電子帳簿保存法（電帳法）はタイムスタンプ必要？不要？をわかりやすく解説（個人事業主・法人）

こんにちは、しちゃうおじさん（以下「しちゃおじ」）です。

この記事では、2024年（令和6年）1月1日から電子取引の電子保存が義務化される「電子帳簿保存法（電帳法）」について、具体的にわかりやすく解説したいと思います。

「電子帳簿保存法」で厄介なのが、存在証明と非改ざん証明のためのタイムスタンプなのですが、最初に『タイムスタンプの導入は必要なのか？ 不要なのか？』の結論から申し上げますと、「ペーパーレス化にこだわるのであればタイムスタンプの必要性が高く、ペーパーレス化にこだわっていないのであればタイムスタンプは不要」となっています。

“電子帳簿保存法 タイムスタンプ” などと、実際にGoogle検索をしまくってみるとわかりますが、上記のような結論を書いている記事（ページ）は、まず見当たりません。

中には、「タイムスタンプなしの運用は非現実的」や「電子取引にはタイムスタンプの付与が必須」とミスリードを誘うような文章を書かれている記事（ページ）もあるのですが、（明確な結論を書かずに）言い回しを工夫したポジショントークになっているのは、タイムスタンプサービスを導入してもらいたい業者さんの営業のための記事だからです。

こういった業者さんの記事は、『嘘を書いている』とは言いませんが、誤解を招いてしまったり、頭の中が混乱する原因になってしまいますので充分に注意をしてください。

この「電子帳簿保存法」は2021年（令和3年）に法改正がされて、2022年（令和4年）1月1日に施行されているもので、2023年（令和5年）12月31日までは “電子取引の電子保存の義務化” の猶予期間となっているのですが、2024（令和6年）年1月1日からは「電子帳簿保存法（通称：改正電子帳簿保存法）」に対応した運用が必要です。

「電子帳簿保存法」が適用されるのは電子取引を行っている事業者ですので、つまりは（売上や経費に関わる取引を）「電子メール（Eメール）」でやりとりをしていたりWEBからダウンロードしているような全ての個人事業主・法人・団体が対象となってきます。

例えば「しちゃおじ」の場合は、Amazon等でネットショッピングをして備品を購入していたり、外注さんにEメールで発注をして見積書や領収書を返信メールに添付してもらったり、銀行取引明細やクレジットカード利用明細をWEBからダウンロード（もしくはスクリーンショットを撮影）していますので、「電子帳簿保存法」の対象者です。

先日の1月15日にe-Taxより電子申告を済ませた2023年提出分の確定申告では、まだ「電子帳簿保存法」を意識していませんでしたが、来年の2024年1月1日からはほとんどの事業者さんが「電子帳簿保存法」に対応する必要がありますので、この記事をブックマークするなどして、来たる2024年までにしっかりと理解を深めておいてください。

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3つの保存ルールを具体的に解説します

「電子帳簿保存法」の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」であり、『これからは全て電子データで保存しなさい』といった法律ではなく、『これまで紙での保存が義務だった帳簿書類も条件を満たせば電子データでの保存も認めます』といった法律ですので、まずここを勘違いすることなく（電子帳簿保存法上の区分である）以下①～③のルールをざっくりと確認していきましょう。

① 電子帳簿保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）
② スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）
③ 電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）

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まず「① 電子帳簿保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）」ですが、そもそも「しちゃおじ」的には、これまで電子的に作成した帳簿や書類をわざわざプリントアウトして紙で保存するルールの方がよっぽど意味不明でした。

「しちゃおじ」の場合は、クラウド会計ソフトに仕訳を入力するだけで自動作成される青色申告に必要な国税関係帳簿と別途保管が必要な決算関係書類が該当してくるのですが、会計ソフトで作成した帳簿・書類はタイムスタンプ不要ですので、WEBからダウンロードしてそのまま外部メモリに保存しておく形でOKです。

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次に「② スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）」ですが、これは領収書やレシートなどを紙で授受した場合にスキャンして電子データとして保存する場合のルールですので、そもそもペーパーレス化にこだわっている事業者さんを限定した話であって、その場合は様々な細かい要件を満たしたうえでタイムスタンプを付与するか、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守ることが必要になってきます。

