オンライン打合せをうまく進める３つのコツ
つづるです。住宅設計のSE的な仕事をしたり、最近は設計の仕事の幅が広がり少しだけ忙しくなってきました☺
今日は「オンライン打合せ」をうまく進めるコツを３つに絞り、綴っていきたいと思います。
「オンライン打合せ」とは？
わたしは住宅建築を専門にしている工務店に勤めています。新型コロナウイルスをきっかけに、全国的に「ZOOMやGoogleMeetといったWEB会議サービスを活用し、家づくりの打合せをオンライン上で行うこと」が広まりました。
オンライン打合せはお施主様にとってのメリットも多く、ネット環境の整った場所（ご自宅等）で繋がることができれば、わざわざ住宅会社に来店せず、打合せをすることが可能です。
❏ 住宅会社から自宅までのアクセスが不便な方
❏ 打合せのためのまとまった時間がなかなか取れない方
❏ ご家族が揃うことが難しい方
上記の３つに当てはまる方がオンラインでお打ち合わせを活用することで、お家づくりがより早く前進する場合があります。
「オンライン打合せ」というサービスを確立し、打合せの進め方の選択肢が増えることはお施主様にとってはプラスなことなのではないかなと思います。
いまとなっては、よく聞く「オンライン打合せ」ですが、わたしは今から7年前の2014年から、オンラインサービスを使いながらご遠方にお住まいだったお施主様と家づくりの打合せを進めたことがあります。
お家づくりの途中でわたしとお施主様が直接お会いしたのは「お家のご契約」と「お家のお引渡し」のみです。お引渡しの際も、お施主様から「オンラインでの打合せで不安に感じたことは無かった」とお伝えいただきました。
オンライン打合せは「打合せの準備」が肝になります。今日は打合せのための準備のコツを３つお伝えします。
１ 打合せの「ゴール」を設定する
お施主様とのオンライン打合せが約２時間ほど予定されている場合、「この２時間をお施主様と担当者が共有したあとに”どんな状態”になるのが理想的か」を考えます。これを「打合せのゴールを設定する」といいます。
このときの”どんな状態”を、打合せ別に具体的に考えていくと、
❏ プランヒアリングであれば「お施主様の要望を伺い、叶えたい要望の優先順位が明らかになっている状態」
❏ 基本設計提案であれば「プランや見積もりに対してお施主様がご不安無く、実施設計に取り掛かることが出来る状態」
などです。
打合せのゴール設定ができれば、ゴールの到達のためにどんな準備が必要かを考えることが出来ます。
２ 打合せ資料の準備をする
家づくりの基本的な進め方は「設計し、建築し、引き渡す」という流れになります。
「打合せ中に存在せず、実物を見ることが出来ない建物や空間」を”事実”をもとにわかりやすく説明が出来るかどうかが、設計者に問われているのではないか。
と、オンライン打合せとなった今、さらに思うようになりました。
五感で感じられるものが共有しづらいのがオンライン打合せです。設計者が最大限出来ることに焦点をあててみると「①イメージ写真」や「②動線・寸法感覚」を伝えられる資料を準備し、打合せに備えることが出来ると思います。
わたしが活用してるのが「Googleスライド」で、スライド資料を作成し打合せに備えます。
順番は必ず
❏１ 今日の打ち合わせの流れとゴール
❏２ お施主様とお話する際の補足資料（①イメージ写真・②動線・寸法感覚を伝えられる資料）
を載せるようにします。
▼資料の一例
イメージが伝えることが目的のため雑誌のスキャンデータや施工例写真などを貼っています。
３ 「画面共有」機能を使い、打合せ資料に書き込みをいれていく
打合せのゴールを設定し、資料づくりが完了したら、打合せ本番のための準備を行います。
資料をお施主様と共有するために「画面共有」という機能を使用します。ZOOMやGoogleMeetにも「画面共有」機能はあります。
ここでは画面共有の方法は割愛し、実際の打合せのコツを綴っていきたいと思います。
オンラインの状況下では回線に不都合が起こってしまい打合せ中にお施主様を待たせることが無いように最大限の配慮が必要だと考えています。
そのためGoogleスライドで作成したオンライン上の資料はすべて「PDF化」を行い、自分のパソコンのデスクトップに保存をしておきます。
またPDFで開くときは「PDF-XChange Editor」などを使用して「PDFデータを編集することが出来る準備」をしておきます。
PDFデータを編集出来ると、打合せ途中で文字を打ち込んだり◯をつけるなどが出来ます。
▼こちらの画像は実際に打合せ中にPDFデータを編集しながらお施主様とお話したものです。
このPDFデータを保存し打合せ終わりにデータをお施主様にお送りできれば「打合せの議事録」としても使うことが出来ます。
終わりに
本日はわたしのnoteに遊びに来てくださりありがとうございます。
「オンライン打合せ」とは聞くものの実際にどのようにやっていったらいいのかわからない実務者は多いのではないかなと思います。
「対面だからこそ打合せ出来たもの」と「対面ではなくても出来そうなもの」を分類して、出来そうなものから打合せ準備をすることは、設計者とお施主様にとって必要だと信じています。
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