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【左ききのエレン式】"集中力の質"にあったタスク管理方法の開発&紹介します

このnoteについて

Wistantというプロダクト作っています。(Twitter:@yooya1939)自分はどちらかというと、ワーカーホリックタイプだと思います。

でもそうなれない時もあって、自己嫌悪に陥るところもある。その度に、どうやったらパフォーマンスを維持しながら仕事ができるか考えてきました。

そのためにハックしていったのがタスク管理で、いろんなやり方を開発したり、ツールを触ってきました。とにかく巷で言われているような、「ちゃんとtodoを細かく書き出して、done」にしてというのが自分には合わず到底できませんでした。

そんな几帳面じゃない...そういう人多いですよね?結果、「タスク管理はしなくても問題ない」ってなってませんか?人それぞれの性格とかモチベーションの作り方とか属性にあったタスク管理の方法があると思います。そして「カチッ」ときたときにはかなりの威力を発揮すると思うのです。

この記事では、試行錯誤をして作った4つのタスク管理の方法をもとに自分の集中力にあったタスク管理方法の作り方的なものを紹介します。

で!!!かっぴーさんの漫画「左ききのエレン」が大好きです。もう10周はしている自信がある。周りにも勧めている。勧めた後輩がなぜか恋人に全巻送りつけている。謎だ。それはもう布教活動。たまに勢いで徹夜してしまう時に休憩時間にこの漫画をキメてると、活力が湧いてきて朝まで保つ。読むレッドブルだぞ、これは。好きな人にはこの感覚わかりますよね。

左ききのエレンの話の中に集中力の質の話があります。集中力は、

(1)集中力の長さ・・・集中力の継続可能時間
(2)集中力の深さ・・・集中力の深度、耐久度
(3)集中力の早さ・・・集中深度が深まる速度
才能の正体は”集中力の質”(前編)より引用)

に分けられる、とのこと。詳しくはこの記事読み終わったら「才能の正体は”集中力の質”(前編)を読んでみてください。理解が深まるはず。※有料ですが後編もあります。購読しました。

それぞれ自分の集中力には「質」というものがあって、「集中するのが早いけど、それなりの深さで長い人」とか「集中するのが遅くて、時間も短いけど、その分深い人」みたいなのがいます。ただこれは別にどれが良し悪しでもない。そして、自分で判断するのも難しい。一番フィットする形がどれかいろいろ試していけばいいんじゃないかと思います

ということで前置きが長くなりましたが、このnoteでは、左ききのエレンの”集中力の質”別に、自分で実践してみたタスク管理の方法を紹介します。

1:集中が深くて、継続時間も長い人向けのタスク管理
2:集中が深いが、継続時間が短い人向けのタスク管理
3:集中が浅いが、継続時間は長い人向けのタスク管理
4:集中が浅くて、継続時間も短い人向けのタスク管理

の4本立てで紹介していきます。できるだけマネしやすいように詳細を書いています。ツールはTrelloで基本的に解説していきますが、何のツールを使うかも楽しい楽しい変数ですのでいろいろ試してみてください。

最後にタスクリストの作り方やラベリングの方法なども紹介していきます。最後に読んでいただいた方が理解が早まるかと思いますので。

集中力の早さの取り扱いについて

本題に入る前に、今回は集中力の早さ、つまりどれくらいで集中状態に入るかについてはあまり考慮しません。タスク管理の管轄外なので。ただ、ここに困っている人はいると思いますし、自分も苦労しているタイプなので少し触れていきます。

個人的には、仕事をなぜやるのかの動機づけをしたり、簡単な仕事からこなすなどの工夫が本命かなと思います。では本題に。

1:「集中力の深度が深い」×「集中力の長さが長い」

なんか心なしか憧れるタイプ。クリエイターっぽい雰囲気を感じますね。リッチマンプアウーマンの日向徹は絶対コレ。集中力が深い人は、一つのことにフォーカスして取り組むことに向いています。集中力が続いている間に全く別の種類をすることはおすすめできないです。

また、集中力が長い人は、その分1タームで出すアウトプットが大きくなります。

このタイプが気をつけるべきことは、ちゃんと今自分がやっている仕事が成果やもっと大きな目標にアライメントされているかどうかです。脇道に逸れたりしてしまうと無駄な時間に...

