リモート会議は最大30分にしよう

引き続き、オンライン会議についての話。オフィスワークにおいても、リモートワークになっても、会議時間が1時間単位で設定されることが多いと思いませんか。私としては、会議時間は「最大30分で設定すべき」と考えています。以下、その根拠とアプローチについて話していきます。

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【2020/11/16 追記】
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「会議＝1時間」は、リモートでは適切ではない

全社あげての大規模な会議などであれば、確かに1時間以上が必要かもしれません。これまでの経験上、社内でメンバーが設定するスケジュールは、16:00〜17:00までなど最低1時間かかると最初から決まっていることがほとんど。多忙を極める時期に「1日中会議で終わった」なんて経験がある人も多いのではないでしょうか。

オフィス会議であれば、議事進行中であってもテーブルを共にする数人とひそひそ話をしながら、小規模な意見交換を進めていくことが可能です。トークの矢印が増えても、小規模コミュニケーションは保たれます。また、何らかの決定を下すための場でなく、見識などを深めるための会議であれば、長時間確保する必要があるというのにも納得ができます。

しかし、やはりリモートワークとなると話は別です。議論と同時に雑談することはできないので、1人が話しているのを他のメンバー全員が聞いていなければなりません。これはオンライン飲み会でも同じですが、「トークの矢印が同時に1本しか流れない」というリモートの特性があります。

規模が大きくなるほど、「議事の進行スピードが遅くなる→時間の制約がきつくなり、抱える仕事が後ろに倒れる」という良くない流れも出てきてしまいます。
それにもかかわらず同じように1時間単位で設定すると、時間いっぱい使おうとしてしまうので、やはり無駄が生じてしまうと考えます。

余った30分は、1on1など活用方法いろいろ

無駄を省いてぎゅっとまとめれば、会議時間が30分で済むケースもあると思います。そして、この余らせた30分を、別のプラスが生まれる時間として有効活用する方向に持っていきたいものです。
自分のチャンネルで発信する作業や、それまでに受け取った情報にリアクションする作業に費やすべき。もしくは1on1の対話の密度を上げて、コミュニケーションを深めてより仕事がしやすい雰囲気を作るのもアリです。

そのためには会議のアジェンダは明確であった方がいいですし、配布資料も参加者が事前に読み込めるように準備しておく必要があります。極端な話、会議という形式ばった機会を準備しなくても仕事がきちんと進んでいくのであれば、自分自身にとっても、同僚にとっても、会社にとっても決して悪いことではないはずです。会議時間を1時間に設定するならば、私としては30分の会議を2本こなしたいと感じています。

15分だと短いので、30分が理想系

これまでの経験上、会議1本が15分だとやはり短いです。「いい塩梅」として30分くらいに収めることで、スピードと効率の両方を追求したものになると思います。

実際にオフィスで顔を合わせる会議だと、無為な時間が生まれがち。また、会議に出た意義を問うと、30分より1時間の方が「出た甲斐がある」となってしまう。しかし、オンライン会議が短縮して終えられるのであれば、抱える仕事が多く忙しい社会人にとっては「新たなすきま時間の創出」につながるほか、「他者の時間を奪わない」ことにもつながります。

また、会議への参加人数が多くなるほど、発信できない人もその時間も増えていくのがオンライン会議の難点。だからこそ、すぐに本題に入ることが重要です。多少ドライな流れかもしれませんが、スピード感を持って進めていくことで30分でゴールできる算段は高まります。

これは、何が何でも会議を30分で終わらせようという提案ではありません。しっかりと準備をしたうえで始まった議論が白熱するなど、意味のある延長は前向きに捉えましょう。くり返しになりますが、「会議＝意味なく1時間」という慣習から抜け出すべきだというのが私の主張です。
欠かせないのは全ての参加者が「短時間で終わらせるぞ」というモチベーションを持って会議に臨むこと。会議であっても無駄を削ることが、最終的には働いている中で得られる実りを多くしてくれます。

→参考：リモート会議事前にアジェンダを共有し、会議が不要なものは会議前に回答しよう