの中でも、実践しやすいものを中心に書いてみようと思います。

1. その会議の目的・ゴールを明確にする

ほとんどの会議は、これができれば7割方いい感じに進行できます。
「この会議の目的はxxxでゴールはyyyです」というのを最初に共有しましょう。

上でも書きましたが、複数回にわたる一連の会議は「決議」をゴールをしていますが、1つ1つの会議はもう少し分割されたものになります。
そのため、今この時間の目的・ゴールを明確にするだけで輪郭がはっきりし、参加者もゴールを見据えながら振る舞うことができます。

会議の中で複数アジェンダがある場合は、アジェンダごとに目的を記載するとよさそうです。


2. 非対称性を揃えて議論を始める

「情報の非対称性を解消できた状態からスタートできているか?」は会議のスタートにおいては重要です。
非対称性を埋めるためには、以下3つを少なくともそろえましょう。

  1. 議論の目的

  2. 議論の前提

  3. 議論する経緯・背景


3. 論点を明確にする

議論をしていると、割と論点・情報・意見・感想などが発散することがあります。また、1回の発言の中に、論点・情報・意見・感想が混じっていることも多いです。

余談ですが、 「事実」と「意見」を分けよという話は、報連相の基本でよく言われる話です。ただ、リアルタイムで進んでいく会議中にこれをするのはめちゃ難しいです。
逆に、難しい前提でファシリテーターは「これは事実なのか?意見なのか?ただの感想なのか?」を考えるスキルが求められますが、だいたいの人は無理なので、私は諦めています笑

議論の中で最もずらしてはいけないのは「論点」なので、ファシリテーターはそこだけは集中してずらさないようにするのがよいと思っています。

「今、何について議論をしているのか?」を考え、会議の場で「今この論点でよいか?不要・ないしは後回しにするべき論点ではないか?」を明確にしながら進めましょう。

私はその場で臨機応変に対応できないタイプなので、「論点」を事前に自分の中で洗い出し、ドキュメントに整理することが多いです。
ドキュメントがあることで、「今この論点について話している」というのが視覚情報になるので、論点がずれずらくなるというメリットもあります。

論点自体が発散することもありますが、会議の中で重要な論点を合意することが1つのマイルストンなので、発散自体は悪くはく、その後収束させることを意識します。

  • 論点を並べたときに「今ここですべき論点か?」という問いを頭の中にもっておくようにします

  • 「そもそも議論するものではない」「議論が必要だが今ではない」ものが出てきた場合には、それを止めたり後回しにすることも必要です(むしろそれができれば、自然と議論の道筋が作れます)


4. 広げ→絞り→深めるで納得感を醸成する

論点・アクションプランの合意において、異なる意見が対立する場合は、如何に納得感を醸成するか?がポイントになります。

納得感の醸成には、網羅的に検討し、複数の答えの中から最適解を導き出した、というプロセスが重要です。そのため、以下のようなステップで議論をしていきましょう。

  1. 広げる…他に検討する視点はないか?この立場だとどうか?制約条件をなくすとどうか?

  2. 絞る…重要なものはなにか?今議論すべきことはどれか?意思決定する軸はなにか?

  3. 深める…より具体に落とすための切り口は?隠れた視点はないか?アウトプット⇄インプット双方の視点で洗い出せてるか?

これらをしていくにあたり、notionのDBやmiroなど、視覚的なツールを用いるのもオススメです。


その他、意識するとよさそうなことをいろいろ書いてみる

  • 賛否が分かれたときには、賛否の対象・理由・背景を意識する

    • 賛否の対象がずれている可能性があるので、そこを確認すると意外と総論は同じ意見だったりする(部分否定の場合に多い)

    • 意見には根拠があるので、その根拠を深掘ると空中戦になりづらい

      • 賛否の理由が別の根拠(論点)にある場合がある。 例えばあるサービスを導入するかどうかを議論しているとき→「費用が高いので反対(費用は予算内か?)」「現場の工数を削減できるので賛成(今の体制で実現できるか?)」

  • 「この議論がどういう場か?」をセットしておくと、発言を促進しやすい

    • 「より多くのアイデアを出したいので、リラックスしてたくさんの意見をお願いします」みたいなアイスブレイクを入れる

  • 何も知らなくても「まずは決め方を決めましょう」と言っておくと賢そうに見える

他にも色々ありそうなので、こんなん意識してるよみたいなのがあれば、ぜひ教えてください😀


参考になったら、ぜひスキ❤️をポチっと押してください。
元気が出ます🐐心の栄養です🌳

Tips系も色々書いてます

そして唐突ですが、私がいるカミナシは全方位的に募集をしています🙋‍♀️

まだそんな興味ないけどカジュアルに話してみたいなという方も、Twitter DMなどで気軽に声をかけてもらえると喜びます🙋‍♀️


この記事が参加している募集

#PMの仕事

1,203件

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか?