私が意識するオンライン会議のコツ①~準備編~

現在、オンライン会議が主流になっている方も多いと思います。私もその中の１人です。しかしながら、オンライン会議してみて「会議が上手く進まなかったな⤵決定事項まで進まなかったな⤵」と感じることもあります。
私自身が忘れないよう言語化するためにも、意識しているオンライン会議のコツ（準備編）をご紹介いたします。

①通信環境の確認

これは当たり前かもしれませんが、一番大事だと思ってます。ネットワーク環境だったりの確認です。特に始業直後に会議がある場合、上手く接続できなかったり、自身が進行役（ファシリテーター）であったりすると、会議自体がスタートしないため、事前確認は必須です。

②事前に資料共有

これもオンライン会議に限らずですが、事前に資料共有はした方が良いと考えています。ただし、議論したい内容・会議の中でアイデア出し（ブレスト）したいなどある場合は、資料共有不要なケースもあるため、そこは会議の目的に合わせて必要な資料を共有する形がベターです。

事前に資料共有するメリットは「参加者の初見状態を防ぎ、最低限の情報をインプットした状態で会議スタートできること」と思います。
このような事前共有しないと、
・今日何を議論したいんだっけ・・・
・初めてみた資料だから、良く分からない。コメントできない・・・
という状態に陥ってしまう可能性があります。時には、資料作りに時間裂けない場合もあるため、そんな時は「会議目的」「議論ポイント」だけは事前に共有が良いです。

③会議参加者の確認

参加者確認の観点としては、以下２点が確認ポイントと考えてます。

①必要な参加者が会議宛先に入っているか事前確認する
これは対面で行う会議でも同じですが、会議の宛先に含まれていないと参加できないため、必ず宛先に含めましょう。もし連絡先を知らない方だったら、知っている人にコンタクトし、会議転送して頂くなどの対応を取りましょう。

②会議に入ったら、まずキーパーソンが参加してるか声掛けする
会議参加者が何十人もいるような会議のケースにて、キーパーソン（意重要人物、意思決定者）がオンライン会議に入っているか確認する場合「〇〇さん、会議入られてますか？」とお名前を呼んで入っているか確認するのが良いです。

④[余裕あれば]5分前に会議参加してアイスブレイク（雑談）

これは私が時々やる方法なのですが、時間に余裕があれば5分前に会議参加し、早めに会議参加した方と会議開始までの時間でアイスブレイク（雑談）をしています。オンライン会議が主流になった現在の環境だと、お相手と雑談するタイミングが以前より減っている印象があるため、このような方法を取ってます。

気心の知れたチームメンバーとの会議なら、ここまでやる必要はないと思います。しかし、"まだ初めましてぐらいの関係性の方"だったり、"これから仕事で長期に関わっていく方"の場合は、時間があればやるようにしています。
＊私の場合、アイスブレイク（雑談）内容は「時事ネタ」「仕事ネタ」が多いです。

最後に

今回はオンライン会議開始前の準備において、”私が意識しているコツ”をご紹介させていただきました。続きの投稿（会議中のコツ）は以下になりますので、合わせてご覧いただければ幸いです😄

もし、オンライン会議の準備で、「〇〇をやっているよ！」などコツ/Tips等ありましたら、コメント頂けると幸いです！ぜひ参考にしたいです😄

ご覧いただき、ありがとうございました！