Zoom、ウェブ会議、テレワーク　マナーはちょっとした気遣い

こんにちは、【全国一位の元販売員】経営者のこうたです。

前回は、通信回線そのものに焦点を当てて改善しようという話をしました。

今回は通信回線が問題ないことを前提に、マナーに焦点を当てて続きを紹介したいと思います。

ちなみに、生産性を落とすような細か過ぎるマナーには触れません。
タイトルにあるように、気遣いやうっかりに対する内容です。

慣れてきた今だからこその内容なので、今一度確認をしてください。

⒈相手を気遣って商談に臨んでいますか？

初めての相手と商談をする時の流れを思い出してください。
一番最初に何をするか？

名刺交換です。

名刺交換とは、いわゆる自己紹介にあたります。
名前と所属や社内の立ち位置を伝える儀式です。

人の名前って一瞬で覚えられるものではありません。
商談をしていると、他のことで頭を使ってしまうこともありますし、複数人いるだけで抜けてしまうことは多々あります。
さらには肩書きを把握することも重要です。

あなたのZoomの名前欄はどう名乗っていますか？

『社名　代表・こうた』

名刺を交換してすぐにしまう人はいません。
名前や肩書きをうっかり忘れないために置いておくのです。

名前を忘れない人なんていません。
しかし名前なんでしたっけ？　と聞いてしまうのは失礼だと思われます。
別にそんなこともないのですが、そう思う相手も多いですからね。
気軽に聞けないのが日本人の弱点です。

社名は株式会社とつける必要はありません。
名前も名字のみで大丈夫です。

だって対面であっても、フルネームで呼ばないでしょう？
ただ同席者に同じ名字がいたり、「佐藤」や「田中」など被りやすい名字だったりする人はフルネームのほうがいいかもしれませんね。

これも気遣いです。

気遣いって評価されにくいものではありますけど、欠けていると気が利かないなと思われてしまう厄介なもの。
性格に左右されてしまうので、こういうところで意識づけをしておくとどこかでプラスに働きますよ。

⒉プライベートと仕事とでアカウントを分ける

昨今では携帯電話ですらプライベートと仕事とで分ける人が多いです。
メールアドレスは当然ですし、LINEを仕事でも利用する機会が増えたので、業務端末の配布自体が増えた印象です。

なぜ分けるのでしょうか？
管理しやすいというのもありますが、一番は誤爆を防ぐためです。

Zoomでも同じことが言えます。
たとえば背景。

友だちとの時はふざけて宇宙の背景にして、うっかり変更をかけずに商談に臨んでしまったなんて事故が実際に起きています。

アプリによっては自分の背景が見えていないこともありますからね。

他には、先にも挙げた名前。
ハンドルネームや顔文字、煽った言葉に変えている人もいるでしょう。
第一印象最悪です。
記憶に残ってしまったら、心の中で変なあだ名がつけられます。
心の中ならまだマシですが、クライアント社内で通称扱いされてしまうことだってあるでしょう。

どうやったって頼りになる営業先からは遠くかけ離れてしまいますね。

などなど、誤爆は一度やってしまえば取り返しがつきません。
また、プライベートと分けたとしても、社内で飲み会をしたアカウントで商談なんてこともあります（Zoomは無料だと制限があるため、オンライン飲み会を社のアカウントで使うことを許可しているケースも多い）。

結局は意識の問題なので気をつけてください。

⒊ミュートと頷き

よくマナーで見かけるのは、基本はミュートにして相手の話を聞こうというもの。
分かりやすく大きな頷きで反応を示すとあります。

間違っていないのですが、これは大人数の場合です。

そもそも対面での時を思い出してください。
大人数でいる時に、何度も「はい」と相槌を打ちませんよね？

しかし1人や2人の場合は言葉で相槌を挟むと思います。
オンラインになったところで、この辺は全く同じです。

大人数、少人数で言及しているマナー講座を見かけないので、私間違っているのかなと不安になっていた時期がありました笑

でも他の会社も私と同じ認識、反応でしたね。
無意識の行動なので、マナー講座の言葉をそのまま受け取るのは危険だという良い例だと思います。

⒋慣れてきたせいで意識が下がってない？

よく分からないオンラインマナーが紹介されて、一時期物議を醸したことがありましたよね？

紹介した当人の意図は分かりませんが、私はある意味必要なことだと思っています。
少し矛盾するようなことを言いますが、あのマナーの内容自体は無意味です。
生産性を著しく下げる行為は、ビジネスにおいてマナーとは言えません。

