細かすぎるビジネスマナー 美しいメール編

近年のビジネスシーンでは、
チャットなどのコミュケーションツールを
使うことが多くなってきていますが、
メールを使う場面もまだまだかなり多いです。

メールは、内容よりも書き方が大事です。
人は見た目が8割、メールも見た目が8割。

美しいメールが書ける人は、人柄も美しいです。

メールの書き方だけで相手を唸らせ、
印象を良くすることができます。

「読点、改行、段落分け」のセンス

読点は、ある一文を書いているときは、
ここで切ると頭に入りやすい
というところを狙って打ちます。

基本は以下です。
・主語の後　例：私は、踊った。
・接続詞の後　例：そして、踊った。
・並列関係　例：盆、阿波、よさこいを踊った。
・文の切れ目　例：私は踊り、彼も踊った。

また、読み手に寄り添うように、
ここで切った方が読みやすいから
読点を打ってあげよう、
という気持ちで打つことが一番大事です。
その気持ちがセンスを高めます。

読み手のために打つ読点は、とても美しいです。

改行は、文章の切れ目を狙って入れます。
読点、句点とセットにするのが基本です。
句読点間の途中で改行することは、
チャットやnoteでは見やすくするために重要ですが、
メールでは読みづらくなります。

句読点間の長さをどう調整するか。
長すぎても、短すぎても、
改行は美しくなりません。
改行の成否を分かつのは、日本語力です。
句読点間を良き長さで収めて、バシッと改行を入れる。
私は、エンターキー強めな人が苦手ですが、
読点間がベストな長さで改行を入れるときぐらいは、
力強く押してもよいかなと思います。

段落分けは、3〜5個の改行が
溜まったときに入れます。
また、話題の切れ目である必要があります。
つまり、一つの話題を、
3〜5個の改行で表現することが重要です。

メールが書けたら、全体を確認し、
相手の頭にスムーズに入るように書かれているか、
をチェックしましょう。

読点、改行、段落分けは、
多すぎても、少なすぎても
「クセ」があるように見えます。
「クセ」があると、スムーズに頭に入りません。

多すぎず少なすぎずのバランス感覚は、
日々やり取りされるメールを俯瞰的に見て、
ベストなバランスを身につけることが重要です。

「宛先」への高い敬意

美しいメールにするために、
宛先欄のメールアドレス順にも
気を配ります。

先方のメルアドは、
身内のメルアドより前にする。
さらに、偉い順にソートする。
特にCCはこれが漏れがちなので注意する。
ここまで気を配る余裕を持ちながら、
メールを書きましょう。

返信のときの宛名は、