デザイナーでなくとも覚えておきたい報連相の極意 4点！
こんにちは、シクです！🦉
アートディレクター／デザイナーとして働いています。
今日は、「デザイナーでなくとも覚えておきたい報連相の極意！」ということで書いていくよ！
というのも、つい最近、部下の新人デザイナーから
「報連相は心掛けているのですが、それでも先輩に『なんで相談しなかったんだ！』と言われることが多いんです」
「逆に、『そんな報告はいらないよ』なんて言われることもしばしば、、、どうすればいいのでしょう」
と相談を受けたんだ。
その後いろいろヒアリングしていたら、その子は報連相を誤解しているようで、さらに同期の他の新人たちも同じような状況だった。
でもね、その誤解は僕も新人時代に経験したし、だからこそ実務や読書を重ねて学び、改善してきた！
というわけで今回はその「報連相の極意」をご紹介しようと思うよ！
0：大前提として、単なる情報共有ではない。
・報連相は、情報共有ではなく共通理解
報連相を誤解している人の多くは、報連相の目的を見誤っていることが多い。
報連相とは「報告・連絡・相談」の略だけど、その報連相を行う相手は、主に上司や同じ作業のパートナー、時にはクライアント、だよね。
この報連相の本質的目的は「互いにその仕事のミッションや内容について共通の理解を得ること」！
だから「単純な情報共有だけの報連相」は誤解であり、これをしている場合は要るもの要らないもの問わずあれこれ共有する情報が増え、相手から「そんな情報共有は求めてない」と言われても仕方がないのさ。
だからまず、仕事を開始する前に以下の4項目を確認しよう。
そして仕事がスタートしたら、それぞれの項目に影響がありそうな事を優先的に「報連相」しよう。
1：その仕事のミッション
2：その仕事の内容
3：ゴールイメージとクオリティ
4：優先度
それではそれぞれ解説していくよ！
1：その仕事のミッション
・目的はなにか。なぜこの仕事をするのか。
その仕事がクライアントからの指示だった場合には、上記4点が全て満たされて依頼されることはまず無い。
上司からの指示だとしてもあまり無いだろね。
これらの確認が大切なのは、クライアントや上司の期待値を測れ、期待通りの仕事が遂行できるから。
認識のズレによる後々の手戻りも防げるよ。
その中でも特に「ミッション=使命や目的」はこちらから聞き出さないと知ることができないことが多い。
デザイナーなら、なぜそれを作るのか。クライアントにどんなベネフィットがあるのか。という具合に、仕事の目的や背景を深掘りするというような視点で確認しよう。
例えば、クライアントの要望に近しいデザインイメージを作ってはみたがしっくりこない場合、事前に目的や背景を理解していれば、その目的を満たす別のアイデアを提案出来るかもしれない。
相手の期待を超えてより満足してもらえる提案ができたなら、それは間違いなく喜ばれる事だろう。
2：その仕事の内容
・工程にも共通理解を得てから進めよ
単純な仕事なら内容が具体的に決まっていることも少なく無いが、デザイナーや特にアートディレクターの場合、クライアントや上司の要望やゴールイメージを受けて自ら内容を考えなければならない仕事がほとんどだろう。
でもこれを事前に仮説立てて想定しなかったり、想定していても相手に確認や相談をしなかったりすると、後で大きなミスと大目玉を食らいかねない。
例えば新卒採用用のパンフレットを作って欲しいと依頼を受けたとしよう。
クライアントや上司に「簡単にカンプを作っといて」と言われたとして、
「わかりました！つくっておきます！」
と返事をするのは最悪だよ！！
「簡単に」のレベルイメージに相違があれば、作業の手戻りと大目玉、そして評価の低下が生じるだろうね。
だからといって
「もっと具体的に指示をください。」
というのも最悪！
受け身で問題解決力が無い人だとみられてしまうだろう。
オペレート作業に慣れすぎた、かつ、コミュニケーションが得意ではないデザイナーにこの手のタイプ多いから、気をつけてね。
こういう場合は、相手の言わんとしていることを仮説立てて確認してみる。これが望ましい！
例えば
「『簡単』というと私の見立てではパンフレットの内容とレイアウト、ページ数、ビジュアルイメージがおおよそ想起できるものと認識しまして、
内容は［理念/事業内容/人事メッセージ/社員インタビュー/募集要項/福利厚生］の6項目、
このうち社員インタビューのボリュームを大きく取るレイアウトで、表紙を含めて8ページの冊子に。