このタイプの人間は「アウトプット&パーツ型タスク管理」をお勧めします。(命名センス....orz)

私は普段からこれよく使っています。テンションが一番上がって、仕事に取り組みやすい。比較的長時間集中することができて、しっくりきています。

▼こんな感じ

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こうやって全てを成果物ベースで考えています。「アウトプット」と「パーツ」に分解していて、パーツができあがれば、晴れて大元のアウトプットも完成という仕組み。ちょっとOKRの思想を感じさせます。

なので動詞が入ってきません。なんか動詞にすると「やらないといけないこと」ですが、名詞にしておくと「作らないといけないもの」になって意欲湧くんですよね。

冒頭で述べましたが、このタイプは大きな目標にアライメントされているかどうかがキモになります。なので必ず「なぜやるのか」をはっきり書いています。

アウトプットにどれくらいの大きさのものを設定するのかというのは決めていませんが、自分が把握できるくらいの時間感覚を意識しています。例えば、1ヶ月というのは自分にとっては、ちょっと遠くて詳細にイメージつかない。なので数日から2週間くらいを完成目処にしています。もし、それより時間かかるものであれば分解してしまいます。

このタスク管理方法では、細かいタスクは管理しません。もしアウトプットに関係ある細かいタスクが出てくれば追加することもあります。ただ、「メールを送る」みたいなのは入れてもどうせ終わった時にチェックしないので入れません。(というよりタスク管理が嫌になるので諦めた。)

集中状態に早く持っていくために、アウトプットが出た時のインパクトや美しさ、動機を思い出すようにしています。

【推奨運用ルール】

・アウトプットは1週間の最初に「Icebox」に入れてこんでおく。
・見直しは(私は)1週間に一回。それ以上は性格的にムリ。
・doneになったら世界的に自分を褒める。
・細かい依頼されたタスクは自分に寛容になり(!)まとめて処理する。

2:「集中力の深度が深い」×「集中力の長さが短い」

一瞬のきらめきタイプ。その姿はさながら流れ星のよう...かっこいい。

こういうタイプはとにかく短い1タームの集中時間で何をするのか、そしてそれ以外の時間の過ごし方が重要になってくると思います。

そんな方におすすめなのが「デイリーフォーカス型タスク管理」(命名センス)です。

とにかく毎日、フォーカスすべきものだけを数個決めます。それ以外は特になにも管理しない。(というよりできないタイプかも。)

自分は仕事のパフォーマンスが良くなくて、メンタル的に調子が出にくい時にこれをやっていました。とにかくパフォーマンスは維持できるようにがんばりつつ、きちんと毎日のフォーカスはこなして自己肯定感も高まっていく!実はリモートワークでもおすすめのやり方です。デイリーフォーカスをチームで共有しても良いと思います。

タスク管理note1

タスク管理note2

こんな形で、デイリーのフォーカスだけを決めて、それだけは死守することを目指します。また、目標を達成するための仕事がきちんと実行されるように、「紐づく目標」を書いておいてました。どれくらいかかるかもきちんと想定しておき、「◯分は集中しよう」という目標を作っておきます。だってあんまり継続時間が短いんだもの。

一日の最初、中間、終わりくらいにこれを見ておけば、それだけでOKという几帳面ではない方にもお勧めの管理方法。その他の時間は、やらなければいけない仕事などに取り組みましょう。ただ、いくら自分に寛容になったとは言え、フォーカスを見失ない「仕事してたけど成果でない」状態にならないように訓練していく必要があります。

また、集中力が短い人はポモドーロテクニックを使って、25分を1タームで集中して取り組むのもおすすめです。25分が長かったら15分1タームでも良いと思う...!

▼TrelloとTogglを連携

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【推奨ルール】

・1日の最初にデイリーフォーカスを決める。決め方については、仕事の性質や目標との紐付き、優先順位を考える。迷ったら相談。
・お昼くらいに確認。
・夕方くらいにも確認。
・実行できなかったフォーカスは反省して、明日に持ち越すべきか、捨ててもいいものなのか判断。捨ててもいいものだった場合はフォーカスの決め方が良くなかった。これはスキルなので続けていけば良い。

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前に1週間で8記事書くというアホなことをしたのですが、公開したタイミングも量も悪く、想定より読まれていません。悲しいので読んでください!確実に読んで損をしない内容になっています🙇‍♂️

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3:「集中力の深度が浅い」×「集中力の長さが長い」

マルチタスクをばりばりにこなせて、途中の差込タスクや相談にも乗れるチームですごい頼りになる人。偏見が混じりますが、真面目にスケジューリングできそう。羨ましい。

こういうタイプは、自分の仕事をすべてきちんと管理して、計画通りに進めることができそう。ということで、「カレンダータスク管理」がお勧めです。シンプルですね。ただ、実は奥深い方法だと思っています。

重要なのは、タスクの書き出し方とスケジュールのバッファの取り方、スケジュールの種類です。

【ステップ】

1. タスクを◯日分書き出す。
※これは自分がイメージできるくらいの期間。1週間の人もいるし、2週間もいるし。
書き出すときに、時間配分ごとに整理しています。これをしておけば、スケジュールに入れるときにパズルのようにできるのでオススメ。また優先順位の高いものについてはラベルを貼っておきます。とりあえずあぶれたら優先順位が低いものを後回しにすればいいのでたくさん書き出すのをおすすめします。

