プロジェクトマネージャーが作ったタスク管理ツールが使いやすい7つの理由
Repsona LLCの@GussieTechです。ガントチャートとカンバンを同時に使えてしかも無料の理想的なプロジェクト管理ツールを作っています。
数百万から億単位まで、様々なプロジェクトマネジメントを経験してきました。たくさん失敗をして、多くを学びました。そして、結局のところ「ツールを入れさえすれば解決できる問題」なんてほとんどないんですが、でもいいツールはチームにいい影響を与えますよね。
あの有名プロジェクト管理ツールを使い倒し、もっとこうならいいのに、これだけあれば十分なのに、という思いを、Repsonaの開発にとことん注ぎ込みました。僕にとっては理想のツール。その使いやすい理由をあげていきます。
動作が軽い
絶対に外せないのがこれ。なぜ、あの重くてわかりにくくて全部できるツールを使えば「これで全部できるじゃん！」と思えるのか不思議。確かに全部できるけれども。
プロマネは、とにかく忙しい。プロジェクト管理ツールの画面を表示するための数秒が蓄積して、チケットの更新をするための累積時間がものすごい時間になる。画面1つ表示するのに2秒かかってたものが1秒になるだけで、8時間の仕事が4時間に短縮できる、くらいの影響がでます。
サックサクなんです
リスト、ガントチャート、カンバンを行き来できる
タスクは、
・一覧で並び替えて、親子関係など調整して
・ガントチャートに切り替えて、計画線を引いて
・カンバンに切り替えて、俯瞰して状況確認して
管理していきたい。
これは僕独特の変わったスタイルだとは思わないんですが、なぜか意外にもこの体感でタスクを管理できるツールって案外ないんです（アドオンとかプラグインとかパワーアップとかで、できるようになるんですけども）。アドオンで自分流に組み立てるのではなく、デフォルトで自然な体感を提供したいと思っています。
ベータ版のフィードバックで「これを探し求めていたんだよ！」という声を多くいただいています。
これを探し求めていた
ステータス、担当者、ボールでカンバンを切り替えできる
カンバンでToDo、Doing、Doneというのはよくやる方法ですが、同じくカンバンで人単位でも見たくなるんですよね。人単位で見る場合は、ToDoかDoingかというのはあまり関係なくて、タスクがどれくらい特定の人に偏ってるかを見たい。
これを他のカンバンサービスでやろうとすると、ステータス単位か、担当者単位かを選ぶ、または、担当者ごとにステータスも作る感じになる。
AさんのTodo、BさんのTodo・・微妙だ
実際のイメージはこんな感じ
これを、ステータス単位、人単位で表示する軸を切り替えられるようにしました。
ボール保持者という考え方
このツールを作るときに気にしたことのひとつに「責任の所在を明確にしたい」というのがありました。ツール上の担当者をころころ変える運用は、責任の所在がわかりにくくなる。しかし、実態としては「ボールを受け渡している」ことに気づきました。
そこで、ボールという考え方を取り入れました。
画面上に「ボール」ってメニューがなんの説明もなくあるんですが、意外にも、これに対するツッコミは一件もありませんでした。担当者とボールを分けるのが、実は直感的で自然だったということだと思っています。
無限階層で親子をサクサク並び替えて変更できる
タスク化する粒度というのはとても難しいです。「やり始めてみると意外にこのタスクは大きい、分割したい」ということもあります。分割すると分担しやすくなります。
ストーリーやエピックなどの考え方がありますが、実際それがストーリーなのかエピックなのか、親タスクなのかサブタスクなのかって、明確な定義があるわけではありません（定義する必要もありません）。
会話をわかりやすくするために適当な粒度のタスクにエピックと名付けるのはいいですが、書いているときに、さーこれはエピックだな、だからその下にストーリー作って、タスク作ってサブタスク作るんだ。って、なかなかそんなキレイにいきません。
概念的にはキレイな階層構造だが
実際はバラバラ。ストーリーがそのままタスクになったりもする。
なので、無限階層で自由にタスクを洗い出し、自由に並び替えて親子関係を作り、グルーピングすればいいと思いました。
親子とは別の軸でマイルストーンを置ける
計画線というのは、直感的には以下の絵のようになりそうですが、マイルストーンが親タスクの締め切りであるとは限りません。
マイルストーンは「リリース日」などがそれに当たると思います。つまり、親子関係次第では、こういう形になるんですね。
タスクの階層の設定は自由ですが、それとは別の切り口でマイルストーンを設定できるようにする必要があると考えました。マイルストーンでタスクをグルーピングすることで、ガントチャートに締め切りの線が引かれるようになっています。
情報共有のためのツールが一体化している
別のツールを併用しているというのがよくある話かと思います。
情報共有ツールも一体化し、タスク管理と同じ体感で管理できるようにしたかった。これは「タスクの遂行とノウハウ蓄積は同時進行」だと思っているからです。
プロジェクト内や社内の情報共有が促進されるコツは「カジュアルに書く」「整理する」「捨てる」。これをしっかり実行するためには、動作が軽いこと、階層の変更が簡単であることが必須です。ツールが重くて、構造変更が複雑だったり時間がかかると、腰、重いですよね。そうすると書かれない、整理されない、捨てられない、情報共有が進まない。
はやい軽い、サクサク変更
まとめ
・動作が軽い
・リスト、ガントチャート、カンバンを行き来できる
・ステータス、担当者、ボールでカンバンを切り替えできる
・ボール保持者という考え方
・無限階層で親子をサクサク並び替えて変更できる
・親子とは別の軸でマイルストーンを置ける
・情報共有のためのツールが一体化している
さらに、人が中心であるという点が、他のツールと決定的に違うところなんですが、長くなってきたので、別の記事で書きたいと思います。
おもしろそうだなと思っていただけた方、ぜひお試しください。
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