マニュアル作成に向いているのは、Word, Excel, PowerPointのどれ？
マニュアルを作成するためのツールは世の中様々なものがありますが、低コストで気軽に作り始めるなら、Word、Excel、PowerPointのうちどれかを使うケースが多いと思います。
しかし、いざマニュアル作成に着手しようとして、
「そう言えば・・・マニュアルを作るのにどのOfficeツールを使ったら良いんだろう？」
「社内にある他のマニュアルはExcelが多いから、とりあえずExcelで作っておけば大丈夫かな」
・・・と、どのOfficeツールがマニュアル作りに適しているか、判断に迷ったことはありませんか？
そこで今回は、それぞれWord、Excel、PowerPointでマニュアルを作成するメリットを整理していきます。
各Officeツール特有のメリットを踏まえ、それぞれの目的に沿ったツール選びにお役立てください！
※今回の内容は、以下記事の抜粋になっています。完全版はこちらから↓
１．Wordを使うメリット
マニュアルをWordで作成するメリットは、主に以下4つになります。
(1) 誤字脱字や文法エラーの自動チェック機能がある
(2) スタイル設定が簡単にできる
(3) 目次の自動作成ができる
(4) 印刷がしやすい
それぞれ順番に見ていきましょう。
(1) 誤字脱字や文法エラーの自動チェック機能がある
Wordには「文章校正機能」が付いており、誤字脱字はもちろんのこと、表現のおかしな日本語が無いか、自動でチェックすることができます。
Wordの代表的な文章校正機能は次のようになっています。
・赤い波線：誤字脱字
・青い二重線：表記ゆれ（「サーバー」と「サーバ」 など）
・青い二重線：文法エラー
> 「座ってる」・・・「い」抜き
> 「食べれる」・・・「ら」抜き
> 「よく飲んだり歩きます」・・・「～たり」は繰り返して使う
> 「各部署ごとに」・・・「各」と「ごと」で意味が重複している など
(2) スタイル設定が簡単にできる
Wordでは、タイトル、見出し、段落、リストに適用されるスタイルの書式設定（フォントサイズ、色、テキストのインデントなど）をボタン1つで簡単に変更することができます。
スタイル設定を適用することで、文章の区切りが明確になって非常に読みやすいマニュアルが仕上がります。
(3) 目次の自動作成ができる
Word最大のメリットは、何といっても「目次の自動作成機能」でしょう。
スタイルで見出しを設定しておくと、ボタン1つ押せばWord側で勝手に目次を作ってくれます。
目次があると、読みたい箇所へすぐにジャンプできるためマニュアルを活用しやすくなりますし、もしマニュアルの中身が変更されたとしても、最新のページに合わせて目次を自動的に更新することができます。
(4) 印刷がしやすい
Wordでは、基本的に画面上で見えている状態とプリントアウトした状態が同じになるため、Excelほど印刷範囲を細かく気にする必要がありません。
特に、PCやスマートフォンにWordが入っておらず、画面からマニュアルを参照したくてもできない場合に、すぐに紙に印刷することができるため便利です。
２．Excelを使うメリット
マニュアルをExcelで作成するメリットは、主に以下4つになります。
(1) 関数を用いたデータの取り扱いが簡単
(2) 図形や画像を簡単に挿入できる
(3) 表の先頭行や先頭列を固定できる
(4) 1つのファイルに複数のシートを入れられる
それぞれ順番に見ていきましょう。
(1) 関数を用いたデータの取り扱いが簡単
Excelは「表計算ソフト」という名の通り、作成した表（データ）をもとにグラフを作成したり、関数を用いて自動計算を行ったりすることができます。
そのため、売上や在庫、顧客データの集計など、データを取り扱う場面が多いマニュアルに向いています。
(2) 図形や画像を簡単に挿入できる
Excelでは、矢印・吹き出しなどの図形や、PC画面のスクリーンショットといった画像を、任意の場所へ自由に挿入することができます。
読みやすいマニュアル作りには、イラストや画像、図形、表、グラフの挿入が欠かせません。
(3) 表の先頭行や先頭列を固定できる
縦方向や横方向に長い表を作成した際に、表をスクロールすると見出し行や列が画面上から見えなくなって不便に感じたことはありませんか？
Excelには、スクロールしても見出し項目を画面上に常に表示しておける「ウィンドウ枠の固定」という機能が付いており、ノートPCのような小さなディスプレイでも、効率的に作業を進めることができます。
(4) 1つのファイルに複数のシートを入れられる
Excelの大きな特徴の1つとして、単一ファイルの中に複数のシートを作成できる点があります。
作業工程ごとにシート分けを行うことで、マニュアルを作成する側としては情報の整理がしやすくなりますし、読者にとっても参照すべき部分の見当をつけやすくなります。
３．PowerPointを使うメリット
マニュアルをPowerPointで作成するメリットは、主に以下3つになります。
(1) 視覚的に分かりやすいコンテンツを作れる
(2) ページの構成が比較的自由に決められる
(3) 内容をコンパクトにまとめやすい
それぞれ順番に見ていきましょう。
(1) 視覚的に分かりやすいコンテンツを作れる
PowerPointは本来プレゼンテーション用のツールであることから、図表やグラフ、画像などを簡単に挿入し、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成することができます。
特に、文字だけではどうしても伝えにくい内容について、図や画像を使って表現したい場合には、絶大な効果を発揮します。
(2) ページの構成が比較的自由に決められる
PowerPointはスライド形式で、ページの追加・削除や順番の入れ替えを比較的自由に行える点が特徴です。
1ページをまるまる差し替えるといった対応も簡単に行えるため、マニュアルの運用開始後に内容の変更がしやすいというメリットがあります。
(3) 内容をコンパクトにまとめやすい
PowerPointは、スライド1枚あたりの大きさに制限があるため、あれもこれもと要素を詰め込んで情報量が多くなると、かえって読み手の負担が増えてスムーズな理解を妨げてしまいます。
逆に言えば、スライドに上下左右のサイズ制限があるからこそ、徹底して情報を絞り込みやすく、読み手に要点が伝わりやすいマニュアルを作成できるといえます。
まとめ
ここまで、Word、Excel、PowerPointでマニュアルを作成するメリットをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
目次を自動作成してマニュアル内の検索性を上げたいならWord
図形・画像・表・グラフ等を挿入して自由にカスタマイズしたいならExcel
情報を絞ってできるだけコンパクトにまとめたいならPowerPoint
がおすすですよ！
※今回の内容は、以下記事の抜粋になっています。完全版はこちらから↓
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