【仕事効率化】２日かけて、仕事をためない机の環境を作る。【２日目】

みなさん、こんにちは、旅人先生Xです。

今日も仕事をためないための机の環境を作るという事に焦点をあてていきたいと思います。

学校関係者も会社員の方も、机を使って仕事をする方は、参考になるかと思いますので、ぜひお読みください。

今回、初めてこの記事を見るよという方、ぜひ、書類整理だけでもみていってください。

もしも取り組んでいなければ、高確率でお役に立つと思います。

では、机の環境づくり２日目スタートです。

１日目は、コチラです↓↓↓

・机の整理整頓の手順【おさらい】

前回も紹介しましたが、整理整頓の大まかな順番の確認です。

1日目
・手順①　机の上のものをどける
・手順②　引き出しの中の物を出す
・手順③　ものを仕分ける。
・手順④　必要なものを机の中に戻す。

２日目【今日は、こちら】
・手順⑤　書類を処理する。
・手順⑥　受け入れ態勢を作る。

全てやったとしても大体２時間くらいで終わります。

もしも、時間が取れるという方は、気合を入れて、一気にやってしまうことをオススメします。

何もしていないという人や久しく整理していないかもという人は、本記事の⑤の書類の処理をぜひ、やってみてください。

きっとスッキリすると思います。

・手順⑤　書類を処理する。

書類は電子化もしくは、机の奥のアーカイブかゴミ箱行です。

１日目の作業で、使っている書類や未整理の書類のみが残っていると思いますので、今日は、それらを片付けていきます。

書類整理の要は、電子化です。

書類の作業には、スマホのメモ機能【もしくは、カメラの機能】とクリアファイルの２つを活用します。

iPhoneユーザーが多そうなので、iPhone視点で書いていきます。

もしも、違うスマホの方でしたら、メモ機能をカメラ機能に読み替えてご活用ください。

〇電子化しても差し支えない書類の場合

まず、写真などをとってもOKなものに関しては、全てiPhoneのメモでスキャンして整理していきます。

以下のような感じで、メモの題名に「会議資料」や「１１月予定表」などと入れて、スキャンしながら整理していきます。

他のスマホやアプリでも、似たような機能があると思いますので、それを生かして資料を電子化してしまいましょう。

そして、電子化したら、すぐにシュレッダーかゴミ箱に紙の資料をいれっちゃってください。

躊躇していはいけません。

電子化できたのですから、最悪必要なときは、印刷すればいいのです。

そう考えれば、気楽に処分できると思います。

「せっかく印刷してくれたのに…」とか考えないことです。

ただし、渡された目の前で写真にとって丸めてポイしたら、さすがに相手も悲しいと思いますので、そこは、配慮を忘れないでくださいね。(笑)

PCなどで共有しているよという人は、重複している資料を抹消してください。

〇持ち出し禁止や個人情報関連の書類

大まかに項目を分けてクリアファイルに収納します。

多くても上手い具合に５種類までに分類すると良いと思います。

今使っているものだけでしたら、割と苦労せず、分類できると思います。

クリアファイルに収納した書類も、使い終わったら、必ず、シュレッダーするのを忘れないようにしてください。

ついつい、ためてしまいがちですが、どうしても必要な気がするのでしたら、こちらのクリアファイルではなく、机の奥の保管用の場所に移動してください。

使用頻度の低い、もしくは、使わないものまで、こちらのファイルに入れておくと邪魔になります。

「使ったらすぐに処分する」は、とても大事なポイントなので、気を付けてください。

〇取っておく必要がある書類があった場合

取っておく必要があると思われる書類は、机の奥の保管場所に入れておきましょう。

私は、保管する際の分類が面倒なので、１つのファイルに時系列順にどんどん入れていっています。

これは、期日の目途を付けて、順にたどれば見つかるシステムなので結構便利で、なおかつ運用しやすいためオススメです。

分類をいちいちするのが面倒という人は、特に相性がいいと思います。

小学校の教員は、案外、個人で保管しなければいけない書類がそこまで多くのないので、この作戦は、効果を発揮します。

以上が書類の整理についてです。

今どき、紙媒体ベースで情報のやり取りをしていること自体に疑問は残ります。

しかし、疑問を呈したところで、現実は変わりません。

システムが変わる間は、とりあえず、このような感じで、書類を整理していくとかなり机の環境がよくなりますので、オススメです。

・手順⑥　受け入れ態勢を作る。

持続可能な机の環境にすることを目標に最後の作業をします。

整理整頓したけど、気付いたら、すぐにごちゃごちゃになってたなんてことは、多くの人が経験していますよね。

できる限り、綺麗な状態を維持するために、受け入れ態勢を作っておくことをオススメします。

先に書いておきますが、受け入れ態勢の一番大切な点は、すぐに書類を仕分けることです。

文房具を新しく買ったら、古いものは捨てるとか、余計なものを置かないとか細かいことはあります。

しかし、一番大切なことは、書類を仕分けることです。

なぜなら、ほとんどの場合、書類があなたの机を侵略してくるからです。

思い返してみて下さい。

ごちゃごちゃになっている机の中には、いつも紙媒体がありませんでしたか？

ですから、新しく舞い込んでくる書類との戦いをいかに制するかが、持続可能な机にできるかのキーポイントになるというわけです。

改めて書きますが、以上のようなことから、書類をすぐ仕分けることが大事になります。

兵は神速を貴ぶというわけで、書類が舞い込んできたら、すぐに仕分けにとりかかります。

兵は神速を貴ぶ　【デジタル大辞泉より】
《「魏志」郭嘉伝から》戦争では、何事も迅速に処理することが大切である。

きっと、①～⑤までの整理整頓で、良くなった机の環境とすっきりした頭なたらば、すぐに書類をどうするべきかがわかるはずです。

もしも、電子化できるものなら、電子化して処分。

もしも、使う必要がある書類なら、該当のクリアファイルへ。

保存が必要な書類なら、机の中の保存エリアへ。

この３つのどれかに当てはめれば、きっと書類は整理されます。

後は、必要のなくなった書類を捨てるという事さえ忘れなければ、大丈夫です。

きっと、書類との戦いに圧勝することができるでしょう。

⑥の受け入れ態勢にさえ気を付ければ、綺麗になった机の環境が汚染されることなく、持続可能な環境が保たれるのではないかと思います。

私は、整理整頓が得意ではありませんでしたが、この作戦で、かなりいい感じで、環境を保てています。

苦手だよとか、まだやったことがないという方は、この機に、ぜひ、試してみてください。

仕事が効率化されて、いつもより早く帰れるようになること間違いなしです。

以上、２日間にわたる整理整頓についてでした。

年末等、整理整頓をしようと思ったら、ぜひ、この記事の存在を思い出して、作業をしてもらえればうれしいです。

整理整頓が苦手な人や机が散らかっている人がいたら、この記事のリンクを送ってあげてください(笑)

今回もお読みいただきありがとうございました。

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