情報システム部門と業務システム部門【UWSC】

業務システム部門という考え方
以前読んだ本の中に「業務システム部門」という考え方が紹介されていたように思います。「情報システム部門」という呼称は、まるで業務の領域を「情報システム」に限定してしまうような誤認を与えてしまい本来あるべき「業務システム部門」という本来の業務の領域から乖離させてしまうというような趣旨ではなかったかと思います。「自動化の領域」という記事を書いた中で、「基幹システムの領域」、「業務システムの領域」、「手作業の領域」と大きく分けたのですが、私が受けている印象もまさに本にあった通りで、「情報システム部門」って情報システムの子守で手一杯な感じで、業務プロセス全体をみることができていないと感じています。そう感じる根拠が「手作業の領域」にあって、各部署のサポート業務をしていると改善の余地があるという業務プロセスを多く見かけます。そのたびに「業務システム部門」として業務プロセス全体を見渡して、「業務システムの領域」、「手作業の領域」をカバーするための自動化を組み込んで業務プロセス全体の生産性向上を目指します。「業務システム部門」の立場として不足する部分を補うという考えでいます。

各領域とシステムとの関係について
「基幹システムの領域」のシステム領域については、変更が容易でないあるいは、あまり変更すべきものではないと考えていて、極力データベース上の情報を分析に活かせる状態にすべきと考える以外は、極力シンプルで普遍性を持たせられるようにされるべきだと思っています。例えば、基幹システムで「業務システムの領域」の一部を取り込んでしまうと「業務システムの領域」に必要な業務プロセスの変化への対応しづらくなってしまうように感じています。
「業務システムの領域」のシステム領域については、業務プロセスの変化に柔軟に対応できるべきで、「基幹システムの領域」ほどシンプルで普遍性を持たせる必要がなく、ユーザー向けの少し過剰とも思われるようなサポート機能が実装されるとしても不思議ではないというか容認されるべきだと考えています。
「手作業の領域」については、本来であれば手作業なのでシステム領域はないはずなのですが、実はここにも「自動化」というシステム化されてはいないけど手作業ではない領域を設けるべきで私の中では「自動化の領域」として考えており、ここでは最も柔軟に各職場の業務プロセスの変化に対応できるようにし、より各職場のユーザー側で変更できるようにするのが望ましいと考えています。

自動化の領域
ここでは、各業務プロセス変化に対する柔軟性を担保するとともに生産性が向上するよう人による「総合判断」を必要としない部分を「自動化」することで置き換えてあげるとよいのではないかと考えています。そのための手段として採用するのが UWSC と VBA で組み合わせて利用することで相乗効果を発揮します。

自動化の過程
自動化の過程についてですが、考え方としては一旦ユーザー側で、「できるだけのことをやってみる」ということを考えています。一般的にユーザー側のITに対する知識はそれほど高くないと思われますので、言葉で説明するより実際に動くパイロット版を体験してもらう方がよく理解してもらえて、「誤認」や「伝えモレ」があったりするのを、この時点で修正する機会が多くなっています。

業務プロセス最適化の検討
業務プロセスの最適化については、ユーザー側での「自動化」を業務プロセスに組み込んだ後に検討されるのがよいと考えています。この時点で組み込まれた「自動化の領域」が、まだまだ変更の要素が多いのであれば、何度でもトライ＆エラーができるようにユーザー側で試行を繰り返すべきだし、運用を続ける中で安定してきたのであれば、業務システムや RPA で置き換えることが検討されるべきなのではないかと思います。その頃には、ユーザー側にも「自動化」を組み込んだ運用のイメージができており、要件に対する認識もハッキリしているのではないかと思います。

ユーザー側がハンドリングすべき
段階的に「自動化の領域」が組み込まれたり、また変更の要素の有無を一番よく把握できるのはユーザー側であることが多いことから、ユーザー側の主導で「自動化」への取り組みが行われるべきと考えています。そのためひとりでも多くの方が、Windows の作業を自動化するフリーソフトである UWSC を活用し、「自動化の領域」を既存の業務プロセスに組み込んで、生産を向上に取り組む仲間になっていただきたいと思っています。一緒にやっていきましょう。

「誰もが無料でWindows自動化を始め、生産性を向上し続けられるようにする」