【仕事術】Web会議でファシリテーションしながら議事録を取る

リモート／顔出しなし／画面投影ありのWeb会議

こんなパターンのWeb会議、私はよくやっている。
というかほとんどこのパターン。
そして多くの場合、アジェンダ作成担当、およびファシリテーターと議事録担当を兼ねている。

許されるのであればライトな議事"メモ"をリアルタイム記述＆即展開

世の中にはいろいろなシチュエーションがあって、「きっちりした体裁」「出席者に回付して内容確認」が必要な議事録もあるだろう。
その場合はそのルールに則ってやる必要がある。
また、投影する資料は綺麗なパワーポイント、議事録担当はファシリテーターとは別に存在して、発言者と発言内容を漏らさず書くことが要求されるパターンもある。当然カメラもON。儀式的な様相を呈することも。
これは良いか悪いではなく、会議の性質によるものなので、もちろんそういう会議も必要ではあるし、なくなりはしないだろう。
ただ、今回の記事で対象とするのは、よく私が開催している

・リモート／顔出しなし／画面投影ありのWeb会議
・アジェンダはテキスト形式でざっくり箇条書き
・「議事録」というより「議事メモ」で、決まったことの備忘になっていれば問題ない

というレベルの会議とさせていただく。
マネする際は上記のような形式が許される前提で実行してほしい。

①準備

テキスト形式でアジェンダを用意しておく。
参加者や開催時間といった「ヘッダ」は決まった形式のものを使い回す。
項番つきの箇条書きで、当日話す内容をリストアップしておく。

1.前回の宿題確認
2.来月開発予定の〇〇機能の仕様について
3.セキュリティインシデント続報
4.次回開催日程について

大体こんな感じでよいだろう。
別資料があればそれも書いておく。

2.来月開発予定の〇〇機能の仕様について
→参考資料：発動条件マトリックス.xlsx

②会議実施

１分前くらいに会議に入り、アジェンダのテキストを投影しておく。
ちなみに私の使っているエディタはサクラエディタである。
（最近だと議事録も資料も全てConfluenceやNotionで管理している会社・部署もあるだろう。その場合はもちろんその組織の標準に従うつもりではある。）

強力にお勧めしたいのはマルチディスプレイだ。
リモートワークの場合職場貸与のノートPCを使っている人がほとんどだろう。私はその貸与PCに私物のモバイルディスプレイをつなげて2画面で使っている。
Teamsの場合、「デスクトップ共有」でサブディスプレイの方を丸ごと投影し、メインの方ではTeamsの参加者やチャットが見られる画面を出しておくようにしている。
こうすれば全員入ったらすぐに始めることができる。

さて全員そろったらいよいよ開始。
基本的には上から順番に消化していく。
途中で別資料を投影する場合はあらかじめメインディスプレイの方で開いておき、それをディスプレイ跨ぎでドラッグして画面共有している方のデスクトップで投影すればスムーズだ。

議論で決まったことがあればアジェンダのテキストにそのまま書き込んでいく。

2.来月開発予定の〇〇機能の仕様について
→参考資料：発動条件マトリックス.xlsx
　→問題ないのでこの内容でベンダに見積依頼する（★Aさん／7/31まで）

こんな感じ。
★マークはTODOといった凡例を決めておくのもよいだろう。

③議事録展開

無事終わったら参加者に議事録を展開する。
②で会議中に全部メモできていればよいのだが、さすがに全部は書ききれない時もあるし、会議中に書いていると日本語がおかしくなっていることもたまにあるので、5分くらいで最低限の直し・加筆をしてから展開するようにしている。
私の場合はある程度関係者に信頼されていることもあり、レビューなしで展開しているが、状況に応じて別の参加者や上司のレビューを通すようにしてもらえれば幸いだ。

まとめ

このやり方の良いところは2つある。
1つは議事録を書いているところを参加者が全員見ているので、間違いがあればその場で指摘が入る。ゆえに会議が終わった時に残っているメモは基本的に正しいという点。
もう1つは会議の「後処理」の時間を圧倒的に削減できる点だ。

リモートワーク以前からやっている人はやっているやり方だとは思うが、個人的には対面の時よりも、よりやりやすくなった感覚がある。
理由として1つ思いつくのはWeb会議の「秩序」だ。Web会議では対面の時よりも自由な発言がしづらく、ファシリテーターの呼びかけがあって初めて発言することが多い。そのためリアルタイムでメモを取る方としてはとても対応しやすい。
発言のしづらさは裏返しでデメリットでもあるが、それを言っても仕方ないのでなるべくWeb会議のメリットを活かすという意味でも是非参考にしていただきたい。

みなさんのWeb会議が実りあるものでありますように。それではまた。