重要なのは、仕事として、社の看板を背負う者としての意識を持って臨んでいますか？　ということ。

例えば上半身はスーツだが、下半身はパンツ一丁。
バレなきゃいいの精神ですが、バレたらどうすんの？
上司が聞いたら、お前の意識はどうなってんだとブチ切れると思います。
私も「いや叱り方……」なんて言えませんよ。

背景が汚いというのも典型ですが該当しますね。
そもそもクライアントによっては、家で商談することもどうなの？　と疑問視することもあるでしょう。
だから背景を変えることもマイナス印象になる可能性があります。

そもそも背景を変えると、画面に違和感が生じて集中力を削いでしまいますからオススメしません。

そもそもオンライン商談や会議の気遣いやマナーって、普段から気遣いや常識のある人なら調べなくても無意識にやっていることなんですよ。

オンラインだから、全体が見えないからという理由で配慮を欠かしたり舐めた行動をしたりする時点で、社会人として低能の部類であることは間違いありません。

今だからこそ意識を変える良い機会だと思って、見直してみてください。

⒌マナーや気遣いに関するQ&A

ネットに転がっている内容がどうなのか、多いのでQ&A方式で答えます。

⑴Zoomに上座・下座ってあるの？
ない。
そんなことを気にするくらいなら、他の部分で気遣いを見せなさい。

⑵退出する順番は気にしたほうがいい？
順番なんてものはないが、即座に退出するという行為は印象が良くない。
それに上司であれば部下に遠慮することはないため、上司が退出するのを待ったほうが無難（上司が残って会議を続ける場合もあるので、5秒ほど間を置けば問題ない）。
対面でも、上司を押しのけて部屋を出ないでしょう？
クライアントの場合は、お互いに相手の退出を待ってしまうと不毛なので、冷たくならないように丁寧な別れの言葉と共に退出すれば問題ない。
さっさと退出する、という印象にならないようにだけ気をつけて。

⑶5分前に入室したほうがいい？
逆に質問するが、5分前に待ち合わせ場所に行かないの？
特にオンラインの場合、入室に手間取ったりカメラや音、マイクに不具合が生じる可能性も懸念される。
ゆえに、完璧な状態で開始できる準備をするという意味で、5分前入室の心掛けは必要。

⑷深々と頭を下げながら退出ボタンを押したほうがいい？
テレビのワンシーンを思い浮かべてください。
相手が見えなくなるまで深々と頭を下げるシーンを。
そのくらいの超大物相手、または盛大な炎上からの謝罪であるなら必要でしょうが、そうでないなら不要。
そもそもそのよく分からないマナーを言っている講師に言いたい。
相手より先に退出するのがマナー違反であるのなら、頭を下げる相手に対して退出ボタンを押すのは矛盾していない？
結論、そんな内容を気にする必要はない。

⑸画面よりもカメラに視線を合わせたほうがいい？
意見が分かれると思いますが、画面のほうがいいです。
というより、画面とカメラができる限り近いように調整すべき。
たとえばカメラが内臓されている場合、画面に近い位置に設置されていると思います。
であれば、人の顔を見ながらでも視線はそれほど外れません。
そして人の顔を見て話を聞いていないと、人間の脳は内容をしっかりと受け入れることができないので、効率の面で画面を優先すべき。
しかし、画面とカメラが著しく離れている場合は印象が良くないので、カメラを近づける努力をしたほうがいい。
あとは自分が近づきすぎなければ、視野が広がって目線が下がらなくなるのでその辺で調整もある程度可能。

⒍対面の商談と根本は変わらない

オンラインだから特別何かがあるということはありません。

マイクやスピーカーのチェックを最近していますか？
半年前はしていたと思いますが、今でもチェックしている人は少なくないと思っています。
私は今でも、必ず使用前に確認しています。
なんなら前日に確認しています。

マイクやスピーカーのチェックは、商談前の資料確認と同じです。
欠けていたらあらゆる点で損をします。

私が今、このタイミングでこんな記事を出した真意はそこにあります。

仕事に妥協や油断、慣れなんて言葉があってはなりません。

上司が部下に指導してもいい内容です。
この先長く付き合っていくスタイルであり、おそらくもっと慣れて油断が生じると思いますので、今一度研修形式でも指導したほうがいいでしょう。

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