よい会議のコツはWHYの質問をやめること

こんにちは！今日は、最近の社内会議でのちょっとした気づきをシェアしたいと思います。管理部門との会議だったんですが、ちょっとした工夫で会議がうまく進んだので、そのポイントをまとめてみます。

最初に、会議でのやりとりを少しお話ししますね。会議中、私は相手の発言に集中しつつ、「なぜ」から始まる質問をしないように心がけました。どうしてかって？「なぜ」とか「どうして」って、相手を防衛的にしちゃうんですよね。だから、一呼吸置いて、別の言い方を考えるようにしました。

会議の最後には、担当者が「次回は今日の内容を整理して持ってきます」と言ってくれました。管理部門が責任を持つことになったので、ひとまず安心。Google Meetの画面に事業部長からの👍が出て、「よし、今日はうまくいったな」と思いました。

この会議では、微妙な問題について話し合っていたんですけど、冒頭から緊張感が漂っていました。でも、結果的に相手部門の担当者がオーナーシップを持ち、力強く発言してくれたことで、こちらも満足できました。

会議を円滑に進めるコツ

ここで気づいたのは、会議をうまく進めるためのコツ。ポイントは、「なぜ」や「どうして」を使わずに、相手の話をじっくり聴いて、ブレインストーミングをサポートすること。これによって、相手も主体的に問題に向き合ってくれるんです。

昔の私は、何か疑問があるとすぐに「どうして？」って訊いていました。新卒で働き始めたころからの癖で、何も考えずに「なぜ」を連発してたんですよね。でも、今思えば、それって相手をちょっと構えさせてしまうんですよね。これに気づいてからは、「どうして」や「なぜ」を避けて、「これにはどんな影響があると思いますか？」なんて質問に変えてみることにしました。

「他にありますか？」の魔法

もう一つ、すごく効果的だったのが「他にありますか？」という魔法のフレーズ。会議中にこれを繰り返して、相手に主体的に考えてもらうようにすると、驚くほど話が進みます。

たとえ答えが分かっていると思っていても、「まだ何かありますか？」と訊くことで、相手の視野が広がるんです。限られた時間の中で、もう答えが出ているのに「まだある？」って訊くのって、面白い効果があります。

意識を変えてみる

今回の会議では、相手に主導権を委ねてみました。正直、最初は不安でした。相手に任せることで、本当に結論が出るのか不安だったんです。でも、会議が終わって、担当者から信頼を感じることができて、「この方法で良かった」と思えました。

まとめ

この記事を読んでくれているあなたも、ぜひ試してみてください。「なぜ」や「どうして」を少し控えて、「他にありますか？」と問いかけるだけで、コミュニケーションがぐっとスムーズになりますよ。ビジネスだけでなく、日常生活や子育てでも使えるテクニックです。ぜひ試して、新たな発見を楽しんでくださいね！