【業務分担】私が業務を効率化するときに考えるポイントとは？

前回までの記事では、メモすることのメリットについてご紹介しました。

今回はさらにシステムを考察する時に私がやっている方法についてご紹介していきたいと思います。

私は10店舗以上を経験し、今は新店舗の店長を担当すべく引継ぎを受けております。

この方法を知っていただけると、どこにお金や時間をかけるべきかという効率化の参考になります。

①全体システムを小分けにしていく

私は、業務を効率化するときに、その店舗のやり方やシステムを小分けにします。

例えば、以前紹介した”個別サービス”の例を挙げてみます。

①お客様が個別サービスを依頼する。
②お客様とサービス内容を決めて契約を結ぶ。
③多職種から連絡をうけ、お客様にあった個別商品を発注、準備を行う。
④お客様のスケジュールに合わせて、訪問し商品提供とサービスを行う。
⑤お客様の状況を報告書にまとめる。
⑥多職種に報告書を渡す。

個別サービスに関する記事はこちら↓↓

こういった工程をうまく分類できれば、効率化できる部分が見えてきそうですよね。

例えば、「②お客様とサービス内容を決めて契約を結ぶ。」というのは、最重要項目なので、省略することはできません。

ですが、「③多職種から連絡をうけ、お客様にあった個別商品を発注、準備を行う。」という内容は自社のシステムを変えてあげれば効率化させることができそうです。

②個別システムを改善する方法

では、先ほどみた”全体システム”から、今度は自社や店舗内での”個別システム”に視点を移して考えてみましょう。

どうすれば、より簡単に、お金や労力を使わずにその個別システムが回せるようになるでしょうか？

その解決策の１つとして、私が考えていることは、”仕事の分担化をすること”です。

例えば、個別サービスが特別なスキル資格のある人にしかできないのであれば、個別サービス以外の仕事を資格がない人でもできるような仕事を割り振ることができればいい。

こういったシステムを作ることが、管理者の仕事であり、マネジメントになります。

具体例）
A）教育学術チーム
…店舗内の学術関係や、社員教育を中心に考える
B）環境衛生チーム
…不清潔な店舗の清掃指示や、物品購入の提案
C）経営戦略チーム
…各方面の経営についての傾向と対策を分析
D）イベントチーム
…店舗内の業務がマンネリしないようにイベントの企画運営

もちろん、こういったチーム分けに対して否定的な意見をいうスタッフがいるかもしれません。

ですが、物は言いようです。

つまり、あなたがチーム内業務を遂行できれば、「店舗に貢献して評価される」だけではなく、「新規スキルの獲得」もできるし、周りから「頼られるようになる」というメリットを伝えて本人に選んでもらうようにしています。

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③個別システムが”機能しやすい”環境をつくる

そして、最後に忘れてはいけないのは、スタッフに業務をふったら、その業務が達成しやすいようにサポートしてあげることが大切です。

皆さんも、仕事をふってそのまま放置するような上司には反感を抱いてしまいますよね？

そのため、上司はそっとスタッフの動きを見守り、ときには指摘したり、働きやすい環境を作ってあげることが信頼関係につながるのではないでしょうか。

（例えば、私はスタッフが働きやすいように”掃除”を徹底してやります。人が嫌うようなクモの巣にも手を突っ込みますし、トイレの便器だって毎日掃除をします。

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そして、仕事効率があがりそうな環境づくりには投資すべきだとおもっています。

事務スタッフには高級感のあるペンを購入するように手配したり、業務スペースが広くなるように配置を変えるなどの配慮を意識しております。）

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～最後に～

いかがでしたか？

やっぱり、業務効率化というのは、管理職だけで実行できることではありません。

スタッフへのマネジメントを介して、利益になるようなアイデアをだしたり、行動してくれる社員を育てる環境を作ることが大切なのではないでしょうか。

皆さんの中にも、「私の会社では、こういった効率化システムの工夫をしていますよ」というアイデアがありましたら教えていただけますととても嬉しいです！