属人化をなくすにはDXが必要

前回の記事とも関連しているのだが、属人化をなくすことは、業務を行っていくうえでは大切なことだ。
社員が休んでしまって業務がまわらなくなるのはよろしくない。回ったとしても、他の社員の方が残業だったりと負荷がかかる。もし、退職などが発生してしまった場合は引き継ぎ業務や、新規に採用している間にも業務は行わなければならない。
最近では新卒社員の定着率低下や、人材不足による採用のハードルが高くなっているなどの、採用市場の状況を考えても、脱属人化できる部分はしておく必要があるだろう。業務効率化にもなることだし。

ドキュメント化で対応している現状

属人化をなくすために、社内Wikiの整備をしマニュアルや手順書などのドキュメントを整備している企業は多い。これらの業務は意外と時間がかかる。
手順を書き起こし、スクリーンショットや写真など用意して同じ認識を共有できるように資料をつくっていく。
そしてこれをレビューしてもらう工数も考えておく必要があるのでなかなかの業務時間だ。

業務は変化するが、ドキュメントは？

業務というものは変化する。市場の状況もそうだが、上司が変わったことによって変化することもしばしば。
業務が変化したら、やらなければならないことがある。そう、それは、ドキュメントの修正だ。これをやらないと、担当が変わったときに混乱がおきる。だがしかし、ドキュメントの修正は時間がかかる上に、業務も変わったばかりだからドタバタしていて、修正している時間もない。そんな日々を過ごしているうちに、起こる現象がある。それは、ドキュメント修正のタスクを忘れてしまうということだ。そしてそのままドキュメントは古いまま残り続ける。なんてことはよく見る。私も新人の方に、ぜんぜんやり方ちがうじゃないか！とご指摘を受けたことも何度か。

ローコードで解決できないか？

最近のローコードはフローを記載することで、どのような順番で処理が行われているのかを把握しやすいツールが増えてきた。その一つはMicrosoftが提供しているPowerAutomateのような、フローチャートのような記載の方法で自動化ができるツールだ。
フローを残していれば、業務の流れがわかるだけでなく、計算方法の認識合わせだってしやすい。
例えば、割り算をするような処理の場合、小数点は四捨五入するのか？それとも切り捨てるのか？といった細かところの認識も合わせられるだけでなく、ローコードでDX化しておくことで毎回確実に同じ計算方法で計算される。
Excelで計算してた場合は、いつもと違うセルを対象に計算してしまっていたり、関数の書き方を間違ったりすることがあるが、ローコードでフロー化しておけば、データの差し替えだけれ毎回同じ処理ができるようになる。
それだけじゃない。承認フローを作っておくことで、レビュー漏れや承認漏れなども防ぐことができる。フローを見ながら引き継ぎだってできるし、フローを書き起こしている最中に無駄な処理ないか？を気づくこともできる。
そしてなにより、データの差し替えだけで同じ処理をしてくれるので、担当が変わった場合も計算も同じ、処理の仕方も同じで脱属人化が可能になるわけだ。

弊社では、PowerAutomateなどのPowerPlatformを利用したDX人材育成コースやPowerPlatformでのアプリケーション開発サービスの提供のほか、無料相談も行っていますので、ちょっと気になると思ったら無料相談をホームページよりお問い合わせください。
ゴリゴリ営業などはいたしませんのでお気軽に、無用相談をお申し込みください。

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