会議では必ずTo Doを決め、すぐ行動を！

今回は、オンライン会議にてTo Doを決め、それを即実行するためのスキルに注目していきます。まずは、To Doの決定から実行までの理想的な流れについてお話します。

そもそも、会議をやるからには何かしらの結果を

オフィスワークであれリモートワークであれ、企業の中で会議をするからには、何かしらの事業方針の決定だったり、意思決定を下すことはマストだと思っています。とりあえず会議をすることにフォーカスが置かれていると、論点が定まっていない状態で始まってしまうこともしばしば。そうなると、ネクストアクションが決められないまま終わりを迎えることだってあるはずです。

そもそも、実りのない形式ばった会議とは決別する流れをつくっていくべきです。参加者が時間を割く以上は、何かしらの実りを生んでいくことを追求したい。業務に取り組む流れや人間関係をよくするなど小さなことでもいいので、何らかの合意を形成して次につながるアクションを導いていくのが理想です。

「何かを決めて、次に進むために会議にする」ことはマスト

かつて自社が担った案件で、ある新聞の電子化のお手伝いをするという比較的大きなプロジェクトがありました。たくさんの人が集まる中で、3日間にわたりさまざまなレベルの会議が行われました。

3日間を通しての感じたのは、「まぁ、何も決まらなくてびっくりした」というのが率直なところ。

販売店の存続に対する懸念など、それぞれが言いたいことを言うだけで議論は深まりませんでした。論点すら定められないような有り様でした。
「この話どうなったんだっけ？」という旨の発言が多かったことからしても、会議に参加することだけで「これだけいれば誰かがやるだろう」という、主体性もなくどこか他人任せなスタンスの人が多かったんだと思います。

このような良くも悪くも驚きの体験をしたからこそ、実りある会議の重要性がさらに身に染みるようになりました。顔を合わせても合わせていなくても、トークの矢印が複数でも1本でも、やっぱり「何かを決めて次に進むために会議をしよう」という気概が必要です。

会議を終えたら、誰かが新たなTo Doを担う

事前に丁寧に準備したアジェンダがあれば、アジェンダごとに物事が前進していく様を確認＆共有することができます。それに合わせて繰り出す次の一手が決められていくわけです。事業方針や意思決定をする、もしくは決定がなされない状態でも、次の会議までに実行するTo Doを決めることができれば、ひとつ実り（会議を実施した甲斐）はあったという認識でいいと思います。
有意義な会議を終えたその瞬間から、参加したメンバーの誰かしらが新たなタスクを担い、プロジェクトが前進していくのが正しいあり方です。

リモート故に、事前に決めたTo Doを実行していないケースも

自社の経験からさらにお話しすると、リモートワークで動かすプロジェクト会議の後に進捗を確認すると、事前に決めたTo Doを実行していないケースが散見されたことがあります。自分のペースでできるからこそ、忙しくて後回しにしてしまっているパターンです。

上司であれば「ごめん、忘れてたわ」のひと言で片付けて済むのかもしれません。しかし、グループ内における信頼を保つためには、「リアクションもないし、どうなっているのか不安」といった部下の気持ちを汲む必要があります。

抜け漏れを防ぐ瞬間的アプローチ

会議の場ですぐにグループ内でのフォロー体制を確立することは、To Doの抜け漏れを防ぐ第一手です。

1. グループのリーダーに向けて、「◯◯さんが大変そうなので、話を聞いてフォローしてもらえますか？」とサポートを持ちかける

2. さらに、リーダーからマネージャに向けて同じ相談を持ちかける

ここで「分かった、やっておくよ」と返事するだけでストップするのではなく、すぐに話をする必要がある相手にスケジュールの確認を入れることが大切です。1分もかからない手間を即実行するだけなんです。

仕事量の確認などの事前準備をしてから打診するのではなく、まず打診して相談日時をfixする。相談対象に聞きたい情報もメールやチャットで投げかけておけば、遅かれ早かれ返事は返ってくる。こうするだけでスピード感が高まり、フォロー体制の確立が会議の時間だけで完結させることができます。仕事に追われているスタッフも、マネージャたちのひと手間があるおかげで、一種の安心感を得られるはずです。

抜けや漏れは誰にだってあります。今この瞬間にできるアクションを、ちょっと先延ばしにしてしまったことが、その原因の大半を占めているはず。
会議の実施有効性を保つためにも、私は立場関係なく、すべてのメンバーに「すぐにやれ！」という意思表示をしています。「その場で、やろう！」というスタンスを貫いていれば、その後に抜けや漏れが起こる確率はグッと下がるはずです。

→参考：担ったTo Doは即実行 〜仕事を溜めないTo Do管理スキル〜