コロナ禍でも中止しない！泣けるオンライン内定式の裏側
バレットグループ・人事部の馬島です。
10月は各企業で内定式が行われる時期で、そろそろ準備をしている担当者も多いのではないでしょうか。弊社も同じく10月1日に2022年卒の内定式が予定されています。
昨今、新型コロナウイルスの影響により多くのイベントが中止となり、コンサートやスポーツイベントのみならず、企業活動にも大きな影響を与えています。弊社でも昨年に「内定式を中止するべきである」という意見があがりました。それでも、あえて実施に踏み切った理由やその裏側についてお伝えします。
内定式実施に至った社員の想い
バレットグループでは2016年から新卒採用を開始し、6年目となる21年卒の内定者は17名となりました。昨今の時流を鑑みて、内定式を中止することは簡単なことです。ただ、今までの内定者にやってあげれたことが「コロナ禍だから」の一言で諦めることがどうしてもできませんでした。
中止すべきか否か問われた時、「オンラインでも実施しよう。今までの内定式と変わらない、むしろオンラインだからこそできる内定式があるのではないか？」という発言に一同合意しました。
ただ、当時はオンラインで内定式を実施する事例は耳にしたことがなく、何をすれば今までと変わらない体験を提供できるのか。また、オンラインだからこそできる内定式になるのか。みんなでアイデアを出し合って、検討に検討を重ねました。その一部を紹介します。
1. オンラインでも伝えられる歓迎の気持ち
ページ上部にもある【2021年度 オンライン内定式】の横断幕、お気づきでしょうか？
実はこれ、手書きなのです。デザインチームのメンバーが「内定者、関わる全ての人に喜んでもらいたい」と限られた時間の中で作成しました。
この日だけの横断幕… この日のための横断幕…。社員の想いが詰まっています。
2. 密回避でも内定者との距離を縮めるコンテンツ
今回のオンライン内定式、会場には役員と司会進行・配信のために必要な人員のみが集まり開催しました。
そのため、内定者と社員の顔合わせが出来ません。これでは今までの内定式とは異なります。入社してから一緒に働く仲間を知ることができないのは、来年4月まで内定者の心に不安を残してしまうかもしれません。
よって、過去の内定式でも実施したことがある、動画で内定者へのメッセージを伝えることにしました。
過去にやったことがあるとは言え、コロナ禍においてはそれすらも例年より困難なものとなりました。
社員一同を集め、まとめて収録を行なうことはコロナ感染のリスクがあるため、会社としては許容することができません。そのため、絵コンテを起こし、必要なシーンごとに最低限の社員に協力してもらい、何日にも渡り撮影し、1つの動画を作り上げたのです。
動画をお見せすることは出来ませんが、明らかに例年よりもアツい動画になったと感じます。
3. 同じ釜の飯を食う仲間たち！？
毎年、内定式の後には懇親会を行い、食事を取りながら内定者と社員の交流の場を設けていました。クドいようですが、それがない内定式は今までと同じとは言えません。
今回の内定式は内定者がそれぞれの自宅でZoomを立ち上げ参加しています。
この状況でどうやって懇親会を行えばいいのか…。いろいろ考えた結果、1つの会場に集まることはできなくても、Zoom上で同じご飯を食べて、まるで同じ会場にいるかのような感覚を与えようと考えました。
バレットグループは2020年現在、東京、仙台、新潟、広島と拠点が複数存在します。そして、内定者の自宅も当然、各地域に点在しています。しかしながら、懇親会の時間までに同じお弁当が届くよう手配しました。
4. 内定者からのメッセージに涙する
内定式では役員や社員からのメッセージだけでなく、内定者からも自己紹介・決意表明を行なうコーナーがあります。このコーナーは司会進行も内定者にバトンタッチするので、役員も社員も何が行われるか、当日のお楽しみとなっております。
何が行われるのかと待っていると、なんと内定者も自己紹介と決意表明に代わる動画を作成していたのです。
内定者は日本全国に点在しています。コロナ禍においては、一同に会することは尚更困難です。そんな中、内定者も同じ気持ちで動画を作成し、会社側が準備した動画のクオリティを超えるものを見せられた日には、涙を流さずにはいられません。
環境の変化に対応できることを実感
冒頭でも述べたように、新型コロナウイルスの影響で今までの通常が通常でなくなり、生活様式、経済活動に大きな影響を与えています。ただ、この脅威に対し、収束を待つのではなく、変化に対応しながら、経済活動を維持していく、生活を維持していくことが重要と考えます。
今後も未知なる脅威が発生するかもしれません。また、世界的にも大きな変革が求められる時代だと考えます。今回の内定式を通じて「みんなで考えれば達成できる！」ことが証明でき、今後も変化に柔軟に対応できる組織・会社であり続けたいと心に誓いました。
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現在、都心部では緊急事態宣言の真っ只中。宣言が解除されても、まだまだ予断を許さない状況となるでしょう。
そんな中、今年はどのような内定式にするか、人事部のみならず様々な部署で検討中です。素晴らしい仲間と出会える日を心待ちにしています！