凡人のための仕事術【その3-議事録を極めよ】

こんばんは！GW明けでしたが一週間お疲れさまでした。

東京では引き続き緊急事態宣言下ではありますが、街の様子も随分平常時のそれに近づいてきたのではないかと思います。

議事録を極めよ

それでは、本日の記事は、凡人のための仕事術、第3弾です。

今回は議事録についてです。新入社員であれば議事録を作成するという業務を任される機会が多いのではないかと思いますが、これは結構避けられがちで、あまり皆がやりたがらない業務の一つでもあるかと思います。ですが、新人が仕事を覚える上で最も効果的かつ組織にとってもプラスになるのが議事録の作成であり、これを極めることは仕事がデキるようになるための一番の近道であると言えます。

情報共有

組織にとって情報共有は最も重要な要素の一つといえ、これが適切になされていない組織は生産性が低いことが多いです。チームの誰が、どこの誰とどんな会話をしたか、組織内で共有・認識できていることは、作業の重複回避にもつながるので、組織で働く上で必須です。そして、議事録が情報共有のために最も効果的であることは言うまでもありません。

どんなに頭が良くても、組織で働く上で、情報共有の習慣がない人が評価されることはありません。新人の頃から、しつこいくらい情報共有を心がける習慣をつけましょう。新人が張り切って情報共有することを疎ましく思う人はいません。

仕事の理解が深まる

議事録をまとめる際には、話した内容に基づき文字を書き起こしていくことになりますが、自分の理解度を客観的に確認する非常に良い機会となります。ミーティング中はなんとなくわかった気になっていたものでも、文字にしてみると繋がりがよくわからないだとか、自分が本当の意味で理解できていなかったことに気づくということはよくあります。

その際に、疑問を抱いて、調べてみたり、人に聞いたりして納得することは記憶の定着にとって非常に効果的です。そのため、新入社員の１年間は社外の打ち合わせだけでなく、社内のどんな些細なミーティングであっても全て議事録を作成してもよいくらいです。議事録を書いた分だけ、自分の血となり肉となります。

文章力の向上

また、会話した内容を議事録化することは文章力向上という観点でも非常に効果的です。経験上、まともな日本語の文章が書ける新入社員というのは皆無と言っていいほど、新卒社員の文章力は低いです。ビジネス文書以前の問題です。まずここを改善できるかで、のちに結構な差が開いていきますが、その意味でも議事録作成は絶好のチャンスです。このチャンスを利用して、先輩・上司などからのフィードバックを受け、また先輩のやり方を真似るなど、PDCAサイクルを回していけば、文章力を飛躍的に向上させることができます。

反対に、ここでそういった訓練を積んでおかないと、30歳近くになってもまともな日本語文章が書けないということが起こり得ますし(普通にそういう人がわんさかいます)、いくら発想豊かな人でもまともな日本語の文章が書けなければ、そのアイデアが採用されることはありません。なんせ忙しい時に日本語として成立していないようなメールを読む気にはならないのです。一緒に働くチームの人の日本語が崩壊しているとかなり厄介です。メールでまともなコミュニケーションが取れません。

理解度の共有

また議事録の作成を通して、会議の内容に対する自らの理解度を先輩・上司に認識して貰えるというのも議事録作成のメリットです。先輩・上司の立場からは、新人が何をどこまで理解できているのかという点は把握しづらいものです。ここで大事なのは、「新人が理解できている」ことを確認するのではなく、「どこがわかっていて、どこが理解できていないのか」を確認することです。なので、新人の立場としては、「内容なんぞ理解できていなくて当然」と開きなおってしまい、思うままに議事録を書き、先輩に思いっきり赤ペンで添削入れらてしまいましょう。罪悪感を感じる必要性は皆無ですし、怖がる必要もありせん。大切なのは、1年目とはそういうもんだと言う割り切りです(先輩には何かしらの形でお礼しておくといいです。)。

と、こんなにもメリットがあるのが議事録作成です。ここで目一杯のトレーニングを積んで、仕事のスキルを高める助けとしてもらえたらなと思っております。

本日はこんなところで。

それでは！