【Step１：事前準備】部活・チームミーティングを成功に導く３つのポイント

昨日は、コロナ環境下で改めて部活やチームで取り組んでもらいたい、「チームビルディング」のためのミーティングについて紹介しました。

とはいえ、学生の皆さんはなかなかミーティングや議論に慣れていないところもあると思うので、本日から３日間で『部活やチームでのミーティングを成功に導く３つのポイント』について書きたいと思います。
本日は【Step１：事前準備】編です！

【Step１：事前準備を行う】～事前準備で会議を舵取りする～
私が学生の時もそうでしたが、部活動、特に学生同士で集まってミーティングを行うときというのは、『大きな議論のテーマだけ決めて、集まってから自由に話し始める』という形が多くなってしまいますよね。普段の仲間同士のコミュニケーションであればこれでOKですが、『目的を達成するための有意義な会議』を行うには、これでは不十分です。

少なくとも、以下の３つを主催者が事前に準備し、参加者全員に共有してから会議を招集してください！

①会議の目的を明確にする
　最重要です！あくまで会議は手段の一つ。
　そこには必ず、解決したい問題や、達成したい目標があるはずです。
　これがないと、会議中にどんどん話が脱線して、貴重な時間が失われて
　しまいます。

②話し合う項目を決める
　いわゆる【アジェンダ】といわれるものです。
　あまり細かくせず、大きなくくりでOKです。
　（例：今年の部の目標、練習メニュー、など）
　事前に参加者に見せておくのが何より重要です。
　事前に知らせておくことで、その場の思い付きでない、考えられた意見が
　語られやすくなります。

③会議のゴールを設定する
　②で決めた各項目について「会議後にどういう状態になっていたら
　良いか？」をあらかじめ決めておきましょう。
　議論の種類を大きく３パターンに分けると、それぞれのゴールは以下が
　基本形になることが多いですね。この基本形に、皆さんなりに肉付けして
　考えてみてください。
　【報告事項】（ゴールの基本形）参加者に情報が共有されている状態
　【議論事項】（同上）参加者から意見がしっかり引き出されている状態　
　【決定事項】（同上）参加者の納得感が（おおむね）得られたうえで、
　　　　　　　　　　　意思決定者が決定を下せている状態

上記の３つの中で特に重要なのが、【会議の目的】を明確にすることです。参加者は貴重な時間を使って会議に参加しているので、『なぜ自分がこの会議に出席する必要があるのか』を明確にしなければ、積極的に参加してくれることが難しくなります。

会議の主催者、すなわち部活やチームのリーダーの皆さんはぜひ、『あなたの積極的な協力と参加を求めています！！』というメッセージを、参加者の皆さんに事前に伝えるようにしてほしいと思います。