発達障害の私が実践するミスなく簡潔にメール書くための秘訣

2021年12月24日 20:54

誰かにメールを送らなければいけないのに、メールを書くと長文になってしまったり、要点がまとまらないという経験はないでしょうか。

簡単に言えば『木を見て森を見ず』というような特徴が発達障害にはあるため、こういう全体を見て要点をまとめることを難しく感じたり、またメールを書き上がる前に誤送信してしまうなどミスをしてしまうなどメールに関する問題を抱える方は多いかもしれません。

今回はこのような問題を解決できる簡単な方法を紹介します

メールは表題から書く

メールを上から順に(1)送信先　(2)CC と入力している方もいらしゃるのではないでしょうか。しかしこれは誤送信の原因になります。

間違えてクリックしたり、エンターキーを連続で押したらメールが送られてしまったりというミスを防ぐにはまずは表題から入力しましょう。

表題には自分が後から検索をかけてメールを探しやすいようにキーワードを入れましょう。

例えば「見積もり依頼」と表題に入れていれば、検索した時に「見積もり依頼」とは入っているメールだけを後で見つけることができます。

また、表題というのは「私は〜について話します。」という話題設定です。

川端康成の小説で『雪国』という作品があります。『雪国』という題名なのに「今年の夏は暑かった」だとか「今年は何処そこの避暑地に行った」というような話を永遠にされたら、なぜ「雪国」なのかと思うことでしょう。

ですので、表題を書く際には何について相手に伝えるのかということに明確に意識してをしておきましょう。そうすると本文を書く時により悩まなくて済みます。

「ひとつのテクストにはひとつのメッセージ」というのが文書を書くときの基本です。それは論文を書く際にも、メールの本文を書く際にも同じことです。

メールを書く際のメッセージとは表題の内容についてです。表題であなたは「〜について話します。」と宣言しているので、その件についてしか話してはいけません。先程、表題を意識しましょうと述べたのはそのためです。

またメールの本文を書く際には、表題についての内容でも相手の行動に影響を及ぼさない内容は本質情報ではないのでいりません。

例を挙げて説明しましょう。次のようなメールがあったとします。

「お疲れ様です。今日上司に〇〇の書類の内容確認していただき、印をいただきました。それを今日の2時ごろに部長の机に置いておきましたので内容の確認の程、よろしくお願いいたします。」

部長にとっては「書類の内容の確認をすること」のみが自分の行動に影響することなので次のように省略可能です。

「お疲れ様です。〇〇の書類を机の上に置いておきました。内容の確認の程、よろしくお願いします。」

このように「相手の行動に影響を及ぼすかどうか」で必要な文章か、それともいらない文章なのかを判断して文章を切っていきましょう。詳細を聞きたい場合には相手から質問が返ってくるので安心して剪定しましょう。

発達障害をお持ちの方は文頭や結びをどのように書けば良いか悩むのではないでしょうか。要点を単刀直入に書ければ良いですが、礼儀上そういうわけにもいかないケースが多いですよね。

そういうときには「パターン化」をしましょう。ポイントは「感謝する」「謙る」「詫びる」で本文を挟むことです。

文頭

・〇〇様　お疲れ様です。先日はありがとうございました。表題の件に関して----

・〇〇様　お世話になっております。表題の件に関して----

結び

・内容の確認の程、よろしくお願い致します。

・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

・お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い致します。

これを本題の文章に挟めば、考えることは簡潔に要点を書くことに集中できます。

ひとつのテキストにはひとつのメッセージというのが基本ですが、どうしても２つの事柄を伝えたいことがありますよね。

そういうときの例外処理として追伸があります。ですが、あくまで追伸は例外処理ですので、使わない方がベストだと思います。また、追伸を使う場合は長くとも２〜３行ほどで用件が終わることのみに使いましょう。

もし、用件が長くなる場合にはもう一通メールを送るのがベストです。

今回の要点をまとめましょう。

・メールは表題から書く

・ひとつのメールにはひとつのメッセージ

・文頭・文末はパターン化

・どうしても2つ伝えたいことがある場合は追伸

これを押さえておけば、メールが長文になってしまったり、要点が定まらないことがなくなっていくと思います。

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