マネジャーだってメモをとろう／マネアカ⑱

今日は当たり前の話をします。

部下との面談。1on1。対話をする際にメモをきちんと残していますか？
という話です。

人の話はメモをとろう

新人時代に誰しも教わることですし、社会人になる前から、アルバイトなどでも言われ、誰しもが知っていることだと思います。

でも、胸に手を当てながら、思い返していただきたいです。

どうしても、オンラインで対話していると、沈黙になることが怖いので、つい、メモをとらず、話すことに集中してしまうことがありませんか。
書くことを面倒くさがってしまうことありませんか？

もちろん、対話に集中することは悪いことではありません。むしろ望ましいことですが、管理職の方は日々覚えておかないといけないことが山ほどあると思います。なかなかメンバー1人1人の対話内容を覚えておくのは非常に困難です。

対話にはテンポというものも非常に重要な観点ではありますが「ちょっと待ってね」と声をかけて、メモをとる。もしくは、個人的には、面談後に時間を確保しておく。1時間の会議を5分前に終わらせる。等を行い、メモを残す時間を確保しておくことがお勧めです。

メモを活用する

何を当たり前の話を。メモくらいとっているよ。

そんな風に思われた方も多いと思います。
では、面談をする際、前回の面談メモを見返したうえで、面談をしていますか？

1か月に1回のペースで1on1をしているなら、先月の会話内容を事前に見返したうえで、対話しているでしょうか。
その場対応で対話していませんか？

営業職をやったことがある方なら、お客様との前回の商談内容は必ず事前に確認しますよね。
スタッフ職で社内MTGを行う際にも、前回MTGで決まったことの確認やこれまでの会話内容の振り返りを行うと思います。

すごく当たり前のことですが、メモをとるということは、思い返す機会を作らないと意味がありません。

「前回の●●の話をしていたけど、その後はどうなったの？」
という声をかけると、メンバーからしても「覚えてくれているんだ！」と嬉しい気持ちになりますし、何より前回よりも深い話につながります。

部下との信頼関係というのは、簡単に築くことはできません。
こうした小まめな努力が重要なのだと思います。

しょーもない話ほど、メモを残そう

大事な話はメモをとろう。先ほどお伝えした通り、これは当たり前のことです。

個人的には「しょーもない話」ほど、メモをとっておくことをお勧めします。

「しょーもない」というと、言い方が悪いですが、特にプライベート的な話ですね。

例えば「子供の名前は何て言うの？」ということを聞いたとします。それをメモに残し、覚えておけば、「子供は元気にしている？」ではなく、「●●ちゃんは元気にしている？」という声掛けになりますよね。

「土日は何かしてたの？」ではなく、「今週もヨガはしたの？」という質問になり、その方が会話は弾みます。

これを何度も繰り返していくことで、メンバーは自分のことを分かってくれている安心感につながりますし、上司からするとメンバーの理解を少しずつ深めていくことができるのです。

ただし、あまりプライベートの話を必死にメモに残していると、「そんなこと、メモに残すの・・・？」と不信感に繋がることもあるため、会話が終わった後でメモに書き加えておくことをお勧めしたいと思います。

終わりに・・・

今日は非常に当たり前の話でした。
ただ、「メモ」を残すことは新人や若手だけではなく、どんなベテラン社員でも、仕事ができる人はみんなやっている重要なタスクです。

最近、メモをとったりしてなかったなと思った方は初心を思い返し、メモを残すことを心掛けてはいかがでしょうか。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。