#134 リモート会議でのコミュニケーションの取り方

こんばんは。リモートでお仕事で会議が増える中、コミュニケーションを取るのが難しくなってきていませんか？「伝えたいことが伝わりにくい」「通信が途切れて聞こえない」などさまざまな弊害が起きています。私も仕事で突然ミーティングを終了させてしまい恥ずかしい経験をしたこともありました。そうした失敗を重ねるうちにオンラインでのコミュニケーションの取り方がなんとなくわかってきたのでここに書いておきます。もし今なかなかコミュニケーションが取りづらいなという方はぜひ参考にしてみてください。

リモート会議におけるコミュニケーションの課題

・リモート化以降、資料の事前共有、短時間での会議などに変化し運用しているため、雑談の機会も少なくなりコミュニケーションがやや希薄になってきている。
・相手に問いかけや促しをおこなうが、それに対する効果的な返答や反応が伺えない。
・相手のタイプにあわせたコミュニケーションの取り方必要（反応が薄い、表情が読み取れない等）

リモート会議の最大の難点は、相手の反応が分かりづらいこと

相手の反応が分かりづらいと・・・
・ついつい不安になり、話に焦りが出る
・ついつい不安になり、言葉数が多くなり一方通行の状態に陥る
・ついつい不安になり、表情が硬くなる

リモート会議では、議題を正確に伝えるだけでなく、議長（進行役）からの働きかけにより、相手の反応を意図的に引き出すコミュニケーションが求められます。

リモート会議におけるコミュニケーション

①表情はオーバー気味に
受け手（商談者・会議参加者）は、進行役が伝えるメッセージの重要性を「言葉の内容」だけでなく、「口調」、「表情」、「態度」も含めて判断します。内容と表情や態度・口調をしっかり一致させ、画面越しにでも伝わるようオーバーに表現しなければ、特にリモート環境では相手は戸惑ってしまったり、大事なメッセージを逃してしまうのです。

②当事者的に話す
話し方には「第３者的」な話し方と「当事者的」な話し方がある。
相手の「情」を動かすには、協調とアクセント、イントネーションを意識する 、スピード・間 、声質など感情が伝わる話し方（＝当事者的な話し方）を意識することが大切です。

③「伝える」ではなく「投げ掛ける」
進行側で一方的に完結させるのではなく、ポイントポイントで相手に投げ掛けることを意識します。
「〜なので重要です」→「〜なので重要です。皆さんもそう思いませんか？」
「クライアントは〇〇という考えを持っています」→「クライアントは〇〇という考えを持っています。皆さんが逆の立場でもそう思うんじゃないでしょうか？」など。

④考えさせる間をとる
伝えたいメッセージ、大事な案件についてこそ、相手の意識を引きつける。そのために、必要な“間”をつくる。
「〇〇は重要です。詳しく説明します〜」→「この案件は重要です。なぜ重要だと思いますか？（間を取り考えさせる）この後詳しく説明します。」など。

⑤効果的に問いを使う
発言を促す際は、“問いかけ方”と“発言のしやすさ”を工夫する。
問いかけ方→「どう思いますか？ではなく、「〇〇さん、どう思いますか？」
発言のしやすさ→「問いを聞き流していることも考えられるので資料に問いを埋め込んでおく」など。

⑥復習する
NG例→「ここまでのポイントをまとめると〜」など進行役が重要事項を繰り返す。
OK例→「今日の会議の重要なポイントを自分自身の言葉で整理してみてください。」などと問いかけ、会議の参加者に考えてもらう、書き込んだり、話したりしてもらう。

⑦リモートならではの機能を活用する
・チャット機能で意見交換を活性化させる
・投票機能の匿名性を利用して会議の採択をとる
・Q & A機能で個別に質問を集約し回答する。
・ブレイクアウトでグループディスカッションを行うことで会議を活性化させる

いかがでしたか？リモートで会議をする際に気を付けておきたいことや便利な機能をご紹介しました。ぜひ今後の活動のお役に立てればと思います。

次回へつづく