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総務のお仕事

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経営層の説得は時間軸が鍵

経営層の説得は時間軸が鍵

経営層への説明をして、今回は説得が難しそうだなと感じた時に、よく思っていたのが、経営層との「時間軸のとらえ方に違いがあること」でした。

会社の中で問題が起きたとき、総務ではなんらかの手立てをしなければならないので、急ぎ原因をつかみ、暫定対策や恒久対策を考えて報告をし、了解が得られたらすぐに対応準備に取り掛かって、また報告するということを行います。

事件・事故などの対応は、時間との戦いの中で、ホ

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上司への説明・経営層の説得

上司への説明・経営層の説得

会社組織で仕事をしている方は、みな苦労されていると思いますが、総務で仕事を進めるうえでも一番エネルギーを使う場面かも知れません。

一般に、上司や経営層は、会社組織の大先輩にあたります。

会社で扱う製品やサービスに関する分野では、お客様への説明もしっかりできるのは当然で、同業他社との関係や業界シェア、それらを取り巻く社会との関わり、国際取引き関係や今後の動向まで、すべてを知り尽くしているプロ中の

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仕事の進め方 ♡?!#

仕事の進め方 ♡?!#

働くこと、仕事の進め方を次のように考えてみました。

簡単に言えば、

♡ 興味を持つ、知りたくなる、

? 疑問に思う、不思議に思う、

! 気付く、変えたらどうだろう、

# 行動する、発信する、

はじめは何事も、興味(♡)を持つことが大切だと思います。人に興味を持つ、会社に興味を持つ、仕事に興味を持つ、目の前の出来事に興味を持つ。

興味がないと、まずは先に進まない気がします。

かくいう

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sou-mu night Tokyoに参加して

sou-mu night Tokyoに参加して

総務の皆さんが集まるイベントに参加してきました。

50名ほどの方がいらっしゃいましたが、年齢層が若い総務の方ばかりで驚きました。

通常総務といえば、比較的年配者の男女構成になるのですが、50・60代は一人だけ?で、ちょっと場違い感はありました。

主催者の方のお話と進行で大変盛り上がり、途中、Excelの使い方(というか、そもそもツールとしての考え方)を根本から指導してくださる方のお話しなども

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デジタルサイネージの放映

デジタルサイネージの放映

デジタルサイネージを社内展開するにあたり、コンテンツ作成には、多くの方々を巻き込んで協力してもらいました。

広報部門からは、社外広報と社内広報の両面のコンテンツを提供してもらい、お客様向けのロビーでは会社紹介やTVコマーシャルの最新版が常に放映され、時にはウェルカムボードとしても活用しました。

社内向けの広報は、社長をはじめ役員など、経営層の発言や発信する情報を多くの社員に見てもらうように社内

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デジタルサイネージの運用準備

デジタルサイネージの運用準備

紙のポスター掲示でも電子掲示のデジタルサイネージでも同じですが、コンテンツの鮮度維持はやはり重要です。

そして、誰がコンテンツを作って、誰が内容の責任を負うのか、誰が放映スケジュールを組むのか、ハッキリとさせるための仕組みとルールが必要になります。

まず、社内デジタルサイネージでは、恒常的に放映されるコンテンツと、総務承認が必要な短期放映のコンテンツに分けることができます。

ポスターなどは総

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デジタルサイネージの活用を想像してみる

デジタルサイネージの活用を想像してみる

デジタルサイネージとはどんなものなのか、価値はありそうなのか、なんとなく実態は見えてきたので、次のステップに進めることにしました。実際の活用を想像してみると、まだまだ周辺環境の見通しが立っていなかったので、沢山の根回が必要だと考えて動き始めました。

まずは、コンテンツを作ってくれる協力者として、広報部門や社会貢献部門、人事部門などに掛け合いました。デジタルサイネージとはなんぞやという説明や、利用

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デジタルサイネージの導入検討

デジタルサイネージの導入検討

 10年前の話になりますが、会社にデジタルサイネージを導入してみませんかと説明を受けたことがありました。

結果的には導入をしたのですが、導入から運用までの経緯や苦労したことを書き残してみたいと思います。

そもそも、デジタルサイネージという言葉が一般的でもなかった頃、一番理解しやすかったのは「電子掲示板」という説明でした。

モニターに遠隔でコンテンツを映して、紙芝居のようにコンテンツを入れ替え

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トイレの構想

トイレの構想

新しく社屋を建設し、オフィスを作りあげるなかで、トイレの構想検討をした時の内容です。

トイレをはじめから考えて作り込んだ経験はなく、構想といっても法律で決まっている人員当たりの最低設置個数程度しか、頭に思い浮かびませんでした。

新棟建設プロジェクトの設計チームから新たに作るトイレ設計のために仕様を決めたいと話が出て、男性社員と女性社員の代表者にお願いをして、一緒にショールームの見学をしてもらう

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テーブルフォートゥー

テーブルフォートゥー

社会貢献活動の「TABLE FOR TWO」をご存知でしょうか。

アフリカの子供たちの飢餓を救済する目的で、自分たちが食事をするたび、代金の一部を寄付するという活動です。

大学の食堂や役所・民間の食堂などで参加されている、団体への寄付活動で、事業所の社員から参加してみてはどうかと声があがったので調べてみることにしました。

開発途上国が抱える飢餓と先進国が抱える生活習慣病の同時解決という、すば

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ファンになる

ファンになる

総務で働くひとの多くは、会社のファンであり、働く社員のファンになっていると思います。

もちろん初めからそう思っている人は少なく、会社なんてそんなに好きじゃないよという人もいるとは思いますが。

「ファンになる」とは、好きや嫌いというよりは、応援したい、頑張ってほしいと願う気持ちだと思っているのですが、会社を盛り上げたい、頑張って働いている社員の皆さんを応援したいと思えばこそ、総務もいろいろ耐える

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縦の組織と横の組織

縦の組織と横の組織

縦の組織は、従来からある上司と部下の関係。

横の組織は、横串で活動して成果を出そうとする関係。

縦の良いところは、ノウハウを共有・蓄積しながら後継者を育成し、その道のプロフェッショナルが継続して輩出されること。

横の良いところは、横断的なコミュニケーション・コラボレーションから、新しい発想や創造をもたらすことでしょうか。

どちらが良いというわけでもなく、トップの方々は、これらを使い分けてき

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社内の活性化イベント

社内の活性化イベント

職場の活性化といえば、昔は飲み会と社員旅行でした。

バブルの頃は、毎日飲み会があって、毎日終電で帰っていましたが、いま考えると、なんて元気だったんだろうかと不思議になるくらいです。

そんな古い人間でも、いまの時代や環境に慣れてしまったので、周りの人を無理に誘ったりすることもなく、私も含めて、まっすぐ帰宅される方も多くなっていると思います。

社員旅行は、親睦を深めようと年に一回程度計画して、そ

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マニュアル作り

マニュアル作り

総務の仕事で、社内向けにマニュアルを作ることが良くあります。

入出退館の開錠施錠、施設案内、設備の取扱い説明、問い合わせ先一覧、廃棄物の分別方法、安否確認システムの使い方などなど。

マニュアルは、見る人に内容を理解してもらい、期待する行動手順へと導くものですが、相手のレベルにあった言葉を選び、相手の立場になって記載する必要があります。

いくつかのマニュアルを作って、その反応を見てきた経験から

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