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2. カレンダーに同期していく。
期限に間に合わないものがあったら定例MTGなどを調整して担保できるようにしましょう。
カレンダーはゆとりを持って設定すると良いです。未来のスケジュールを抑えることになるので、「※会議NG」とか「※ブロック」とか「※調整可能」とか入れておくと尚よし。

いろんな業務を一日で行うことができるタイプなので、タスクをきちんと書き出して一日の成果が多くなるようにスケジュールに配置しておきましょう。パズルみたいな感覚。長く集中が続くので、一つあたりのスケジュールを60分以上になるように設定しておくのがお勧めです。

自分はこのやり方を2週間やったことがあります。破綻しました。つめつめにカレンダーで設定しすぎたり、そもそもタスクの洗い出しをサボったり、一日でできなかったものが結局放置されてしまったり....もう性格の問題ですね。あとは浅く長く集中することが向いていなかったのかもしれません。60minのタスクの途中でげんなりしてきてしまったり。

でもタスクは抜け漏れないし、一日のアウトプット量も多くなるし、このやり方はできる方にはかなりパーフェクトな気がします。

【推奨ルール】

・タスクの洗い出しと変更を1週間or毎日行う。
・タスクはラベリング(※)して、優先順位の高いものからカレンダーに埋めていくようにする。
・カレンダーはゆとりを持って設定。
・MTGを入れても良い時間やブロックしておきたい時間も設定しておく。
・毎日その日の振り返り。
※ラベリングの方法は後半で詳しく解説します。

4:「集中力の深度が浅い」×「集中力の長さが短い」

もしかしたら一般的な「集中力がない」と称されるタイプ。集中力が浅いので、いろんなことが頭によぎってしまいます。「あれもやらないといけない、これもやらないといけない」また、集中力もあまり長く続かないので、何か腰を据えてやることが苦手かもしれません。でも大丈夫、いいこともあります。

裏を返せば、いろんな業務を頭に入れながら、細かいタスクを瞬発力を持ってこなしていくことができます。あれもこれもでける!時間のかかるタスクは分解して自分の集中が続くレベルまで分解するのをおすすめします。

このタイプは「役割(ロール)を演じるタスク管理」を一番にお勧めします。自分が担っているロールを書き出し、それに関係するタスクを細かく書き出していく方法です。

集中力が切れて、違う仕事をしたくなったらすぐに切り替えれば良い

▼こんな感じ

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リストの上に役割を書いて、その下にタスクを書き出していきます。カードの中身には所要時間を書いておいて、集中する時間を目標として書いておきましょう。もちろん、ここでもポモドーロテクニックで集中する時間単位を決めるのもおすすめです。

個人的に、会社で働く以上、求められている役割を演じるということなのでこの方法はかなりアリだと思っています。例えばマネジメント業務は、いち個人以上にちゃんと求められるマネジメントの関わり方をメンバーとしなくちゃいけない。俺は怒鳴るのが大好きだから、会社からコーチングが推奨されているが怒鳴るぞ、みたいなのは役に入りきれていないやばい人間です。

自分がまっとうすべき役割にマインドを切り替えながら、いろんな役割に跨って細かいタスクを管理していくのにお勧めの方法です。この百面相ごとき仕事ぶりは誇ったほうがいい...!

【推奨ルール】

・自分のロールを書き出す。しっかり言語化されているものから、非公式(?)のものまで書き出して良いと思います。例えば私は会社の「エネルギー源」という非公式役割があります。

・ロールに紐づくタスクを書き出していく。自分が持つ集中力の長さによってタスクを分解するように心がけましょう。

・タスクの見直しや更新は1週間に一度くらいを目安に。毎日にすると頻度が高くて大変だと思います。

集中に入るためのスイッチを作る

以上で、”集中力の質”別の4種類のタスク管理方法の紹介は終わりです。あたなにはどの方法があってそうでしたか?明確にこの4種類に分けられることはないかと思います。今のモチベーションやコンディション、性格によっても違ってくるかもしれません。ですので、紹介したタスク管理の要素を混ぜ合わせて「カチッ」とくるオリジナルなものを作り出してください

タスク管理方法については紹介しました。が、もう少し続きます。

それは言及しなかった「集中の早さ」です。左ききのエレンでは集中に入るために「ルーティン」が大事と言われています。自分が集中に入るまでの決まった所作、もしくは集中から脱するための所作。

