管理委託契約削減への取り組み（１４）

　管理委託費3割削減を目指し･･･現行管理会社だけでなく、他２社の管理会社（A社とB社）に見積を依頼することになりました。

　「管理委託契約の見積って、資料があれば机上で簡単に出せるものではないんや･･･」見積依頼して初めて･･･A社とB社には大変なお願いしたことを知りました。（素人がやることだから仕方ないけど･･･）私自身にも結構なマンパワー（負荷）が掛かったなあ･･･

　そんな苦労の末･･･見積提出の約束日を迎えた朝を迎えました。

これまでの記事は、こちら！　　　
　「管理委託契約削減への取り組み（１）」
　「管理委託契約削減への取り組み（２）」
　「管理委託契約削減への取り組み（３）」
　「管理委託契約削減への取り組み（４）」
　「管理委託契約削減への取り組み（５）」
　「管理委託契約削減への取り組み（６）」
　「管理委託契約削減への取り組み（７）」
　「管理委託契約削減への取り組み（８）」
　「管理委託契約削減への取り組み（９）」
　「管理委託契約削減への取り組み（１0）」
　「管理委託契約削減への取り組み（１1）」
　「管理委託契約削減への取り組み（１２）」
　「管理委託契約削減への取り組み（１３）」

見積提出できないって？どういうこと？？

　見積提出日の朝、B社の営業マン○○さんからの電話が鳴りました。
　「理事長、申し訳ありません。管理委託の見積提出を辞退させていただきます。申し訳ございません」
　えっ？？どういうこと？･･･「理事長のご都合が良ければ、本日上席の者と、ご説明に伺いたいのですが、理事長のご都合は･･･」
　辞退理由を電話で聞いても何も話してくれませんので、B社の○○さんとお会いすることにしました。

B社とお会いしました！

　B社の○○さんと上席の方（営業部長の方だったかな？）とは、集会室でお会いしました。
　B社の上席の方からは、「せっかくのご依頼にもかかわらず･･･今回、私共も断腸の思いで辞退させていただくことになり、大変に申し訳ありません」と謝罪の言葉から話し出されました。

B社が辞退した理由

　B社は、東京に本社のある全国区の大手管理会社です。会社は、ビルの清掃業からスタートし、ビル管理の総合メンテナンス会社に成長されました。
　そして･･･日本にマンションが出現し始めた頃からマンション管理業にも進出されたようです。

　うちのマンションの管理委託契約の見積作成は、B社の大阪支社が窓口（担当）となり進めて来られたのですが･･･見積提出の際になって東京本社から「得意先と競合するような見積書を出してはならん！」と緊急指令（社命）が下ったそうです。

　その背景には･･･Ｂ社が、うちの現行管理会社から関東エリアでビルやマンションの清掃業務の仕事を長年発注してもらっている会社間の関係があったから、ということでした。
　「『見積書を出さないように！』と連絡があった時は、私も部長も青天の霹靂（へきれき）でした。関西では、そんな関係はないんですけど･･･」○○さん、ホントに悔しそうでした。

　その当時は「公文書改ざん問題」もニュースになっていなかったので、「忖度（そんたく）」なんて言葉は知らなかったけど･･･B社は、うちのマンションが契約している管理会社を忖度した！ということになるのかな。

B社のお断り対応を受けて思ったこと

　今回の見積依頼に関わらず･･･先様からのリクエストを断わることはあると思うし、その方法も色々あると思います。

　私の経験では･･･「通り一辺倒の言葉」で書かれた儀礼的な紙切れ（お断りの書面）1枚だけ（または電子メールだけ）送りつけて幕を引くパターンが最悪かな？
　このパターンだけのお断わりだったら･･･たぶん縁を切りたいのだろうなあ、と判断して、次に何かあっても二度と連絡しないと思います。

　そういう意味でB社は、上席の方が訪問してこられ･･･キチンと本当のことを説明してくれました。（それが事実であることは、B社のお二人を見れば分かります）
　誠実に対応していただいたことに対し、私は好印象を持ちました。

　ということで･･･その時は「逃した魚は大きかったなあ」と、私自身も少しだけ「ざーんねん」な気持ちになりました。

後日談あります

　それから10年後の話です。
　当時の管理会社から「次年度の管理委託契約については、年額で今年度より100万円上乗せした金額でないと更新に応じられません」と申し入れてきました。

　「そんなアホな！」
　うちの管理組合では、現行管理会社と縁を切って、新たなパートナーシップの構築（＝管理会社の変更）に舵を切ることになりました。

　また管理組合は、今回お話している管理委託費削減交渉だけでなく、それ以降の10年間にも他の管理組合と交流したり、大規模修繕工事のコンサルタントや施工会社を公募で選考したりして･･･それなりの経験や知恵を持つことができていました。
　ということで･･･新たなパートナー（管理会社）探しは、管理組合単独で公募を行なって実施することにしました。

　この時、私は真っ先にB社に電話し「うちのマンションが管理会社の公募をする｝とお知らせしました。
　実は、電話した時に見積辞退を説明に来てくれた部長も担当の○○さんも会社におられなかった（部長：定年退職、○○さん：転職）のですが･･･
　私の中では、応募された会社の中で一押しの管理会社でした。（選考の結果･･･他の管理会社さんに管理をお願いすることになったので、谷的には、またまた「ざーんねん」な結果に終わりました。（笑））

A社からは見積書が届いた！

　一方の関西圏で事業展開されているA社からは、見積書が届きました！
　とりあえずは･･･良かった！
　まずは見積金額確認！･･･「おっ！35％減くらいの金額やん！」

でも問題は･･･管理仕様っす！

　私の目論見であった「管理委託費3割削減」は、達成できたみたいです。とりあえずは良かった！
　あとは･･･「現行契約と同等」という見積条件どおりかどうか？確認しなければなりません。
　でも、見積書見ているだけでは確認できんわ･･･

とりあえずは･･･ご報告

　現行管理会社のY部長に電話をかけて「管理仕様に関し、まだ未確認ですが･･･（現行契約価格より約65％安価で）年額に換算すると約520万円の見積書が届きましたのでお知らせします！」と報告しました。

　Y部長からは、「見積を出した管理会社の名前を教えて欲しい」とか「520万円の内訳を教えて欲しい」とか･･･色々とお問い合わせがありました。
　私は、「それは、今度お会いできたらお話します。前にも申しましたが、3割削減が無理なら無理とおっしゃってください。若しくは3割削減の見積書をご持参ください」と回答しました。
　Y部長は「分かりました」と電話を切られました。

A社の見積仕様を確認！

　見積書が届いた翌日にA社の営業担当者と面談をしました。
　冒頭、私からA社に対し見積書を出してくださったことへの感謝の意を表しました。そして各業務毎に仕様確認を行いました。

　確認すると･･･ほとんど同じ仕様だったのですが、会社の方針や仕組みから、どうしても異なる部分が出ちゃうみたいでした。

　今回は、ここまで！
　次回は、私が「ここは違う！」と思った部分や「ここ大丈夫かなあ･･･」と不安に思った部分をまとめたいと思います。　　（つづく）