管理委託契約削減への取り組み（９）

　私の中で1回目面談の主目的は、初めてお会いするY部長に管理組合の本気度をお伝えし･･･Ｙ部長が交渉相手としてちゃんと話のできる方か？そうではない方なのか？を見極めることでした。
　そして、いよいよ･･･2回目の面談からは、Y部長から委託契約内容や委託管理費についての具体的な提案を受けて、協議に入ることになります。

　今回は、決裁権をお持ちのY部長と同じテーブルで管理委託費3割削減（値引き）交渉を具体的に行なう2回目面談の前夜祭！（笑）
　交渉に臨む私が･･･交渉前に行ったことをお話します。

　　　「管理委託契約削減への取り組み（１）」
　　　「管理委託契約削減への取り組み（２）」
　　　「管理委託契約削減への取り組み（３）」
　　　「管理委託契約削減への取り組み（４）」
　　　「管理委託契約削減への取り組み（５）」
　　　「管理委託契約削減への取り組み（６）」
　　　「管理委託契約削減への取り組み（７）」
　　　「管理委託契約削減への取り組み（８）」

２回目の面談前に私が行ったこと

　2回目の面談前に私が行ったことは、予め管理会社にまとめるように依頼していた「管理委託契約の見積書作成のために必要な書類」の確認です。

　この作業は、テニス仲間で管理会社のマネージャーだったBさんに手伝ってもらいました。

　何を行ったか？というと･･･「マンション管理委託契約書」の中にある「管理仕様書」を精読し、それに伴う報告書等を参照（確認）しました。

　この作業を行うことで、うちの管理組合が管理会社に何を委託していたのか？･･･ある程度は理解できました。

「管理仕様書」とは？
　「マンション管理委託契約書」の後ろの方に付いている書面です。
　「管理仕様書」は、マンション管理組合に（受任者である）管理会社が、どんなサービスを提供してくれるのか？具体的に書かれています。
　ちなみに･･･うちの契約書の場合は、以下のとおりでした。
　　　管理仕様書（１）：事務管理業務（基幹事務・基幹事務以外の業務）
　　　管理仕様書（２）：管理員業務（各戸水道検針）
　　　管理仕様書（３）：清掃業務（日常清掃・定期清掃）
　　　管理仕様書（４）：各種設備点検業務（※に記載）
※各種設備点検業務：エレベータ―、消防設備、貯水槽清掃（水道水質検査）、排水管清掃、機械式駐車場、（給排水）設備点検、植栽剪定

Bさんからのアドバイス

　Bさんからいただいたアドバイスは次のとおりでした。

　パッと見て（読んで）理解できなかったら･･･例えば「管理仕様書（１）の基幹事務」なんかは、読み飛ばしてOK！
　そもそも「基幹事務」の仕様書は、法定（＝「マン適法」）に基づいて書かれてあるはずなので、法律に抵触するようなことは一切書いてないと思って読み飛ばしていいねん。
　それよりも･･･その後に書かれている「基幹事務（＝法定）以外の業務」を読み込むことの方が大事かも？

管理仕様書を読み込んだ感想

　私が管理仕様書を読み込んだ後に完了報告書を確認する作業を終えるのには、1週間くらいかかったかなあ･･･
　Bさんからは「分からんところは、飛ばせ！」とアドバイス受けていましたが･･･そこは性分が許さない！（笑）
　フロント担当者に来てもらって、説明を受けたりして･･･極力理解に努めました。（それでも事務管理業務は、実態が見えない業務なので･･･良く分からんかったかも？）

　今から思うと･･･契約書の文字だけを頼りに理解しようとする行為自体に無理がありました。
　相場や他のマンション管理組合の契約状況も含め･･･うちのマンションの契約以外のことは何も知らないし、マンション管理運営に関する知識や経験も何もない中で･･･暗中模索しながらの作業でしたからね。

それでも･･･いろいろ確認して思ったこと

　うちのマンションでは、私が管理仕様書を読み込んだ直後に「機械式駐車場保守点検」（年4回）、「消防設備点検」（年2回）、「定期清掃」（年2回）が実施されました。
　せっかくの機会なので･･･作業状況をスポット観察しました。

　観察の結果、管理仕様書どおりに作業されていないかも？と思うことがありました。これには、ちょっと驚きました！
　特に･･･「機械式駐車場保守点検」は、そう感じたかも？

機械式駐車場保守点検の作業を観察！

　うちのマンションには、約30台分の機械式駐車場が設置されており、3月に1回の頻度で保守点検が実施されています。
　「機械式駐車場保守点検報告書」を確認すると、点検項目が50項目くらい書かれてあります。（イメージ：自動車の半年点検みたいな感じ？）
　過去の報告書を見ると、全てA判定で指摘事項はありませんでした。（そりゃあ･･･設置後5年しか経過してないし当然かも）

　そして、実際の保守点検作業はどうかというと･･･作業員2名でマンションに来て、到着してから離れるまで2時間くらいで全ての作業が終了していました。（はやっ！）

　作業内容は、チェーン等への注油がメインで･･･三段式のパレットを上下に昇降させ、途中で一旦停めて中を確認してハイ終わり！みたいな感じ。
　1ユニット（3台分）の保守点検時間は5分かかっていなかったかも？

「機械式駐車場保守点検」を観察して思ったこと

　あの短時間で、点検50項目を全て確認できているのか？（プロではないので）良く分からんけど、全行程2時間で終了したことは確認できました。
　作業員と話を聞くと･･･うちのマンション程度の規模ならば（現場間の距離にも因るが）1日３～４カ所くらい巡回するとのことでした。

　管理仕様書には「緊急出動」の項目もあるけれど、3月に1回に作業員2名で半日作業と考えても･･･あの機械式駐車場保守点検費は、超高すぎると思いました。

　具体的な保守点検費用の算定基準（方法）は、分かりませんが･･･作業員の人件費（2名半日）を30,000円としても3月に1回なので･･･1月10,000円。
　緊急出動サービスや諸経費を考えても、月額費用は20,000円以内に収まるんちゃう？と思いました。

「定期清掃」を観察して思ったこと

　「定期清掃」も「ここをもう少し丁寧にして欲しい」とか「駐輪場は、自転車が駐輪してるから、きれいに掃除できんなあ」とか･･･色々と気づく点がありましたね。
　その他駐輪場以外で特に思ったのは、共用廊下の照明器具の清掃（カバーを外して清掃）かな？
　管理仕様書では年1回実施になっているけど、うちのマンションは郊外で虫が多いので、年2回でも3回でもやって欲しいなあ･･･と思いました。

　ちなみに･･･駐輪場の清掃問題も後日解消してます。
　「駐輪場不足問題への取り組み」によって駐輪場のルールが改正され、駐輪場が一旦空っぽになるタイミングに合わせ･･･「駐輪機のメンテナンス」（＝注油等）と「床清掃」を行なうことになったからです。
　これに伴って「定期清掃」を年2回から3回に増やし、照明器具の清掃を毎回実施してもらうように管理仕様を変更しました。
　このことは、もちろん管理委託費のコストアップになるので、矛盾するかも？だけど･･･必要な費用はかけないとアカンと思います。

　最後の「消防設備点検」は･･･正直、良く分からんかったかも？（笑）

2回目の面談スタート！

　1回目の面談が終わって1月後に2回目の面談が行われました。場所は、1回目と同じ喫茶店です。
　･･･でも文字数が3000文字オーバー！（笑）
　今回はここまで！
　次回からは･･･Y部長から出された提案をメインにお話したいと思います。
　　（つづく）