ビジュアルイメージは全ページ制作は工数が掛かるので、表紙(H1)のみ2パターンほど作ってみようと思います。
納期としては明後日の13時頃にご提出します。
いかがでしょうか。」
という感じ。
8ページ、2パターン、13時のように、数字で提示することも大切。
より作業イメージの解像度が高まる。
これに対して上司なりクライアントの反応を見て、作業内容の解像度をさらに高めていく。
3：ゴールイメージとクオリティ
・相手の望みは3日の100点か、3時間の60点か
ゴールイメージとクオリティの共通認識が、その仕事での君の評価に大きく影響する場合が多いよ。
相手はその指示に対してどのような成果物をイメージしているのか。
また、どのレベルのクオリティを期待しているのか。
前述のやり取りの例では、「8ページの冊子」と言ったね。
そのとき相手が、「8ページで収まるかな」と言ったら、12ページなのかそれ以上なのか、もっと内容が充実したパンフレットを期待していることが伺える。
ここでページ数やコンテンツ内容について尋ねてみれば、相手が求める成果物のレベル感が分かる。
さらに、カンプの制作目的からも、レベル感を推測できる。
クライアントに提出する正確さが求められるものなのか、それとも社内会議用のなのか、はたまた上司がイメージを具体化するために欲しているものなのか。
それぞれ、達成すべきクオリティレベルは変わってくるね。
また、時間をかけてでも正確につくるべきものなのか、それとも、明日の会議で使うから期限のほうが大事なのか、そこからも期待されるレベル感が見えてくる。
デザイナーは性格的に100点満点の正確性を重視しがちだけど、状況によっては決してそれが正しいとは限らないよ。
相手は3日の100点を求めているのか、3時間の60点を求めているのか。事前にしっかり確認しなければ、相手の期待を満たすことはできない。
そうやって相手が求めるゴールイメージとクオリティを把握した上で、その期待以上のものを提出するんだ。
4：優先度
・どんなに頑張っても、納期を過ぎれば0点はよくあること
最後は優先度。
いわゆる仕事のスピード感とも言うね。
この優先度を適切に把握することは、相手の期待を満たすと言う意味でとても大切な部分になるよ。
優先度には2軸あって、一つ目はその仕事そのものの優先度。
例えば
明日までにほしい資料があるとすれば、間に合うことがミッションの絶対条件。
その場合、納期をすぎて完成度100%の資料をもっていっても、役にはたたない。
だから、優先度の把握はとても大切。
相手が「明日までできる？」と言ったなら、「明日まで」のニュアンスは正確に確認しよう。
その納期は絶対なのか、バッファ(ゆとり)はあるのか、納期を過ぎたら役に立たなくなるのか、という具合に。
2つ目は他に所有している仕事と比べた優先度。
その仕事とは別に依頼されている仕事があれば、どっちを優先させるべきか確認が必要になるね。
特に指示者が別の場合は、指示者(上司)同士で話し合ってもらったり、クライアントに確認したりという作業が生じる。
この確認の時間は、自分の作業時間から引かれることになるから少しでも早く解決させないといけない。
特に新人のうちは、絶対に自分で判断しないように！
判断を誤り、仕事を台無しにしてしまえば、会社も君自身も大きなダメージを食らうだろう...。
必ず上司に確認しようね。
5：まとめ
以上の4項目を確認して、お互いにズレのない共通認識を持つようにしよう。
そしてそのための行動が「報連相」だと認識しよう。
逆に言えば、共通認識に必要のない確認や報告は報連相ではない、すなわち相手が求めていない情報だということだね。
ちなみにこの4項目は、新人だけでなく、指示を出す上司の立場でも重要。
部下は時間をかけて仕事したが、求めていたものとは違うものを持ってきた。そんなリスクを回避するために、この4項目を踏まえた指示を出してあげよう。
全ての仕事には相手がいる。
その相手の期待レベルを把握し、それに応える。
できれば期待を正しく上回って応える。
これができれば君の評価は着実に上向く。
期待を把握するには
1：その仕事のミッション
2：その仕事の内容
3：ゴールイメージとクオリティ
4：優先度
この4項目を確認する。
というわけでまた次回！
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