導入事例こぼれ話「素朴な疑問が気付きを生む」
2023年2月にBYARDを導入し、月次決算や給与計算などの業務の「可視化」と「属人化解消」を実現されたヒトカラメディア様。
今回は導入事例インタビューのこぼれ話として、BYARD導入の効果を実感いただくまでの4カ月にどのような取り組みが行われたのかをご紹介します。
導入事例インタビューの本編はこちらです👇
BYARDの導入前。ヒトカラメディアさんの管理部門では「属人化の解消」が最優先の課題となっていました。
管理部門の立ち上げをたった一人で行ってきたCFOから、業務を引き継ぎ、チームとして回せる体制を作らねばならない —— しかし、そのためにはいくつか乗り越えるべき課題がありました。
どの業務が・どうやって回っているのかはCFOの頭の中にしかなく、マニュアルとしてつかえるものは簡易なチェックリストしかありません。まだ経験が浅いメンバーも複数おり、育成も同時に行う必要があります。
そして何よりも、会社運営の基盤である管理部門業務はストップさせるわけにはいきません。マニュアル作成やメンバー育成を行いつつ通常の業務も滞りなく回しながら、さらに、新しい体制づくりも同時並行で進める必要があったのです。
このような状況から、どうやって4カ月で改善効果を実感するに至ったのか —— そこには3つのポイントがありました。
ポイント1. 振り返りで業務理解を深める
ヒトカラメディアさんでは、毎月「振り返りミーティング」を実施しています。BYARDの運用当初から、関係者の数がもっとも多い“月次決算”の業務について、
①月次決算の業務そのものについての気付き
②月次決算をBYARDで運用する上での気付き
…という2つの軸でディスカッションを行い、業務を処理する上で前回と比べ良くなった部分はどこか、現在の運用ではどんな課題があり、次月（来月）に向けてどう改善できるかという振り返りを、チーム全員で行っています。
BYARDを使って「日々の業務の実践」と「振り返り」を繰り返すことで、経験の浅いメンバーでも業務の理解を深めていくことができたのです。
ポイント2. 走りながら少しずつ積み上げる
メンバーがディスカッションすることは「業務理解」だけに留まらない効果もありました。それは、マネジャーではなくチームメンバーが主体となって業務の改善が進められたことです。
一般的に、チームメンバーに業務の指導をするときには、マネジャーがマニュアルを作って配布することが多いのではないかと思います。
しかし、マニュアルを作るには手間がかかりますし、マネジャーが現場の業務を隅々まで把握できているとは限りません。実際の業務状況によっては、マニュアルには書かれていない臨機応変な対応をしなければならない場合もあります。
そこで、BYARDを使い始めた最初の段階では、まずはいったん「雑」な状態でもいいので業務を書き出し、日々の業務で見えたポイントや注意点は振り返りミーティングを活用してBYARDに追記するようにしたのです。
最初から完璧なマニュアルを作ろうとするのではなく、実際に業務を走らせながらBYARDに書く→実際に業務を回す→振り返りで気づいた点をBYARDに書く…というブラッシュアップを積み重なることで、前月よりも当月、当月よりも来月と、少しずつ、しかし着実に、業務の改善が進んでいきました。
ポイント3. 第三者からの視点を入れる
行動心理学には「ウィンザー効果」というものがあります。直接の利害関係がない第三者による情報は、当事者が直接伝えた情報よりも信頼性を得やすい、という心理的効果のことです。
毎回の振り返りミーティングには、BYARDのカスタマーサクセス担当がアドバイザーとして出席しています。
アドバイザーは実際に業務に携わっていないので、実際の業務がどうなっているのか細かく把握できているわけではありません。
しかし、把握できていないからこそ、「他の会社はこうやってやっているが、なぜ、わざわざ違うやり方をしているのか」という視点で、業務をフラットな目線で俯瞰したり、これまでの取り組みと比べての変化を発見することができます。
分からないからこそ、疑問に思う —— 社外の第三者だからこそ抱くことができる「素朴な疑問」によって、自分たちだけでは気づくことができない改善ポイントを発見することができたのです。
また、マネジャーから指示されたことに対しメンバーの側から疑問をぶつけることはなかなか難しいものですが、上下関係のないアドバイザーの立場からの忌憚のない意見は、マネジャー側にとっても新たな気付きがあったそうです。
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BYARDを使えば、ストリーム（＝実際の業務の流れ）のうえで日々の業務を進捗管理でき、業務とひもづけて記録を残せます。
そして、気付きを生かしてストリームをブラッシュアップすることで、次回の業務を効率化するという改善するサイクルを自然に回すことができます。
BYARDでは、ツールを導入いただいた後はカスタマーサクセスチームがお客様ごとに業務の整理や棚卸し、ストリームの構築や実業務への定着まで、しっかりと伴走させていただきます。
「業務が属人化してしまっている」
「改善を行いたいが、どう整理すればいいのか分からない」
「情報の共有や、業務の引継ぎで悩んでいる」
という方は、ぜひ以下のページよりご相談ください。
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