自分自身でそれが明確であれば、このようにルーティンのタスクを作ってもいいかもしれません。

▼業務開始のためのルーティン

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一応、集中するためには仕事の動機づけをすると良いという話や、まず簡単な仕事をやっていくべきだという話などが巷にあります。

そのようにやってみるのであれば、「アウトプット&パーツ型」や所要時間ごとのタスク管理が合っているのではないでしょうか。5minのタスクからこなして、長いものに移っていくやり方です。もちろん混ぜ合わせて、所要時間ごとに分けて中にしっかり「なぜやるのか」を書くのもOKです。

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自分で自分のルーティンを知っているのは大きな武器ですね。かっこいいルーティンが欲しい。自己暗示でもいいから。

「タスクの性質×時間軸×所要時間」を考えたリスト作り

さて、最後にとても重要なタスクリストの作り方を考察して終わりにします。重要な要素は以下の3つです。

(i) タスクの性質・・・その仕事はどんな仕事なのか。
(ii) タスクリストの時間軸・・・どこまで先のタスクリストを作るべきか。
(iii) タスクにかかる所要時間・・・一つのタスクの大きさ。

これら全てを自分にあった形にカスタマイズするのが大切です。一つひとつみていきます。

(i) タスクの性質

タスクをつくるときに例えば「優先」とかラベルを貼ります。これは当然、その仕事が重要であるということになります。そういった性質を考えることで、今自分がなにをするべきかが明確になっていきます。ここでは3つの観点からタスクの性質をお話しします。

一つ目は、アイゼンハワー式です。いわゆる第二領域というやつ

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今の自分の仕事がなにか、すべきことは何かを考えるためにこのマトリクスはとても有効です。このようにラベリングをしていくのはかなりアリです。

二つ目が、「成功確率とインパクト」による分類です。これは人によって自分がどこの領域に注力すべきかどうかが異なります。例えばマネージャーの方はHome runsは部下に任せて、Strategic Initiativeに注力すべきです。

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今の自分の職責に対してきちんと仕事ができているか確認する意味でも有意義でしょう。

三つ目は、ライスワークorごほうびワークです。勝手に自分で作りました。ライスワークは給料もらっている以上どんな辛い状態でもやらないといけないこと。ごほうびワークは自分が心から楽しめる仕事です。調子が悪いときでもきちんとパフォーマンス出せるように、このようにラベリングしていたことがありました。結構おすすめです。「これはまぁライスワークだから...やらねば。」という感じで謎のモチベートされます。

自分のTrelloのラベルも以上にしたがっています。(第四領域やShouldn't be doingはそもそも入れないので作っていない。)

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みなさんもぜひ使ってみてください。

(ii) タスクリストの時間軸

タスクリストには時間軸があります。「今日」のものなのか、「向こう1週間」なのか「1ヶ月」なのか「1年」なのか。例えば、「死ぬまでにしたい100のリスト」は「一生」という時間軸ですね。

タスク管理において、どの時間軸で作ればいいのでしょうか?これはどれだけの頻度でタスクリストを見直すのかという点と、どこまでの未来を自分が具体的にイメージできるかが問題になってきます

当然、時間軸が長くなればなるほどそのタスクの精密性は落ちていきます。どこまで把握できるかも人によって違うでしょう。自分は2週間くらいがちょうどいい人間です。更新がめんどくさくもなく、ギリギリ鮮明にイメージできる。

これも本当に人によるので、自分に合わせたものを使ってください。

(iii) タスクの所要時間

最後に所要時間です。タスクの大きさをどれくらいにしておくべきなのか、と言い換えてもいいかもしれません。これももうお察しの通り、集中力の継続時間によります。長い人は時間のかかるタスクの分解の仕方でいいですし、逆に短い人は自分が集中が続く適切な長さで考えたほうがよくなります。

また、5分〜10分くらいのミニタスクも入れておけばちょっとした隙間時間に完了できて自己肯定感が上がります。

というわけで、以下のようにタスクの性質を考えてタスクリストを作ってみましょう。結構楽しいですし、何よりも今自分が何すべきかがすぐにわかります。それだけモチベートもされるということ...!

最後に

すごい長くなってしまいました、いつの間にか。

今回は、集中力の質によってテンプレ的に4つのタスク管理を紹介しました。しかし、文脈的には自分でカスタマイズして一番集中できるやり方にアレンジしていくのが大正義です。そしてそのための観点なども紹介させていただきました。

みなさまもオリジナルなタスク管理方法を開発して、良きワークライフを送ってください。

そして、左ききのエレンをたくさん読んでください!(誰)



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SELECK(https://seleck.cc/)立ち上げ。 Wistant(http://bit.ly/wistant)プロダクトマネージャー。 プロダクト作りと人事 会社のエル・ニーニョ。愛を食べて生きてる。

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