【作業効率化メモ】メール処理がめんどくさすぎてGmailの機能をフル活用してみた

日々メールボックスに溜まっていくメールの嵐。放っておけばすぐに100通、200通、300通と溜まっていくともはや見る気も失せてきます。
Gmailには便利機能がたくさんあるとは知っていましたが、目の前の雑事に追われれて手をつけられていませんでした。
「このままじゃいかん！」と思い立ち、Gmailを設定をすみからすみまで見直してみました！（ついでに、べんりな拡張機能も諸々インストール）

いざ、設定を終えると「なぜいままでやらなかったんだ！」というくらい無駄な作業時間をカットできました。昨日までの私は本当にアホでした。給料泥棒でした。ごめんなさい、社長。そして、あんまりにも嬉しかったものだから、みなに共有したくなってノリで「note」始めちゃいました。

1日のなかでメールチェックに費やしている時間は◎◎時間

1日のメールチェック時間を30分/1日3回としたら……
30分*3回*20日＝30時間
嘘だろ！30時間もあったらいくつタスク終わるんだ？！
改めて計算してみると愕然とするわけです。
フルタイム社員の勤務時間の約20％がメールに費やされている……
なんたる非効率……なんたる無駄……
設定を変更しただけで確認時間が30分→10分に短縮！
1/3カットで月間でみると30時間→3時間！
ちょっとしたことで劇的ビフォーアフターです。

参考）PC上の作業ログをグラフで可視化してくれる時間管理ツール【RescueTime】

まずはデフォルト設定から取りかかる（Gsuite版）

多少めんどうでもラベルとフィルターを設定するべし

上位・下位でメールをラベル分類します。欲しいメール情報を探しやすくするためにも役立ちます。私は業務内容によって区別しました。そして、日常的に届くメールはすべてフィルターのメール自動振り分け機能で整理していきます。受信箱に存在するのは確認しなくてはいけない重要なメールだけに！

こんな時にべんり！
・読まなくても良いけどアーカイブしておきたい
・必要なときだけに見返したい
・重要なメールは一目でわかるようにしたい
・特定のメールに対して決まった処理をしたい

↓ラベルの設定例↓

↓フィルタの設定例↓

↓フィルタの設定は細かく条件付けできる↓

スター機能も実はカスタマイズできる

こんな感じに使用したいスターを選べます。私が設定しているのは4つ。「重要ラベル」と併用します。

重要：即時に内容確認しなくてはいけないメール
★：即日でなくてもいいが内容確認しなくてはいけないメール
☑：処理しなくてはいけないタスクいりメール
ⓘ：情報収集用メール
？：誰かに確認をしなくてはいけないメール

受信箱はセクションごとに表示優先度を設定できる

重要ラベル・スター・ラベルごとにセクションを切り分けられ、何件表示するのかも設定できます。メールだらけで受信箱を開くのも嫌になる！という心理障壁も低くなります（笑）

↓整理されると……処理しなくてはいけないメールは一目瞭然↓

その他　こんなことをしておくと便利な設定

ラベル：表示・非表示が選べるので不要なものはすべて「非表示」
デスクトップ通知：新着メールか重要メールのみか選択できます
インジケータ：自分あてなのかCCなのか判別しやすくなります

次は拡張機能（アドオン/ラボ）手を出してみる

Gmailの実験室には意外にも使える機能が豊富！

GmailにGoogleカレンダーを表示させる機能や良く使うフレーズをテンプレとして保存できる機能（さらにメール自動振り分けをして自動返信もしてくれる/メールの内容から返信文を選べる機能もありましたね）など……わくわく機能盛りだくさんです。

参考）Gmailユーザー必見！試験的に提供されている「Gmail Labs」の便利な機能10選

設定画面からGmailと連携できるアドオン追加できます

おすすめは「トレロ」や「アサナ」といったタスク管理ツールとの連携。メール内部で発生したタスクを書き写すのが面倒な時に大活躍。営業マンであれば、メール履歴を顧客ごとに管理できたりするので簡易版CRMのような使い方もできます。

ダメ押しとばかりchrome拡張機能も利用

私がインストールした拡張機能は「Google Mail Checker Plus」です。Gmailのデフォルト設定にもデスクトップ通知機能がありますが、表示時間が短かったり、件名しか見えなかったり……いろいろと不便。このチェッカープラスは通知機能として非常に優れもの！

こんな時にべんり！

・件名と本文も表示されるの緊急メールはすぐに開ける！
・いらないメールはすぐに処理したい！既読ボタンが通知とセット！
・ブラウザでメールを開かなくてもメール処理したい！

新着メール順に確認することもできるし、Gmail側で設定した受信トレイ設定でもメールが確認できます。返信メニューも分かりやすい。おまけにメール検索もできる。Googleアカウント切り替えもらくらく。便利すぎて涙がちょちょぎれました。ここまでやれば雪崩のようなメールも怖くない！みなさんも自分の作業効率をあげるために、メール設定周辺見直してみましょう～！！

参考）Gmailを120%活用しよう！より便利になる無料のオススメツール8選

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