議事録は会議前に8割書ける

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生きづらさを克服する7つの仕事術

"準備0で臨む会議"では、議事録は作れない

　社会人1年目になるとほぼ必ず直面する仕事が「議事録の作成」です。
　私はファーストアサインの現場で、毎週議事録を作成していました。
　まあ今も勝手に出しております。
　会議に臨むための必須準備である、「会議の流れをあらかじめ頭に入れておく」ことです。

予めAgendaを記載する

◆議題

１．XX
 
２．XX
 と記載しておきましょう!

会議の"結果"を予想する

　実は議事録をしっかりと作成できる人は、会議の"開始前"に、議事録に記載する内容が組み立てられています。
　「会議で何が話されたか」はもちろん重要な事柄なのですが、それ以上に大事なのが「会議で何が話されるべきか」という観点です。

会議には、「報告型」と「議論型」の2種類がある

　会議には、「報告型」と「議論型」の2種類があります。

　「報告型」の会議は、基本的に定例化されていることが多いです。毎回決まった内容について、"参加者への共有"を目的として行われます。
　そのため議事録は書き易く、「何を共有したいのか(すべきなのか)」だけに注力していれば、実は準備0でも議事録を作成することが可能です。

　これに対して「議論型」は、答えのないテーマに関して、参加者が方針を話し合うための会議です。
　こちらは会話の内容が決まっていないため、手ぶらで臨むと話の流れが追えず、議事録が「発言された日本語を書き留めただけのメモ」になりかねません。

　そのため「議論型」の会議に臨む際は、予め"会議の結果"を頭に入れておく必要があります。
　そこで私がいつも準備している『2つのポイント』を書いてみたいと思います。

会議の前に準備すべき2つのポイント

1. 会議のAgendaを把握して、結論の候補を出す

　先ず基本的なところとして、「この会議のAgendaは何か」をしっかり押さえておくことが最重要です。
　自分が司会でない場合は先ずは会議の前にAgendaを共有してもらうようにしましょう。

Agendaなき会議は行うべきでない

　基本的に「Agendaなき会議は行うべきでない」です。
　他人にも自分にも会議を設定したら必ずAgendaと時間配分を決めておくようにしましょう!

2. Key Personの意見を予想する

　Agendaについて考えられる結論をリストアップしたら、次はそれらの候補について"重み付け"をします。
　具体的には、そのアジェンダに関するキーパーソンを挙げて、「Key Personはどのような意見を持っているか」を考えます。
　そうすることで、先ほど用意した結論のうち"どれが採用されそうか"を予想しておきます。

注意：「Key Personが必ず会議に出席している」とは限らない

　一つ注意事項があるのですが、「Key Personが必ず会議に出席している」とは限りません。
　責任者は来られないからその部下を寄越す、といったケースはよくありますし、この場合、この方の部下の意見にフォーカスしても仕方がないことがあります。
　しかし代理で出席した場合は「こういう感じで通しておいて」と事前通達が部下に送られると思います。

「会議でどんな会話が行われるか」が 予め予想出来るようになる