紙で授受した領収書（控え含む）などは従来通り紙のままの保存で構いませんので、わざわざ「スキャン → タイムスタンプ」の時間と費用をかけて「紙 → 電子データ」にする必要性はなく、ペーパーレス化にこだわっていない事業者さんには、この②は無関係です。

※「しちゃおじ」は、保存している領収書やレシートを7年経過後に随時破棄していますので、書類が溜まってしまって保管スペースに困るといった悩みもありません。

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最後の「③ 電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）」ですが、これは『電子的な取引情報は（紙に出力するのではなく）保存要件に従った電子データとして保存しなければならない』といった義務化されたルールなのですが、この「③ 電子取引」が少し複雑で『タイムスタンプが必要か？ 不要か？』の解釈や判断が難しくなっていますので、（先述した）以下を例として具体的に解説していきたく思います。

例えば「しちゃおじ」の場合は、Amazon等でネットショッピングをして備品を購入していたり、外注さんにEメールで発注をして見積書や領収書を返信メールに添付してもらったり、銀行取引明細やクレジットカード利用明細をWEBからダウンロード（もしくはスクリーンショットを撮影）していますので、「電子帳簿保存法」の対象者です。

まず「Amazon等でネットショッピングをして備品を購入」した場合ですが、これは注文後に届くEメール自体及び送受信日時にて、タイムスタンプの役割である存在証明と非改ざん証明が事足りますので、受信したEメールを保存しておけばOKです。

「しちゃおじ」の場合は、Gmail（クラウド型メールサービス）を利用していますので、Eメールを「削除」することなく「アーカイブ」して検索可能であれば要件を満たします。

この「電子メールを受信した場合」につきましては、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」の “問３” に書かれていますのでそちらを一読してください。

次に「外注さんにEメールで発注をして見積書や領収書を返信メールに添付」してもらった場合ですが、これもやりとりをしているEメールを保存しておけば、そのEメールに添付されている見積書や領収書などの添付書類も、存在証明と非改ざん証明が事足ります。

しかしながら、この「電子メールに添付された書類データ」につきましては、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」の “問４” にて、以下のように書かれていました。

問４ 当社は以下のような方法により仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ありませんか。
(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ
（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリー
ンショットを利用
(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマー
トフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5) 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
 
【回答】
データ保存に当たっては、以下の点に留意が必要です。
イ (1)及び(2)については一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータに規則第４条第１項第１号のタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は同項第４号に定める事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。
ロ (3)～(5)については、取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータについて、訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して授受及び保存をしていれば、電子取引の保存に係る要件を満たすと考えられます。他方、例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、イと同様の点に留意する必要があります。

上記を読みますと、電子メールに添付された書類データにつきましては、「タイムスタンプ、もしくは事務処理規定に基づいた適切なデータ管理が必要」との回答がされています。

しかしながら「しちゃおじ」は、「(1)及び(2)については一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えます」の前提が、(2)はともかくとして(1)に関しては疑問でしたので、この件に関して管轄の税務署に直接電話をして確認をしてみたところ、電話を受けていただいた職員さんに調べてもらって折り返しの電話をいただいた際に、国税庁の見解として「電子取引データの保存方法をご確認ください」に書かれてある以下の記述を引用されて、「しちゃおじ」の解釈で『まず問題がない』旨の回答をいただいています。

✅ どのように保存する必要があるのか？
◆ 改ざん防止のための措置をとる
「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムの授受・保存」といった方法以外にも「改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る」でも構いません。

つまり、「外注さんにEメールで発注をして見積書や領収書を返信メールに添付」してもらった場合は、上記の「履歴が残るシステムの授受・保存」に該当するとの解釈です。

これは “問４” の回答とは異なるのですが、もし仮に「(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領」した際に、「タイムスタンプを付与するか、事務処理規定に基づいた適切なデータ管理が必要」なのであれば、Eメールに見積書や領収書を添付してもらうのではなく、Eメール本文に見積書や領収書の内容を記載してもらえば済む話になってしまいますのでナンセンスです（※受信したEメールの保存にも何かしらの方法でタイムスタンプを付与する必要があるのであれば話は別ですが）。

