ペーパーレス！もう何歩かの取組み！

ペーパーレスは随分と進んできましたよね。
実感するところです。

でも、まだまだ、ペーパーでないと、っていうところもあります。

今晩、ウチのNPO法人の総会があり、それほど深く考えてなかったのですが、
皆さんにご覧いただかないといけない書類を用意していたら、次々とあります！！汗
朝から、プリンターが大回転（笑）
（こんなんも当日の朝にするという、ぼくの恐ろしさ（笑））

「行けたら行く」みたいなメンバーもいるから（笑）
『かもしれない印刷』も多いです（笑）

そこで、ペーパーレスについて、改めて、いま、考えてみました。
（いまかーい（笑））

いや、ほんと、もうちょっとちゃんと考えておけば良かった。

あ、、、
ちょっと誤解があったらイヤなので、言い訳を先にしておきますね。

ぼくは、ペーパーレスは大・大・大賛成です。

まず、資源がもったいない。
地球にとって、大切な、大切な、木を切って紙になります。
紙は絶賛減らしましょう。

ウチの団体では、ちょっと割高になりますが、再生紙を購入・使用しております。

そして、印刷や製本する労力がもったいない。
まさに、今朝がそうですが、せっせと印刷します。
ぼくなんか、そのまま持っていって、メンバーに「配って」とか「綴じて」とか言いますから、並び替えたり、ホチキスどめしたりは、ほとんどしませんが（笑）そんな面倒さがありますよね。

そしてそして、収納する場所がもったいない。
紙で資料をもらったら、なかなか捨てられません。
ぼくなんかはスキャンしてすぐに捨てますが（笑）
データでいただいた方がありがたいですね。万が一、必要となったらキレイにプリントアウトしなおせば良いんですから。
そして、紙より、データの方が、検索しやすいです。
パソコンの中で検索をすると数秒で見つかります。
紙だと大変なのは、皆さんご存知のとおりです。

ということで、言い訳が長くなりましたが、
ぼく自身は、ペーパーレスは大賛成派であり、既にかなり実践している部類だと思います。

ぼくが日頃から感心しているのは、民間の方です。

とある企業の社長さんは、タブレット端末を持っていて、メモもそれでされていて、カッコイイです。
とある大手自動車会社の同級生は、ウチの活動報告書を送るよって言ったら、「ウチの会社はペーパーレスを推進してるので、要らん！データでメールで送ってくれ！」ってハッキリ言われました。要らんって表明するってカッコイイ。

とは言え、
ペーパーで、紙面で見る方が分かりやすいし、インパクトがあるのはたしかです。
まぁ、慣れもありますけどね。

そこで、「もう何歩か」取組みが前進できないだろうか、と考えます。

①会議資料は事前にデータ共有

もちろん、既に行っていますが、より実践的に。
会議資料は、事前に皆さんに送付しておき、紙面じゃないと見れないっていう人は、自分自身で印刷してもらう体制ができると良いですね。
主催側で、かもしれない印刷するのは、結構大変です。
なので、印刷するかどうかも、その参加者に委ねると良いですね。

②その場でプリントアウト

会議などの参加者が、タブレットが無いとか、①の準備してないとかであれば、その場で、ポチッとプリンターのボタンを押して印刷するようにすれば良いかもしれませんね。
「紙面が必要な方は、その場でプリントアウトできますので、少し早めにお越しください」とかにできると良いかもですね。
しかもそこで、紙代・トナー代を請求する！（笑）
昔使ってた小さなプリンターがあるから、これを持ち運べるようにしようかな。
これができると、「かもしれない印刷」は撲滅できます！

③ファイル種別の工夫

これも既に取り組んでいますが、データ展開するときにちょっとした配慮で見やすさが変わります。
ペーパーレスのデータは、スマホでご覧になる人が多いですよね。

ワードやエクセルなんかで送ってこられても、見れなーい、文字化けー、っていう人は多いですよね。
残念なホームページでは、ワードのまま貼っているのもあるほど・・・。

PDFにしてあげると、どなたでも見やすいですよね。
もっと良いのは、jpegなどの写真データにしてあげることかなと思います。
ワードやエクセルからは直接的にはやりにくいですが、パワポからのjpegは、ぼくはよく使っています。

こんな工夫もペーパーレスになると思います。

④クラウドで共有？

最後に、資料を共有するときには、
会社や共用フォルダや、クラウドサーバーを使用できると良いですね。
ウチの団体は、その運用はまだできていないので、今後、考えていきたいなーと思います。

そしたら、メールやLINEで送ったりする手間も省けますし、皆さんがリアルタイムでいつでも最新データを見ることができますよね。

資源、時間、場所、労力の『もったいない』を減らすためのペーパーレス。

『もう何歩か』の取組みを実現すべくアウトプットしてみました。

少しずつ歩みを進めてトライしてみようと思います！！

今日もご覧いただきありがとうございます。
冒頭の面白いイラストは、メイプル楓｜noteさんの作品を使用させていただいています。ありがとうございます。

関連する記事をいくつか貼っておきますね。

＜１年前の”今日”の記事★＞

おぉ！今日の総会の日にふさわしい過去の記事ですね。
ウチの団体のメイン活動そのものです。
令和３年度での取組みを１年前に書いたものです。