#43 フォルダ内の『公共空間』

2024年3月某日

年度末ともなると、何かと整理する書類なども増える。そのため、フォルダの中身は多数のファイルで埋め尽くされ、ワードとエクセルを行ったり来たりすることも多い。

…

さて、その際、何かと問題になるのが「ファイル名」の付け方である。プロジェクトに関連するファイル名は、誰がみてもわかるものであることや、企画が終わってからも遡って参照できることが望ましい。なので、できる限り、整然とされた状態で保存されていて欲しい。

筆者の場合、「00_情報収集」「01_企画書関係」「02_契約書関係」といった感じで、プロジェクトを通じて使うファイルを上から並べ、マイルストーンごとのイベントフォルダを「20240301_○○報告会」「20240325_○○イベント」「20240331_・・・」のように並べている。できあがると、以下のようになる。

00_情報収集
01_企画書関係
02_契約書関係
20240301_○○報告会
20240325_○○イベント
20240331_・・・

もっと大規模なプロジェクトなどを管理する立場の人からすると、これでは管理しきれない場合ものあるのだろうが、筆者の仕事はこれである程度ことたりている。

しかし、である。時に、「★★★重要★★★_説明資料.doc」「●修正版●_報告書.doc」などといった、大変クリエイティビティに満ちたファイル名によるゲリラ的襲撃を受けることがある。困っている。主犯は定かではないが、ポケベル世代が創造性を発揮しているか、2chで辣腕をふるったアスキーアート職人が再起しているのだろう。

このようなファイルは、整然化されたフォルダの中で迷子になってしまい、誰にも見つかることはない。作成者に口頭でたずねてようやく、フォルダの下の方から顔をだす。「★★★重要★★★」としている点からお気づきの通り、大切な書類であることが多い。大切な書類は皆にとって大切なので、皆がわかるように保管されていることが大切で「★」や「！」などは必要ない。

共有フォルダは組織の公共空間である。みなさんが気持ちよく使えるように、美化に努めたいものである。新年度からは、よろしくお願いします。

ほなら。