最後に「銀行取引明細やクレジットカード利用明細をWEBからダウンロード（もしくはスクリーンショットを撮影）」ですが、「しちゃおじ」の場合はどちらも紙の明細ではなくWEBの明細を選択しているので、WEBからPDF等をダウンロードするかスクリーンショットを撮る必要があります。

この「銀行取引明細やクレジットカード利用明細をWEBからダウンロード（もしくはスクリーンショットを撮影）」につきましては、上記 “問４” の(4)・(5)に該当しているのと、“問９” でも回答があるので一読していただきたいのですが、「金融機関の窓口で振込等を行ったとした場合に受領する書面の記載事項（振込等を実施した取引年月日・金額・振込先名等）が記載されたデータ」をダウンロードするか、スクリーンショットを撮るなどしておけばOKであり、タイムスタンプは不要です。

難しいのが “問３” の回答にあった「例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、イと同様の点に留意する必要があります」の部分なのですが、電子取引の相手先が金融機関や大企業ではなく小規模事業者等の場合は、領収書などをホームページからダウンロードしたりスクリーンショットを撮るのではなく、メール添付かメール本文に記載してもらう形にしておきましょう。

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タイムスタンプは使わないで運用します

この記事では、「電子帳簿保存法（通称：改正電子帳簿保存法）」で最も厄介だと思われる『タイムスタンプの導入は必要なのか？ 不要なのか？』を主題としてまとめてみましたが、（ペーパーレス化にこだわっていないのであれば）「紙は紙のままで保存、電子データは電子データのままで保存（こちらは義務）」がベストな結論に至っています。

これにより無駄な時間と費用がかかるスキャン作業とタイムスタンプ作業から開放されますので、（大企業や中小企業は別として）小規模事業者や「しちゃおじ」のような個人事業主は、無理にペーパーレス化をして経理事務作業を複雑にする必要はありません。

※特に「しちゃおじ」の場合は、年明けの1日のみを費やして1年分の全仕訳と確定申告（青色申告）を一度に済ませてしまう形をとっていますので、タイムスタンプを導入してしまうと定期的な事務作業にも時間を削られてしまいます（タイムスタンプの入力期間に縛られるため）。

さて、「電子帳簿保存法」の3つの保存ルールへの（「しちゃおじ」個人的な）対応をまとめると、以下になります。

① 電子帳簿保存 ▶ 会計ソフトを利用する = タイムスタンプ不要
（※「しちゃおじ」はマネーフォワードを愛用していますので、詳細は｛無料で”マネーフォワード クラウド確定申告”を利用するための登録方法と初期設定｝をご覧ください。）
② スキャナ保存 ▶ ペーパーレス化をしない = タイムスタンプ不要
③ 電子取引 ▶ メール添付を活用する = タイムスタンプ不要

つまり、（電子帳簿保存法によって）タイムスタンプを導入する予定はありません。

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念のための補足事項とお願い

この記事に書いていることは、国税庁のHPやPDFを読んだ「しちゃおじ」の（2023年1月30日時点での）あくまで個人的な解釈であり見解に過ぎませんので、その旨をしっかりとご理解いただいた上で参考にしていただけたらと思います（※実際の運用にあたっては自己責任でお願いします）。

こういった法的な解釈につきましては、（税務署に何度も問い合わせているような方はご存じだと思いますが）同じ質問であっても担当の職員さんによって回答が異なっていたり、責任回避のために回答を避けるようなことも普通にありますし、専門家である税理士さんや会計事務所に相談をしてみても「正解を知っている」といったことはありません。

なお「しちゃおじ」の解釈や見解に変更が生じた場合は、この記事に追記をしていく予定ではありますが、明らかな間違いがある場合、もしくは間違いの可能性がある場合や補足説明が必要だと思われる点がございましたら、コメント欄からでもご指摘いただけると大変に助かります。

個人事業主（フリーランス）の節税や確定申告（青色申告）に関する記事は、以下の一覧ページにまとめていますので、ご興味のある方はこちらも合わせてお読みください。

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以上 – 電子帳簿保存法（電帳法）はタイムスタンプ必要？不要？をわかりやすく解説（個人事業主・法人）– でした。

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