プロジェクト管理のよくある悩み

現場で行われているプロジェクトの管理方法やよくある悩みをご紹介します。
いわゆる”あるある”ってやつですね。

この記事では、よくある悩みについてご紹介します。

管理方法については前回の記事でご紹介しています。※前回の記事はこちら

プロジェクト管理における悩みとは

私の経験に基づきますが、以下がよく聞く悩みです（細かい悩みを挙げていくと切りがないので３つに集約しました）。それぞれ説明します。

１．現場の作業負荷が高い（２重入力および報告資料の作成等）
２．プロジェクトの現状と見通しが不明確かつ不透明（進捗状況、要員の空きやコスト）
３．プロジェクトのノウハウが生かされていない

１．現場の作業負荷が高い

これはプロジェクトを実施している担当者によくある悩みです。その多くが２重入力と資料作成の作業負荷によるものです。

２重入力というのは、運用上必要な情報を入力する先が複数存在していて入力するのが手間という悩みです。

よくあるのは工数の２重入力です。

現場の社員は勤怠（出社／退社）と工数実績（プロジェクト別作業時間）を入力していますが、この入力先が複数存在する場合があります（その多くは工数実績です）。

理由はシンプルで、用途に応じて入力先を分けているからです（そうせざるを得ないという方がニュアンス的には正しいかも）。

たとえば、勤怠との時間差を無くすために入力する工数管理システムと報告資料用に入力するエクセル帳票や、バグ管理システムにバグごとの対応工数を入力したり、別表にレビュー時間を入力したりと増えていくことで２重、３重、４重入力・・・となります（増えれば増えるほど可哀想に思えてきます、、、）。

次に資料作成です。これは主にマネジメント層への報告資料です。

この報告資料を作成するために多くの時間が必要ということが悩みになります。

報告資料と言っても１つだけでなく複数存在します。

報告内容（進捗、コスト、品質等）や報告相手（PL／PM、PMO、管理職、役員等）およびタイミング（日次、週次、月次等）に応じて異なります。

これらの報告資料に必要なデータを色んな場所からかき集めて作成するというイメージです。

ある程度、マクロなどでシステマチックになっていることがありますが、微調整を行うために最終的には人手が必要なことが多いです。

この資料作成に多くの時間を費やし、本来必要なプロジェクト管理まで手が回らない、、、というのがよくある悩みです。

※蛇足ですが、いつの間にか資料作成＝プロジェクト管理というように錯覚して美しい報告資料だけ作成して満足している場合もあります。

つまり、あくまでプロジェクト管理を行うための手段に過ぎない報告そのものが、目的になってしまっているという状況ですね。

２．プロジェクトの現状と見通しが不明確かつ不透明

これはプロジェクト管理するPMや全体を把握する必要がある管理職以上によくある悩みです。

プロジェクトの状況が分からないため、今後の見通しもできない状態で、ひいては組織単位にも分からないという悩みです（個々のプロジェクト状況が分からないため）。

プロジェクト状況が分からない理由は、以下の２つです。

１つ目は、現場からの報告内容がウソという場合です。

そもそもプロジェクトの状況が分からないなら定期的に現状報告すればいいという話になります。

しかし、報告がされているにも関わらず、このような悩みが生まれる場合がほとんどです。その理由の多くは報告内容がウソだからです。

つまり、報告内容に報告する側の意思を反映できてしまうために虚偽の報告がされてしまうのです。

報告する側も人間ですから怒られたくありません。波風立たせずに平和に終わりたいものです。

そのために、よっぽどトラブルになっていない限りは”問題なし”としてしまう心理が働くのだと思います。

結果的に問題が大きくなり顕在化したタイミングで”問題あり”と報告しますが、報告を受けていた側からすると昨日まで問題なかったじゃないかということになります。

２つ目は、プロジェクト管理を各現場に任せているという場合です。

これによる問題は、プロジェクトによって管理内容や指標およびシステムが異なるため、バラつきが生まれることと組織単位で確認ができないという２点です。

バラつきが生まれるという点は、プロジェクトの管理基準が会社基準ではなくPM基準（PMのさじ加減）になるためにプロジェクト間で比較できないということです。

たとえば、PM次第で進捗率が８０％かもしれないし、３０％かもしれないのでプロジェクトの進捗状況は第３者からすると不明確なものになります。プロジェクト間で比較するとバラつきが生まれます（そもそも比較できないが）。

組織単位に確認できない点は、現場によって管理方法がバラバラなので組織単位に集約して確認できないということです。

たとえば、PMによってはメンバの予定工数をエクセルで管理していたりプロジェクト管理ツールで管理していたりします。

グループ長が自グループ内の要員の空き状況を確認する際はプロジェクトごとに個別確認になります（都度ヒヤリングするのが面倒な場合、管理用エクセルを用意して現場への入力を求めると現場の負荷が増えることに繋がります）。

特に管理職以上は部門単位で要員調整や収支を確認することが多いです。組織単位の状況把握をできない場合にこのような悩みが必然的に生まれます。

これらから各現場でプロジェクト管理はされているけれど根拠や報告内容が不明確であり、ゆえに見通しも不透明という状況が生まれ、組織単位に確認もできないという悩みが生まれます。

３．プロジェクトのノウハウが生かされていない

これはプロジェクトを実施して納品したら、はい終了！っていう感じで、その後に似たようなプロジェクトがあっても今回のノウハウが生かされていないという悩みです。

たとえば、プロジェクトの品質を評価する閾値に今回のテスト数やバグ数の値が反映されておらず、何年か前に定義された閾値がずっと使われていて意味を為していないという場合です（もはや、その閾値に合格したところで何の意味があるのかって感じ）。

具体的にノウハウとして何を残すかというと機能ごとの見積工数やWBS、スケジュール感、リスク、テスト数やバグ数などが一般的です。

プロジェクト管理のよくある悩みまとめ

よくある悩みとして大きく３つ説明しました。

所感ですが、これら悩みの元凶としてシステムが統一されておらず点在している。もしくは、現場任せのプロジェクト管理（統一指標がない）という２つが大きいように感じます。

今回説明した悩み以外にも沢山の悩みが現場にはあると思います。その１つ１つは一見すると異なる性質のものに思うかもしれませんが、根本原因は同じかもしれません。

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いかがでしたでしょうか。
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