「生産性を高める仕事術」とは？～スキルアッププロジェクトを行いました！

こんにちは。
toridori広報担当です。

みなさんは「働き方」について考えたことがありますか？働き方改革についての意識が高まる昨今、toridoriでも日々、働き方のアップデートについての議論が行われています。
また、toridoriは社員の平均年齢29歳と、若手メンバーが多い会社です。そのため、社会人としてのマナーやビジネススキルを向上させるための施策も豊富に行われています。
そこで先日、「働き方改革」の目標の一つとして注目されている『生産性向上』について、講師の方を招き、若手メンバー向け研修を開催しました。本記事では、研修資料を交えつつその様子をお届けします。

若手メンバー特有の仕事の悩みとは？

ーみなさんは今仕事で悩みはありますか？（講師）

①1日のタスク量が多く、タイムマネジメントができない…（企画）
②クライアントやインフルエンサーに、発言の意図を理解してもらうのが難しい…（営業）
③部署内での共有事項を忘れがちなため、都度の変化に対応できない…（営業）

みなさんもこういった悩みはありませんか？本研修ではこの3つの悩みを取り上げ、「生産性を高める仕事術」とは？について学びました。

”生産性”って？

※研修資料より一部抜粋

ところで”生産性”とは一体何でしょうか？
”生産性”で検索すると、「生産力の度合、生産力があるという性質」という意味だと書かれていますが、本研修では分かりやすく、”生産性＝仕事のアウトプット（成果や評価、数字の結果など） /仕事のインプット（知識を増やすための勉強など）”と定義していました。
この公式に当てはめていくと、アウトプットよりインプットの方が大きい人は生産性が下がり、インプットよりアウトプットの方が大きい人は生産性が高くなる。ではインプットを改善して下げるためには何をするべきなのでしょうか？

「仕事での大きなイノベーションや成果を生む（＝革新的にアウトプットを向上させる）ために、単純作業などのオペレーショナルな時間を削減する（＝革新的/漸次的にインプットを削減させる）。これを各メンバーが意識し、実際に少しずつでも業務オペレーションを変更していく。この積み重ねで驚くほど長期的な結果が変わっていきます。」（講師）
要するに、各メンバーが一つ一つの業務における意識を変えることで、生産性が変わっていくのです。

”生産性が高いコミュニケーション”とは？

クライアントとのメールやプロジェクトメンバーとの会議など、全ては”コミュニケーション”によって成り立っています。仕事をする上で欠かせないですよね。
冒頭でも出てきたメンバーの悩み
「クライアントやインフルエンサーに、発言の意図を理解してもらうのが難しい…」
「部署内での共有事項を忘れがちなため、都度の変化に対応ができない…」
は、”生産性が高いコミュニケーション”を取れるようになれば解決するはずです。
ここで大切なのが、「相手にどう伝えるのか」ということ。意図が正確に伝わらないと、相手に理解してもらうまで手間も時間もかかります。つまり、一つのコミュニケーションに時間を要してしまうと、円滑に業務が進まず、生産性が低くなってしまいます。
研修では、具体的な業務の様々な場面に沿って、“生産性の高いコミュニケーション”について考えました。
例えば普段の会議（MTG）においては、アジェンダ（会議の議題を事前にまとめたもの）や議事録の作り方一つを工夫するだけで、伝わり方が驚くほど変わります。

アジェンダでは、より具体的に議論内容を伝えることがポイントとなります。
さらに言えば、「通達・共有系なのか？議論系なのか？」といった議題の種類によって、変えていくのがおすすめです。
議事録では、会議に参加していないメンバーをはじめ誰が見ても分かるように記載するのがベストです。日付、参加者、アジェンダ、そしてアジェンダ毎に進捗や可否などのポイントを書きましょう。
上長への日頃の報連相も、何を伝えたいのかのカテゴリによってコミュニケーション方法を変える必要があります。

その日の内容は報告系、連絡系、相談系のどれに当てはまるのかをまず考えましょう。そしてそれぞれに合う話し方をすると、スムーズに伝えることができます。

【解決】
・相手に意図を理解してもらうのが難しい…
→まず何を伝えたいのかの内容によって、報告系なのか、連絡系なのか、相談系なのかをはっきりさせ、コミュニケーション方法を変える。
・部署内で共有事項を忘れがちなため、都度の変化に対応できない…
→会議に参加していない人でも理解できるよう議事録を作成し、部署で共有する。自分でも都度読み返して抜け漏れがないか確認する。

”生産性が高くなる3つのスキル”とは？

「生産性は、大きく3つのことを意識すると劇的に高くなります。」（講師）
①to doリストを作る（アウトプット、期限、必要な情報リンク、想定時間など）
②優先順位をつける（緊急度が高い仕事から実施→即時で終わる仕事や人に依頼する仕事は即実行など）
③誰が見てもわかりやすい資料作りの方法を知る（不要な行は削除、検索にはフィルタ機能を使用、目立たせたい場合は条件付き書式機能を活用など）

上記3つを意識することで冒頭に出てきたメンバーの悩み
「1日のタスク量が多く、タイムマネジメントができない…」
を解決していきましょう。
細々とした業務量が多いとのことなので、まずは業務のアウトプットから始めます。ツールはメモ帳など何でも良いのですが、おすすめはGoogleカレンダーだそう。
「想定時間をカレンダーに取って、タイトルをアウトプット名＋期限にして、必要な情報をメモ内に書きましょう。」（講師）

To doリストが作成できたら、次に優先順位を考えます。
「ゴールは何で、どのようなステップでそれに向かうのか？」を最初に考え、この流れに当てはめていきます。タスクが増えると焦ってしまいがちですが、一旦冷静になって考えることが重要なんですね。
また、Excelやスプレッドシートなどの資料を使う時は「誰が見ても見やすい」ことを意識して作成することが大事だそうです。

研修では具体的に「資料を作る際のDo（やるべきこと）/Don’t（してはいけないこと）」を学びました。

【解決】
1日のタスク量が多く、タイムマネジメントができない…
→To doリストを作り、各タスクに優先順位を付ける。

メンバーの感想

「会議のアジェンダや議事録について、”誰が見ても分かるように作成する”というのは頭では分かっていたものの、実際にどこを、どのように工夫すべきなのか分からなかったため、とても勉強になりました。今日から早速使います！」
「社会人になって”人に伝えることの難しさ”を日々実感しています。話し方、伝え方一つで業務の効率がこんなにも変わるんですね…Excelの使い方も参考になりました！」
「日常の作業に簡単に活かせる生産性向上テクニックをたくさん教えてもらました。日々忙殺されていた単純作業の時間を減らし、その分を考える時間にスライドしたいと思います！」

いかがでしたか？今回ご紹介した「生産性を高める仕事術」は、誰もが今すぐに取り入れられることばかり。工夫一つで仕事の効率が驚くほど変わります。

toridoriでは今後も、メンバーのスキルを上げるために、定期的に研修を行っていきます。「社会人の基礎を学びつつ、裁量の大きな仕事にチャレンジしたい」という方、ぜひ一度お話ししに来ませんか？

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