#12 スマートな資料のツクリカタ
こんにちわ
子供たちが春休みに入り、割と元気な状態で暴れまくっているため、在宅業務が全くはかどらない今日この頃。皆様、どうお過ごしでしょうか。
#勝手に部屋に入ってきて隠れるな #イライラする前にハイボール飲んだる
✅「心に残る言葉」という発明品
最近、既存サービスの機能追加のリリースを実施したのですが、見る側が興味を持つ言葉や表現というものに対して久しぶりに悩みました。
興味を持って頂くために「刺さる言葉を簡潔に伝える」のって、なかなか難しいんですよね。。。
「利用者」と「作り手」の思いの両方をくみ取りながら、１人でも多くのお客様に届くように表現していく技術、、ほんとにむずい(><)
経験したことが無いのでわからない方々もいらっしゃるかもしれません。
例えば、自分が働いている会社を知らない方に「１フレーズでお伝えする」キャッチフレーズを考えてもらえればと思います。
多分ですけど、考えはじめて数分で脳みそ崩壊するかと思いますｗｗ
マクドナルド：「i’m lovin’ it」
タワーレコード：「NO MUSIC NO LIFE」
企業カラーと市場に伝えたい意図を一発で意識させるワードとブランディングのセンスの塊。すげーなと思います。
中でも私が一番好きなのが、
ロッテ：「お口の恋人」
どの世代でも企業方針を理解できて、かつキャッチー。鳥肌もんです。
どうやったら、こんなスーパーなフレーズが生まれてくるんだろうか。
自分のインスピーレーションの乏しさにちょっと凹みます。
#ないものねだり #「お口の愛人」だと意味深になる
さて、そんな感じで、今回は、どの役割でも必ず必要となるスキル。
「心に残る資料のスマートな作り方」
を、私なりにお伝えできればと思います。
✅人にわかりやすく伝える
最近はコロナ事情でめっきり減りましたが、ここ数年は年間4-5本の講演（登壇）をさせて頂いておりました。人数は数十人もあれば数百人もあり、様々です。
私の経験の中で、プレゼンテーションを実施するにあたり最も大事だと考えているが、「聞かせたい人(Target)にきちんと理解してもらうこと」
日常の業務で使う資料も同じ。
「中身を理解しているプロジェクトメンバーとの説明で使うもの」
「概要のみを見ている経営陣に説明するもの」
この二つでは、説明する内容が全く違ってきますよね。
相手の立場と思いを想像し、やみくもに説明資料をつくるのではなく、的を絞ってスマートに作っていく事がポイントなのです。
相手側の見る視点と状況を把握しながら想像を働かせ、「短い時間と洗練された情報でINPUTする」説明シナリオを心掛ける。
この部分を洗練させていくと、求めらている情報を理解してもらえるシナリオを作る事ができ、そこに必要なタスクや作業も見違えるほど効率化できたりします。
#さあ、みんなでやってみよぉー
✅"作業"に時間をかけちゃダメ
ちょっと余談なのですが、、、
２年ほど前のある日のこと、翌日に講演を控えていた私は、あまりにも忙しすぎてストーリーも中身もまったく手がついていない状況でした。
移動中の新幹線(2時間程度)でスケッチブックに数枚の小汚い絵と説明を描き、「こんなことをこんな感じで言いたいので2-3枚イメージを描いてほしい」とマーケの担当者に無茶ぶりして、残りの移動時間を眠りにつきました。
そして、会社に戻ってから3時間程度の共同作業を得て、翌日の講演を無事にやり切ったことがあります。
#セルフコントロールに課題あり #無理難題を時々言う男
なんでこんな事ができたのか？
もちろん優秀な担当者と一緒に取進めたからでもあるのですが、
・「確実に伝える」というロジック
・「わかりやすく伝える」という視覚的な情報
を分担したからだと思います。
最初から作成作業をしながら資料を作り上げるって、結構いますよね。
最終成果物は非常にきれいにまとまっているのですが、過程の資料が乱れている人。（ロジックが刃こぼれしているケースも多いです）
実は、私も最初はこの部類だったのですが、まあ言いたいこともまとまらないですし、何より効率が悪い。
資料作成に2-3日かかる事もまれにありました。。。
この非効率から脱却するためにも、
「必要な情報とシナリオは事前に定義したうえで作業に入る。」
を忘れない様にい取り組んでほしいのです。
#最初からパワポとにらめっこした時点で負け戦
✅では、どうやってるの？
ここからは私なりの、資料作成のプロセスをお伝えします。
完全に我流ですので、責任は取れません（(笑
参考にならない部分は自分なりにカスタマイズして自分のモノにしてみてくださいー。
① 作成計画策定
どの様なストーリーでどんな情報を差し込んでいくのか、ニーズを前提に伝えるために必要な要素を洗い出します。
この時点では、「こんな感じで進めよう」というアウトラインが出来ていればOKです。
また、資料FIXまでのスケジュールと関わるメンバーの選定もここで確定させます。
② シナリオ / 目次作成
受け手をイメージして、どのような要素と進め方で資料を作るかを決めます。
大事なのは、
・全体を通じて言いたいことは何なのか？
・そこを裏付けるために説明が必要な情報は何なのか？
です。
簡単な２行の目次と概要の表が出来上がるイメージです。
③ ストーリボード作成
目次に対して、どのような内容とイメージの情報をINPUTしていくかを決めて行きます。
この段階で重要なのは、
「ページ１枚単位で一文で言いたいことを定義する」
です。
あーだこーだ、資料に盛り込んでも受け手には理解されない事が多いです。
なので、「必ずここだけは伝えるという意思」を各ページに埋め込む見ます。
そして、各ページに必要な情報の深堀や、担当者のアサインを実施していきます。
以下の様なフレームワークを使ったりしています。
一応、言っておきますが、ここまで出来ていない状態で、資料作成の作業に入っちゃダメです。というか無駄ですので、お気を付けを。
④ 資料作成
ここでやっと資料作成作業に入ります。
中身の作り方についてはそれぞれありますので、ここでは言及しませんが、「経験あるのみ」とだけ言っておきます(笑
絵心が無い私でも、継続しているうちにイメージとして人に伝えられる資料を作れるようになりました。
最初はイライラするとは思いますが、気長にチャレンジしてみてください。
#全力で応援する ！
そして、ここでも
「ページ１枚単位で一文で言いたいことを定義する」
を忘れない様に。
情報だけで意思のない資料に何の魅力もないです。
実際説明する時にも迫力が無くなってしまうのです。
⑤ 見直し・レビュー
相手のレベルにあっている資料になっているかどうか。をここできっちり見ます。
聞き手は自分が理解できない言葉が２つ以上出てくると、話についてこなくなる傾向があります。
それまでのストーリーで理解できる状態になっているか？
簡単な言葉に言い換えができているか？
見直すことも非常に重要です。
そして、最後に複数の関係者がいれば、有識者でのチェックを実施して完了となります。
✅毎日の会議や会話で常にプレゼンの意識を
資料作成ってある程度の役職にならないとスキルが延びない（機会がない）と思っている方々も大勢いるかと思いますが、そんなことはありません。
毎日、仕事をしてる中で説明する状況があるかと思います。
これらの機会をうまく利用し、少しでも相手に簡潔に伝わる工夫と努力を継続していく事により、全員の理解と時間の効率化を進める事が出来ると考えています。
日々成長。頑張っていきましょう。
ではでは。
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