ストレスフリーな仕事術 〜受信トレイを空にして、未完了の引力を断ち切る〜
手付かずの仕事には、負の引力があります。
1つ1つは小さいことでも、重なると無意識的なストレスに変わります。
では、どうすれば解決するのか。
今日は、私が実践している、メールの受信トレイを常に空にし続ける方法を紹介します。
来た仕事をどんどん完了させて、身軽な自分を手に入れるための習慣です。
書籍「降伏論」で印象に残った言葉
お世話になっている編集者の方から、新しい本とお手紙を頂きました。
タイトルは「降伏論」。
同封された、万年筆で丁寧に書かれたお手紙には、「著者に魅了され、興奮して本を作り、今こうして興奮してお手紙を書いております」と書かれています。
これは読むしかない！と思い、早速ページを開きました。
結論から言うと、実践的で、とても良い本です。
特に、「成し遂げたい夢や理想はあるのに、なぜかうまくいかない」という人にとって、心に響く言葉が多いです。
この本の著者は、若くして1つ目の夢を挫折して、第二の人生で大成功を収めている人です。
どんな挫折なのか？など、詳細は本を読んでいただきたいのですが、失敗しているからこその、説得力のある言葉が続きます。
特に私が印象的だった言葉は、「未完了はあなたのエネルギーを確実に奪う」という一文です。
「未完了」とは、いつかは対応しなければならない、手付かずの仕事を指します。
いわゆる会社の仕事だけでなく、家庭の仕事や友人関係なども含まれます。
例えば、
後輩にプレゼン資料の催促をしなければならない
上司に頼まれた会食のセッティングをしなければならない
家族旅行の手配をしなければならない
など、私たちは日々、大小様々な「やらなければいけないこと」を受け取って生きています。
「手が空いた時にやればいいや」と、一旦保留にしておくことも少なくありません。
しかし、この「未完了」は、私たちのエネルギーを奪う、負の引力を持っているのです。
保留にして忘れたつもりでも、脳は覚えています。頭の片隅で引っかかり、押さえ込むこと自体にエネルギーを使ってしまいます。
そのような状態では、新しいことに全力で挑戦することはできません。
未完了が残っている状態は、スタートラインの数メートル後ろからスタートしているようなものだ、と著者は言います。
受信トレイを常に0通にする
「未完了はあなたのエネルギーを確実に奪う」という一文で思い出したのが、メールの受信トレイです。
私は、仕事ではMicrosoft365のOutlookを、プライベートではGmailを使っています。
いずれも「アーカイブ」という機能があり、メール選んでをアーカイブすると、完全に削除するわけではないけれど、受信トレイからは消してくれます。
いわば、「保管室」のようなところに引っ込めている状態にしてくれるのです。
私は、来たメールは基本的にすべて「アーカイブ」しています。
なので、受信トレイに残っているメールは、基本は0通。多くても2〜3通以内です。
受信トレイを綺麗にするために、メールが来た瞬間に、1〜2秒で対応が必要かどうかを判断して、アーカイブボタンを押します。
1日100通程度のメールが来るので、1日およそ100回ぐらいアーカイブボタンを押していることになります。
とにかく、アーカイブするのが大好きなのです。
対応が必要なメールが来た場合は、なるべくメールを見た瞬間に対応します。
例えば、「会議の日程が決まったので企画書よろしく」という連絡メールが来たら、後輩に企画書を催促するメールを即座に送ります。
そして、来た連絡メールをアーカイブする、という感じです。
もちろん、その場で対応が完了できないメールもあります。例えば、自分で企画書を書かなければいけない場合です。
その時には、メールを見た瞬間に、スケジューラーに「作業：○○の企画書作成」という予定を入れて、来たメールをアーカイブします。
こうやって、基本的にすべてのメールをアーカイブすることで、常に受信トレイを0通に近い状態に保つのです。
受信トレイが0通になる瞬間は、なんだか心が軽くなった気がします。
その達成感が自分にとってご褒美となり、受信トレイを0通にし続けたいというモチベーションにつながっている気がします。
未完了を0にすると、パフォーマンスが上がる
「降伏論」では、未完了を完了させることで自分のペースを取り戻し、パフォーマンスを劇的に上げることができる、と書かれています。
これまで意識していませんでしたが、私が受信トレイを常に0通にし続けるのも、手付かずの仕事を無くして、やるべき仕事に集中したいという気持ちがあったのかもしれません。
そもそも、私が受信トレイを0通にする習慣をいつ頃から続けているのかを思い返してみると、入社3年目ぐらいだったように思います。
当時は、1日300通ぐらいメールが来ていました。
その多くは、私が対応する必要のない「CC」で入っているメールでした。
しかし、たまに対応が必要なのに見落とすことがあり、周りに迷惑をかけてしまっていました。
そこで先輩に、「どうやってメールを見落とさないようにしているんですか？」と聞いたところ、その先輩が「いらないメールは全部ゴミ箱に捨てている」と教えてくれました。
私は、さすがにゴミ箱に捨てるのは不安だったので、メールの受信トレイの中に「処理済み」というサブフォルダを作り、対応済みのメールをそこにすべて移動させることにしました。
最初は、「本当に大事なメールも移動させてしまったらどうしよう」と不安に思っていました。
しかし、本当に対応が必要なメールだけが受信トレイに残り、結果として、見落としも減りました。
単純なミスが減った分、本業である「企画」の方に、時間も労力も多く注げるようになった気がします。
この習慣が、今でも続いているのです。
ちなみに、メールではなく口頭で仕事がくることもあります。
例えば、後輩とランチを食べている時に、「今度、○○さんを紹介してください」と頼まれたとします。
もちろん快く紹介するのですが、その代わりに「忘れちゃうから、後でメールで送ってもらえる？」とお願いするようにしています。
相手が目上の方の場合は、自分で自分にメールすることもあります。
このように、仕事に関する「未完了」をすべてメールに集約することで、「メールさえ見ておけば大丈夫」という状態を作るようにしています。
私は、このようにして「未完了」を減らし、ストレスフリーな状態を保つようにしています。
未完了を完了させて、次に行く
今回は、「降伏論」の中から、「未完了」を完了させる方法について、私なりのやり方をご紹介しました。
他にも、この「降伏論」には、人生を充実させるために必要なことがいくつも書かれています。
その多くは、理屈は簡単なのに、なかなか実行できていない事です。
一生懸命やっているのに、なかなか結果がでない。
そんな風に感じている方にとって、多くの実践的なヒントがある本だと思います。
私も、「そろそろ次のnoteを書かないと・・」という、最近ずっと心に残っていた「未完了」を、この本のおかげで無事に完了させることができました。
これで明日からまた身軽になって、新しい事に挑戦していきたいと思います。
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— 岡田 庄生｜ブランド戦略コンサルタント (@s_okada) June 6, 2023
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