スマホを活用したフリーアドレスの座席管理システムで、都庁の働き方改革をサポート（第4回優勝社　株式会社Colorkrew）

Colorkrew（東京都台東区）との連携

東京都は新型コロナウイルス感染症（COVID－19）の感染拡大を契機として、テレワークの導入など働き方改革に一段と力を入れています。その一環として積極的に展開しているのが、フリーアドレス制の導入です。ただ、都庁のフロアは広く、職員がどこで仕事をしているのかなどは、簡単に把握できません。こうした課題に取り組むため、株式会社Colorkrew（カラクル、東京都台東区）との協働を進めています。

QRコードを読み取るだけで、誰がどこにいるのかを可視化

Colorkrewが登壇したのは2020年7月。テーマは「ウィズ コロナ社会における「新しい日常」の定着を目指して　～都庁の働き方改革～」で、新たな職場モデルの実現に貢献するサービスが対象でした。同社は官公庁向けにサービスを納入した実績はなく、好機と判断して急ピッチで準備を行い、優勝を果たしました。
同社のサービスを活用すれば、専用のアプリが組み込まれたスマートフォンによって、座席用のQRコードを読み取るだけでチェックイン。誰がどこにいるのかを可視化します。テレワークの時は、仕事の開始時に押して完了します。また、オフィス面積を縮小した会社の場合、多くの従業員が出社したことにより、席が確保できないといった事態が想定されるため、予約機能を導入しました。

2024年3月までに現在の3倍にあたる6000人が利用

現在は、数多くのフリーアドレス用の座席管理システムが存在しますが、Colorkrewが登壇した当時はほとんどありませんでした。こうした先行者の強みに加え、ビーコン（電波受発信器）やセンサーに比べで導入コストが安く、シンプルといった点を東京都が評価。2021年3月に小規模の実証実験を開始し、課題解決が可能かどうかを検証したところ、問題なく使用できることが分かりました。これを受けて、スマートフォンの導入台数を増やしており、これまでに多くの職員が利用。東京都は段階的にフリーアドレスの職場を広げており、さらに増える見通しです。民間の評価も高く、導入企業は500社を超えています。

総務テックを積極的に展開

官公庁の働き方改革はまだまだ進んでいませんが、東京都が率先して取り組むことによる波及効果が期待できます。Colorkrewは座席の管理だけでなく、備品の棚卸や郵便物の送付など、ビジネスを支える数多くの仕事の効率化に力を入れています。一連のサービスを「総務テック」と称しており、官公庁の働き方改革をサポートします。

総務TECHサービス

株式会社Colorkrewとの協働について東京都デジタルサービス局の担当者へインタビュー

都庁の働き方改革がテーマとなったUPGRADE with TOKYO第4回。優勝社のColorkrewによるサービスは、新たな職場モデルの実現に貢献しているようです。具体的な成果について、東京都デジタルサービス局の担当者にも話を聞きました。

――カラクルのサービスはどういった形で貢献していますか

Colorkrew Bizの座席表を確認することで、誰がどこに座っているのか、一目でわかるようになり、フリーアドレス制導入後の課題であった「人探し」の問題が減少しました。とても便利です。また、テレワークをする職員も多いため、「テレワーク中」や「出張中」の職員も座席表上に枠を設け表示するようにしています。結果として誰が現在どういった勤務状況なのかを、簡単に確認することができるようになりました。

――備品管理機能も備えていますよね

WEB会議用スピーカー、レコーダーや延長コードなど庁内で利用頻度が高い物品を対象に活用し、管理を行っています。貸し出す際の手間が減りました。