作業時間が30分から5分に短縮されても、やり方を変えたくない心理

仕事が効率的になること、より少ない手順で確実に結果が出せるようになることが、必ずしも歓迎されるとは限りません。
むしろ、迷惑がられることも多いのが本当のところではないでしょうか。

今までのやり方を否定されたように感じてしまう

例えば、長年同じ部署で同じ仕事をしてきて、その道のプロだと思われてきた人が、数ヶ月前に配属されたばかりの人間に「このやり方の方が早くできますよ」とか悪気無く言われたとしたら？
「そんなやり方じゃ駄目だ！今までずっとこれでやってきたんだよ」と反射的に言ってしまう気持ちはわからなくもないですよね。
新しいやり方を提案した人には全然そんなつもりはなくても、それまでの自分の積み重ねを全否定されたように感じてしまうかもしれません。
自分はずっとその業務をやってきたのに、こんな簡単なことにも気付かなかったと自己嫌悪に陥ってしまうかもしれません。
そういう気持ちはわかります。
でも、長年やってきたからこそ、もう気付かなくなっているんですよね。その仕事に習熟して、何も考えずにこなせるくらいになっているからこそ、その仕事の非効率的なところも、無駄な作業も流してしまうんです。当たり前になりすぎて、疑うことが出来ないんです。

その人は「その道のプロ」ではないかもしれないが「仕事のプロ」かもしれない

だからこそ、新人が入ってきたり、部署異動があったりするのは大切なことです。日本の職場の脈絡のない人事異動は批判の対象になったりもしますが、部署異動をしてきた人は前の部署で違う業務を経験してきた目で、新しい部署の仕事を見ることが出来ます。その視点があるからこそ気付くこともあるはずです。
確かに、その部署の業務経験は短いかもしれませんが、仕事をしてきた経験自体は、もしかしたら「その道のプロ」よりも長いかもしれないんです。「仕事のプロ」かもしれないんです。
そう考えたら、反射的に反発するのはやめないと、と思えます。
たとえ新しい提案をした人が本当の新人で、「仕事のプロ」とは思えなくても、新鮮な目で仕事を見てくれる「気づきのプロ」だと思えば、その意見は尊重に値するのではないでしょうか。
本当は、「誰の意見でも尊重に値する意見は値する、そうでない意見はそれなり」に、なんですけどね。日本では「何を言ったかよりも誰が言ったか」が重要だとはよく言われますが、そういうことをなんとか打開していかないと、日本の生産性も上がらないのではないかと思います。

ほとんどの人は新しいことを覚えるのが面倒くさい

単純に、「新しいことを覚えるのが面倒くさい」、「新しいやり方が理解できなかったら恥ずかしいからやりたくない」、「何か問題が起きたら怖い」という心理もありますよね。一番高いハードルになるのが「何か問題が起きたら怖い」です。
これを実感したのが、以前の職場で資金管理を楽にする方法を作った時のことです。
以前いた会計部門では、毎日の資金管理という重要課題がありました。
これは簡単に言うと、資金がショートしないように、日々の各口座の入出金を管理し、入金口座から支払い用口座へ資金を移動させる計画を立てたりする仕事です。
これを、昔在籍していた職員が作った複数のAccessファイルと各課から上がってくる入出金の予定報告Excelファイルと銀行からやってくる紙帳票を使う、面倒な手順でやっていました。大まかな手順のイメージはこんな感じです。

それを、Excelファイルと銀行からの紙帳票だけを使うシンプルな手順に変更しました。
さらに、10年も前から続けている面倒な手順をこなしても、出てくる結果は１ヶ月程度後までの日々の入金額と出金額のベタ数字だけで直感的にわからなかったのに対して、１ヶ月先までの入出金状況を単純なグラフで見える化してわかりやすくしました。
イメージとしてはこんな感じです。

それでも、私がいる間しか使われませんでした。単純な手順に詳細なマニュアルを残して、さらに、レクチャーもしていったのにもかかわらず。
「やっぱり使い方が良くわからない」でおしまいでした。
そういう理由付けをしていても、本当は使い方が難しいわけでも、アウトプットが悪いわけでもありません。

新しい方法に代えるのは怖い

使われなかった一番の理由は「新しいから」です。
それまで10年も続けてきたことを自分がやめて、新しい方法に代えてしまって、後から何か問題が起こったら怖いからです。
新しいものはわからないから、怖いんです。
それを使った結果、もし間違いが起こったら？
古いものに、自分の知らないまたは見逃している、続けてきた理由があったら？
そう考えると、怖くて新しいものに切り替えることが出来ないんです。
人間は変化にものすごく弱く、恐怖は人を動かす一番の感情です。
だから、今までのやり方を変えることはものすごく大変なんです。

長くなってしまったので、それでも変えなければならないかは、また書こうと思います。