【仕事】PMOの３段階のレベルを説明

（このNOTEは3分で読めます。約2,500文字）
PMOという仕事をご存じでしょうか。PMOはProject Management Officeの略でプロジェクトの管理を行う仕事です。例えば、進捗管理や課題管理、ToDo管理を行ったり、議事録や資料作成を行ったりします。プロジェクト上の問題が発生した場合には、問題分析を行い対策を立てることもあります。

新卒入社した会社で初めて行った仕事がPMOでした。新卒入社した会社には３年と少しの期間在籍していましたが、ほとんどPMOという仕事をしていました。

転職先の２社目の会社で参画している案件でもPMOをしているので、ベテラン社員にはかなわないかもしれませんが、ある程度PMOについて分かってくるようになりました。

そして、最近になってようやくPMOには３段階のレベルがあるということが分かりました。このNOTEでは、私がPMOをやっていく中で分かったPMOの３段階のレベルについて書きます。

※『PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）などの資格を持っている』といった資格の話ではありません。

✅１、PMOとは

PMOとは、Project Management Officeの略です。案件によって実施する内容は異なりますが、進捗管理・課題管理・ToDo管理をはじめとした管理系の業務から、必要に応じてプロジェクト内のコミュニケーションルールの作成など、実施する内容は多岐にわたります。議事録作成や日程調整などの雑務もPMOの仕事の1つでもあります。

『PMOが何をやっているか』ということを説明するだけでもかなりの文量になるかと思います。このNOTEでは、ざっくり、プロジェクトマネージャーと一緒にプロジェクト管理を行ったり、雑務をしている人だと捉えていただければ十分です。

PMOについて書かれた記事はあふれるほどありますので、気になる方はググってみてください。

さて、次項からPMOの３つのレベルについて書いていきます。ポイントは、『過去』『現在』『未来』の時間軸です。時間軸で考えていくとPMOのレベルは３つの段階に分けられるのではないかと考えています。

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✅２、レベル１：『現在』→言われたことをやる

レベル１は、PMOとして指示された業務ができるようになることです。時間軸としては『未来』や『過去』は関係なく、『現在』にだけ目を向けて仕事をしている状態です。

具体的には、課題の集計や期日のリマインド、議事録作成などPM（プロジェクトマネージャー）や先輩に与えられたタスクを実施するレベルです。

誰しもがレベル１から始まります。そして、言われたことができるようになった次のレベルが『現在』と『過去』から対策を立てることができるレベル２です。

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✅３、レベル２：『現在』＋『過去』＋『未来』→対策を立てることができる

レベル２では、対策がキーワードになります。プロジェクトはトラブルが当たり前のように発生します。決められた通りのスケジュールで問題なくプロジェクトが進行していればPMOはそもそも不要です。何かしらのトラブルがあるからこそPMOが必要になるのです。（単純にプロジェクトの規模が大きくなれば管理コストがかかりPMOが必要になる場合もありますが。）

時間軸としては『現在』と『過去』と『未来』が関わります。『現在』問題が発生している。その原因を『過去』から考える。原因を特定後、『未来』では何をすればいいか対策を立てる。

これが適切にできるようになるとPMOとしてレベル２の状態を達成しているように思います。

さて、レベル２まではPMOとして及第点です。レベル２までできているPMOは実際多いです。PMOとして１人前だなと思うのはレベル３になってからだと私は思います。

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✅４、レベル３：『現在』＋『未来』→予防することができる

レベル３は、『現在』の状況から『未来』ではどんなことが問題として発生する可能性があるか予測し、あらかじめ予防できるようになる状態です。レベル３では、予防がキーワードになります。

レベル１、レベル２まではどちらかというと外部要因で行動を起こします。レベル１では、誰かに言われたことを起源に行動を起こしました。レベル２では、トラブル発生を起源に対策を立て始めます。

レベル３はそういった外部要因で行動を起こすのではなく、自らが起源となって行動をします。

例えば、スケジュール遅延によるリスケジュールについて考えます。レベル２では、スケジュール遅延が発生してからその原因を分析し対策を考えていきます。原因分析と対策がしっかりできていればリスケジュール後の計画は上手くいくはずです。

しかし、リスケジュールしたという結果は残ってしまいます。つまりマイナスが発生しているのです。

レベル３のPMOは、『現在』の状況から今後どういった問題が発生するかを予測し、事前に予防策を実行します。『未来』のマイナスを想定し、『現在』を変化させるのです。

ちなみに余談ですが、レベル２の方が評価されるパラドクスがあります。なぜなら、レベル２の場合は結果が生じてから対策を実行しているため外部からその様子が見えるからです。対して、レベル３は予防した結果、上手くいけばなにも発生しないため外部からはその有効性がなかなか見えらいのです。

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✅５、まとめ

私の経験からPMOを３段階のレベルに分けて考えてみました。PMOはどちらかというと裏方のようなイメージがあり、面白くないというイメージがあるかもしれません。

しかし、レベル３の状態になると自らが行動を起こして『○○という問題が発生する可能性が高いため、今から××という方法に切り替えましょう。』と提案していけるので、攻めのPMOができて面白いと思います。

私がレベル３に気づいただけで、もしかしたらレベル４以降も今後仕事をしていく中で気づくかもしれません。皆さんもレベル４以降があればぜひコメント欄で教えてください。

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最後まで読んでいただきありがとうございました。