プロジェクトリーダーを任されたら必ずやるべき５つのこと

こんにちは。ぴーおのです。

今回は「プロジェクトリーダーを任されたら必ずやるべき５つのこと」というテーマでお話ししたいと思います。

こんな方に役立つ内容です！

✔️これからプロジェクトリーダーを任される方
✔️プロジェクトの進め方に悩んでいる方

これを書いている私は、これまで２つのプロジェクトでリーダーを経験しました。

・メンバー3名のRPA導入・活用のプロジェクト
・メンバー8名の会計システム導入・活用のプロジェクト

プロジェクトマネジメントに関しては書籍も数多くあり、そのノウハウを学ぶことができます。

しかし今回は、実際に私が初めてプロジェクトを任されてから経験した様々な失敗も踏まえて、

「ここだけは抑えておくべき」という５つのポイントをご紹介したいと思います。

プロジェクトリーダーを任されたらやるべき５つのこと

私が考える「プロジェクトリーダーを任されたら必ずやるべき５つのこと」はこちらです。

①立ち上げ時期に最大限のエネルギーを使う
②終わりを明確にする
③関係者のタスクを明確にする
④優先順位を決めておく
⑤情報はオープンにしておく

これらを１つずつ詳しく解説していきます。

①立ち上げ時期に最大限のエネルギーを使う

ここが最も大切なことだと思うので少し詳しく解説します。

何事も準備の段階で成功するかどうかが決まると言われますが、

プロジェクトにとっても準備段階が最も重要です。

どのような形でプロジェクトが発足するかは様々だと思います。

例えば「1年後までにコストを20％削減する」のような大目的で、「そのためにサプライチェーンを見直してコストを減らす」というようなプロジェクトなら目的は明確です。

しかし、私のいる会社は比較的大きな企業で、良くない部分なんですがかなりフワッとした状態でプロジェクトが発足し、「あとは任せた」という感じでリーダーを任されることがしばしばあります。

そんな場合は、プロジェクトの立ち上げ期に以下のことを明確にしておくべきです。

✔️なぜやるのか？

当然ですが、このプロジェクトの目的は何なのか？を明確にしておきましょう。

意外と曖昧なまま発足しているプロジェクトは多いです。

✔️このプロジェクトの成功とは何か？

何を実現できたらそのプロジェクトは成功したと言えるのでしょうか？

メンバー全員で同じ成功のイメージを共有しておく必要がります。

✔️プロジェクトオーナーは誰か？

オーナーとは、リーダーの上司に当たる人が担う場合が多いと思います。

客観的に意見をしたり、リーダーの相談役になるような役割です。

オーナー不在はあり得ません。

また、オーナーがプロジェクトの責任を取れないのなら、そのプロジェクトは発足してはいけません。

✔️なぜ自分がリーダーなのか？

なぜ自分がリーダーなのかも明確にしましょう。

しっかりと腹落ちした状態でないとリーダーは務まりません。

✔️なぜこのメンバーなのか？

リーダーと同じく、なぜこのメンバーなのか、なぜこのメンバーの力が必要なのかをリーダーがきちんと理解して、それを一人ひとりに伝えましょう。

他にも考えるべきことはありますが、
ここまでが立ち上げ時期に最低限はっきりとさせておくべきことです。

②終わりを明確にする

意外と明確にされていないのが「このプロジェクトが解散するタイミング」です。

プロジェクトとは「特定の目的を達成するための臨時組織」のことを言います。

つまり、プロジェクトとは特定の目的を達成したら解散するものなのです。

ちなみに私はこの「終わりを明確にする」ということをしていなかったために、

当初の目的を達成したにも関わらず、上司や関係者の要望に引きずられてずるずる仕事が増え、終わりどきを見失うという失敗をしました。

そうなると、本当に今やるべきではないようなことまで対応しなくてはいけないようになりますし、「終わらす」というハードルが高くなってエネルギーを割く必要が出てくるのです。

ですので、①の立ち上げ期と同じタイミングで「このプロジェクトはいつ終わるのか」を明確にしておきましょう。

③関係者のタスクを明確にする

自分も含め関係者のタスクは都度明確にしておきましょう。

これもプロジェクトマネジメントの基本中の基本ですが、私はこれを疎かにして一度失敗しました。

外注先などの社外が関係するプロジェクトなら仕事を依頼する際に仕様を明確にすると思います。

しかし、社内のメンバーだけで進めるプロジェクトの場合は「口頭で依頼したし、きちんとやってくれるだろう」という気持ちになってしまいがちなのです。

そうして全くイメージしていたものと違うものが出来上がった、という失敗を私はしました。

なので、タスクごとに必ず下記を明確にします。

✔️いつまでに
✔️誰が
✔️何をするのか

今はこれらを管理するための様々なツールが無料で使えます。

✔️スケジュールを明確にするガントチャート
✔️タスクを明確にするWBS
✔️担当者を明確にするTRM（作業責任マトリクス）

これらは必ず作成しておくようにしましょう。

そして「具体的にどんなアウトプットになるのか」を必ず合意してからタスクに取り掛かるようにしましょう。

④優先順位を決めておく

いくら綿密な計画を立てたプロジェクトであっても、必ず想定外の出来事は起きます。

何かを選ぶ代わりに何かを失うというトレードオフが発生します。

そうなったときに「何を優先するのか」を決めておきましょう。

主にQCDの観点で考えておくと良いでしょう。

Q：品質
C：コスト
D：納期

トラブルがあった際に、

納期を守ることを優先して品質を下げるのか、

コストをオーバーしてでも品質を保つのか、

を検討しておくといった感じです。

⑤情報はオープンにしておく

これもITツールの活用が遅れている会社でありがちですが、情報がオープンになっていないケースがあります。

最低限プロジェクト内では情報をオープンにしておきましょう。

なぜなら、同じ土俵でディスカッションしなければ問題意識がバラバラになってしまうからです。

そうならないためにも下記のことに気をつけておきましょう。

✔️連絡はプロジェクトメンバー全員がいるチャットで行う
✔️情報を保存しておくフォルダ構成を事前に作成しておく
✔️ファイル名の付け方も事前に決めておく

どんな情報は共有しなければならないのか、

どんな手段で伝えるのか、

誰から誰に伝えるのか、

これらの点でメンバーが迷うことがないようにしておきましょう。

熱意がなければ引き受けてはならない

ここまでお話しした内容をおさらいしておきます。

①立ち上げ時期に最大限のエネルギーを使う
②終わりを明確にする
③関係者のタスクを明確にする
④優先順位を決めておく
⑤情報はオープンにしておく

どれも非常に大切な内容です。

しかし、このどれよりも大切だと考えることがあります。

それは、

リーダーは、熱意がなければ引き受けてはならない

ということです。

成功するプロジェクトと失敗するプロジェクトの違いはたくさんあると思いますが、

個人的に私が思う１番の違いは「リーダーがそのプロジェクトの成功を本気で求めているか」だと思います。

様々なノウハウはありますが、結局は本気でやり切る覚悟があるかどうかではないでしょうか。


この記事がみなさんの仕事において少しでも役に立つ内容になっていれば幸いです。

最後まで読んでくださりありがとうございます^ ^